Bezpieczeństwo danych w programach księgowych online
Jak szyfrowanie danych wpływa na ochronę informacji finansowych?
Szyfrowanie danych stanowi fundament skutecznego zabezpieczenia informacji przechowywanych i przesyłanych przez aplikacje księgowe. Dzięki niemu nawet w przypadku przechwycenia plików przez osoby niepowołane, zawartość pozostaje niezrozumiała bez odpowiedniego klucza deszyfrującego. Systemy nowoczesnych programów często wykorzystują protokoły TLS podczas transmisji oraz zaawansowane algorytmy szyfrujące dla danych spoczywających na serwerach.
Zastosowanie silnego szyfrowania zapobiega nieautoryzowanemu dostępowi, który mógłby prowadzić do wycieku poufnych dokumentów lub manipulacji danymi księgowymi. Często zdarza się, że firmy skupiają się na funkcjonalnościach programu kosztem aspektów bezpieczeństwa – a to właśnie one decydują o rzeczywistej ochronie cyfrowej zawartości konta użytkownika.
Czy wszystkie platformy zapewniają identyczny poziom zabezpieczeń? Niestety nie – różnice pojawiają się zwłaszcza w sposobie implementacji i aktualizacji mechanizmów kryptograficznych. Pewne rozwiązania oferują dodatkowo możliwość zarządzania kluczami szyfrującymi przez klienta, co zwiększa kontrolę nad własnymi danymi.
Znaczenie kopii zapasowych (backup) oraz uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA)
Kopie zapasowe pełnią niezwykle ważną rolę w kontekście bezpieczeństwa operacyjnego systemu księgowego online. Utrata dostępu do bazy lub uszkodzenie plików może sparaliżować pracę całego działu finansowego. Regularne backupy pozwalają szybko odtworzyć dane po awarii lub ataku ransomware.
Backupy powinny być tworzone automatycznie i przechowywane na odrębnych nośnikach lub serwerach — oddzielonych od głównych środowisk produkcyjnych — aby uniknąć sytuacji jednoczesnej utraty oryginałów i kopii. W praktyce wielu użytkowników nie zdaje sobie sprawy, jak rzadko ich dane są archiwizowane u dostawcy usług chmurowych lub czy mają dostęp do historii wersji dokumentów.
Uwierzytelnianie dwuskładnikowe znacząco ogranicza ryzyko nieuprawnionego logowania nawet wtedy, gdy hasło zostanie wykradzione albo złamane metodą brute force. 2FA wymaga podania drugiego elementu – może to być kod SMS-owy, powiadomienie push albo token generowany przez aplikację mobilną.
Zabezpieczenie tego typu utrudnia ataki phishingowe oraz próby przejęcia konta poprzez użycie skradzionych haseł z innych serwisów internetowych klientów korzystających z tej samej kombinacji loginu i hasła.
RODO a ochrona prywatności w środowisku chmurowym
Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) nakłada istotne wymagania dotyczące przetwarzania informacji osobistych również wewnątrz systemów finansowo-księgowych działających online. Firmy muszą mieć pewność, że ich dostawca przestrzega zasad minimalizacji zbieranych danych oraz zapewnia transparentność działań wobec podmiotów danych.
Dostęp do baz musi być ograniczony tylko dla uprawnionych osób, a wszelkie operacje rejestrowane tak by można było wykryć ewentualne naruszenia zgodności z przepisami prawa. Brak odpowiednich mechanizmów kontroli grozi wysokimi karami administracyjnymi oraz utratą reputacji przedsiębiorstwa na rynku.