Eventy i marketing: jak zorganizować wydarzenie, które przyciągnie uwagę

Współczesny rynek eventowy w Polsce przeżywa dynamiczny rozwój. Według raportu Poland Events Impact 2023 całkowity wkład wydarzeń w gospodarkę Polski przekroczył 54,6 miliarda złotych, co stanowi około 1 proc. PKB kraju. Wartość dodana brutto wygenerowana przez przemysł spotkań wyniosła ponad 22,9 miliarda złotych, a sektor MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions) zapewnił około 215 tysięcy miejsc pracy. Analizując strukturę wydarzeń organizowanych w Polsce, dominują konferencje i kongresy, które stanowią 54 proc. wszystkich eventów. W 2023 roku odnotowano 51-procentowy wzrost liczby zgłoszonych wydarzeń w porównaniu z 2022 rokiem, co świadczy o dynamicznym ożywieniu branży po okresie pandemii.

Globalnie, według Events Industry Council, wydarzenia biznesowe w 2023 roku utworzyły 10,9 miliona bezpośrednich miejsc pracy i wygenerowały 662,6 miliarda dolarów wkładu w gospodarkę. Oczekuje się, że globalny rynek eventowy będzie rosnąć średniorocznym tempem wzrostu (CAGR) na poziomie 12 proc. w latach 2023–2032, osiągając wartość 1752,9 miliarda dolarów.

Targi jako istotny element branży eventowej

Warto również zwrócić uwagę na targi, które stanowią integralną część ekosystemu eventowego. Targi to nie tylko przestrzeń do prezentacji produktów czy usług, ale przede wszystkim miejsce budowania relacji biznesowych oraz platforma wymiany wiedzy. Według danych UFI (The Global Association of the Exhibition Industry) wartość globalnego rynku targowego w 2023 roku przekroczyła 325 miliardów dolarów, a średnioroczny wzrost tego sektora utrzymuje się na poziomie około 6,4 proc. W Europie organizuje się rocznie ponad 400 dużych wydarzeń targowych, które przyciągają przeszło 40 milionów uczestników, a Polska jako lider regionu Europy Środkowo-Wschodniej dynamicznie rozwija swój segment targowy. Targi stanowią doskonałe narzędzie marketingowe, umożliwiając prezentację innowacyjnych rozwiązań, nawiązywanie nowych kontaktów oraz budowanie silnej marki na rynku krajowym i międzynarodowym. W ostatnich latach obserwuje się rosnące zainteresowanie formatami hybrydowymi, gdzie tradycyjne spotkania zastępowane są lub uzupełniane przez rozwiązania cyfrowe, takie jak transmisje na żywo oraz wirtualne stoiska.

Prognozy na przyszłość

Według najnowszego raportu Futures Landscape Report opublikowanego przez Events Industry Council branża eventowa powróciła do poziomów sprzed pandemii pod względem liczby rezerwacji noclegów grupowych oraz aktywności związanej z zapytaniami ofertowymi (RFP). Raport ten, opracowany we współpracy z Oxford Economics, wskazuje na utrzymującą się kondycję i odporność sektora. Specjaliści przewidują, że w nadchodzących latach, w tym w 2025 roku i później, branża eventowa będzie nadal ewoluować, adaptując się do nowych technologii i zmieniających się oczekiwań uczestników. Technologie, takie jak rzeczywistość wirtualna (VR) i rozszerzona (AR), staną się integralną częścią wydarzeń, oferując uczestnikom bardziej immersyjne doświadczenia. Ponadto rosnące znaczenie zrównoważonego rozwoju wpłynie na sposób planowania i realizacji eventów, z większym naciskiem na ekologiczne rozwiązania i społecznie odpowiedzialne praktyki. W przypadku targów szczególnie widoczna będzie potrzeba integracji nowoczesnych technologii, które umożliwią uczestnictwo zarówno w formie stacjonarnej, jak i online, co znacząco zwiększy zasięg i efektywność organizowanych wydarzeń.

Studium przypadku: Sukces eventu z Tokantis

Aby zilustrować, jak profesjonalna organizacja eventu przekłada się na sukces, warto przytoczyć studium przypadku współpracy z firmą Tokantis. Klient, duża korporacja z branży technologicznej, zlecił organizację konferencji dla 500 uczestników mającej na celu prezentację nowych produktów oraz integrację zespołu. Tokantis przejęła pełną odpowiedzialność za realizację wydarzenia, oferując kompleksową obsługę obejmującą planowanie i logistykę, gdzie kluczowe znaczenie miało dobranie odpowiedniej lokalizacji oraz zarządzanie zakwaterowaniem uczestników i koordynacja transportu. Równie ważna była kreacja i produkcja – od projektowania scenografii, poprzez oprawę multimedialną, aż po przygotowanie materiałów promocyjnych. Zarządzanie podwykonawcami, takimi jak dostawcy cateringu, sprzętu technicznego czy obsługi technicznej, odbywało się przy ścisłej koordynacji, co gwarantowało płynność działań na każdym etapie eventu. Dodatkowym atutem było zapewnienie kompleksowej obsługi uczestników, obejmującej rejestrację, komunikację przed wydarzeniem i po nim oraz bieżące wsparcie na miejscu. Klient docenił możliwość rozliczenia wszystkich usług w ramach jednej faktury oraz posiadanie jednego punktu kontaktu odpowiedzialnego za całość przedsięwzięcia, co znacząco usprawniło procesy administracyjne i organizacyjne.

W dynamicznie rozwijającej się branży eventowej, kluczem do sukcesu jest współpraca z doświadczonym partnerem, który zapewni kompleksową obsługę i profesjonalne zarządzanie każdym aspektem wydarzenia. Targi, stanowiące niezwykle ważny segment rynku, przyczyniają się do budowania silnych relacji biznesowych oraz kreowania wizerunku marki, a ich rosnąca rola w erze cyfrowej potwierdza, że innowacyjne rozwiązania stają się standardem. Firma Tokantis dzięki swojemu doświadczeniu i zaangażowaniu stanowi gwarancję udanej realizacji nawet najbardziej wymagających projektów, dostosowując się do najnowszych trendów i oczekiwań rynku. Kompleksowe podejście, które łączy organizację konferencji, targów oraz innych eventów, umożliwia nie tylko osiągnięcie wysokiej jakości wydarzeń, ale również wpływa na wzrost efektywności i konkurencyjności przedsiębiorstw działających w tej dynamicznej branży.