Przedsiębiorcy korzystający z archiwów taśmowych często zaniedbują kwestię ich bezpieczeństwa i kontroli, zapominając o odpowiednich politykach zarządzania informacjami, co prowadzi do powstawania tzw. dark data podkreślają specjaliści odzyskiwania danych. Konsekwencje bywają poważne do laboratoriów Kroll Ontrack na całym świecie, także w Polsce, trafiło w ubiegłym roku niemal 300 przypadków utraty danych z firmowych archiwów taśmowych.
Popularne i istniejące na rynku już ponad 60 lat technologie taśmowe bywają często wybierane przez przedsiębiorców w celu archiwizacji danych. Informacje tworzone i przechowywane w ten sposób przez lata, z czasem osiągają status tzw. ciemnych danych (ang. dark data). To zgodnie z definicją opracowaną przez firmę badawczą Gartner dane gromadzone i przetwarzane przez przedsiębiorstwo podczas typowych działań biznesowych i na ogół nieużywane w innych procesach. Potencjalnie mogłyby przynosić firmie korzyści, gdyby zostały zebrane i przeanalizowane w odpowiedni sposób. Eksperci podkreślają jednak, że przedsiębiorcy często zaniedbują kwestie katalogowania i opisywania takich danych, a po pewnym czasie, na skutek zaniedbań, przestają zdawać sobie sprawę z tego, jakie informacje znajdują się w archiwach taśmowych.
Prowadzi to do sytuacji wymagających interwencji specjalistów odzyskiwania danych. W 2013 roku laboratoria Kroll Ontrack około 300 razy zajmowały się kwestiami archiwów taśmowych. Z ankiety, przeprowadzonej wśród 600 partnerów handlowych Kroll Ontrack wynika, że niemal 2/3 badanych (60 procent) spotkało się z zapytaniami ze strony klientów, dotyczącymi odzyskiwania danych z taśm.
Pięć typowych scenariuszy związanych z utratą danych z firmowych archiwów taśmowych:
- Zapisy wewnętrzne: z powodu przepisów branżowych czy firmowej polityki administrowania informacjami, taśmy wracają do obiegu przed upływem czasu, przez jaki powinny być przechowywane.
- Potrzeby prawne: dział prawny chce skorzystać z danych zgromadzonych na taśmach, ale firma nie dysponuje już oprogramowaniem lub zasobami sprzętowymi, pozwalającymi na wyodrębnienie ich we wskazanym czasie.
- Migracja: nowe oprogramowanie do backupu zakupione przez przedsiębiorstwo, wymaga obróbki dużej ilości taśm archiwizacyjnych i wielu godzin pracy, przeznaczonych na migrację danych.
- Uszkodzenia: czynnik zewnętrzny (np. powódź, pożar itp.) powoduje uszkodzenie taśm, co wiąże się z koniecznością skorzystania ze specjalistycznej technologii odzyskiwania danych.
- Koniec funkcjonowania: przedsiębiorstwo nie przedłuża licencji oprogramowania obsługującego taśmy lub pozbywa się sprzętu służącego do odczytu taśm i traci dostęp do gromadzonych danych.
Archiwizacja za pośrednictwem taśm to popularna metoda magazynowania danych, głównie ze względu na jej niewielkie koszty i względną łatwość przechowywania nośników. Jednak, gdy administratorzy IT są zmuszeni uzyskać dostęp do gromadzonych w ten sposób zasobów za pośrednictwem aktualnego oprogramowania, sprzętu i bieżącej skatalogowanej struktury archiwizowania, nierzadko pojawiają się problemy. Tymczasem dane archiwizowane na taśmach bywają kopalnią cennych dla przedsiębiorstwa informacji, wymagają więc odpowiedniej opieki komentuje Paweł Odor, główny specjalista polskiego oddziału Kroll Ontrack.
Aby uniknąć sytuacji kryzysowych, chronić archiwa taśmowe i zwiększyć szansę na odzyskanie z nich danych, firmy powinny uzupełnić swoje polityki bezpieczeństwa o kilka istotnych zasad:
- Należy zachować sprzęt i oprogramowanie obsługujące wszystkie rodzaje taśm służących do archiwizacji firmowych danych.
- Taśmy powinny być prawidłowo oznakowane i skatalogowane, aby można je było łatwo odnaleźć w razie potrzeby.
- Archiwa taśmowe należy testować co najmniej raz w roku, dokonując losowej próby odczytu.
- Taśmy powinny być magazynowane w suchym miejscu, powyżej poziomu gruntu. Jeśli uległy uszkodzeniu na skutek kontaktu z wodą, nie należy ich osuszać do czasu przekazania firmie zajmującej się odzyskiwaniem danych.
- Aby bezpowrotnie usunąć dane z taśm wychodzących z użycia, należy korzystać z demagnetyzera. Kasowanie danych w jakikolwiek inny sposób pozwoli na ich późniejsze odzyskanie.
###
Informacje o firmie Kroll Ontrack sp. z o.o., polskim oddziale firmy Kroll Ontrack Inc.:
Kroll Ontrack sp. z o.o. (www.krollontrack.pl) jest polskim oddziałem Kroll Ontrack Inc. wiodącego na świecie dostawcy usług odzyskiwania danych oraz informatyki śledczej (ang. computer forensics). Firma dysponuje największym i najbardziej zaawansowanym technologicznie w Europie Środkowej i Wschodniej laboratorium odzyskiwania danych i informatyki śledczej. W strukturach Kroll Ontrack sp. z o.o. działa również największe poza Stanami Zjednoczonymi centrum rozwoju oprogramowania Kroll Ontrack.
By uzyskać więcej informacji o Kroll Ontrack Polska, zapraszamy do odwiedzenia www.krollontrack.pl
Zapraszamy również na lżejszą stronę danych na: www.datablog.krollontrack.pl
Informacje o firmie Kroll Ontrack Inc.:
Kroll Ontrack dostarcza usługi i oprogramowanie bazujące na najnowszych technologiach. Klientami firmy są jednostki prawne, klienci korporacyjni, jednostki administracji państwowej, a także klienci indywidualni. Kroll Ontrack jest dostawcą usług w zakresie odzyskiwania danych, zaawansowanego wyszukiwania danych, papierowego i elektronicznego odnajdywania danych, informatyki śledczej, konsultingu w zakresie informacji posiadanych w formie elektronicznej oraz konsultingu sądowego. Kroll Ontrack jest technologicznym działem Kroll Inc., globalnej firmy konsultingowej zajmującej się zarządzaniem ryzykiem.
By uzyskać więcej informacji o Kroll Ontrack, zapraszamy do odwiedzenia www.krollontrack.com