Kogo dotyczy obowiązek wpłat na PFRON?
Obowiązek wpłat na PFRON dotyczy pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i nie osiągają wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami. Sama wpłata wyliczana jest według wzoru opartego o 40,65% przeciętnego wynagrodzenia oraz liczbę „brakujących” etatów do poziomu 6%. [1] Dla marca, kwietnia i maja 2026 przeciętne wynagrodzenie przyjmowane do wyliczeń wynosi 9 197,79 zł, co daje 3 738,90 zł miesięcznie za każdy jeden brakujący etat osoby z niepełnosprawnością. [2]
I tu zaczynają się liczby, które interesują zarząd. Jeżeli firmie brakuje jednego etatu do wymaganego poziomu, co miesiąc wypływa z niej około 3,7 tys. zł. Jeżeli brakuje trzech etatów, miesięczne obciążenie wynosi już ok. 11,2 tys. zł. Jeżeli pięciu, to już niemal 18,7 tys. zł. W skali roku to odpowiednio ok. 44,9 tys. zł, 134,6 tys. zł i 224,3 tys. zł, co znacząco wpływa na wynik finansowy i przepływy pieniężne. [3] Skalę tego kosztu najlepiej obrazują konkretne liczby. Poniżej przykładowa kalkulacja oszczędności dla firmy zatrudniającej 130 etatów.
Wpłata na PFRON może zostać wyzerowana
Największy błąd firm polega na tym, że analizują PFRON wyłącznie przez pryzmat obowiązku, a nie przez pryzmat potencjału redukcji kosztu. Tymczasem już jeden dobrze policzony etat może znacząco zmienić wynik. W standardowym wariancie zatrudnienie jednej osoby z niepełnosprawnością zmniejsza lukę o jeden pozycję, czyli odpowiada dziś za wspomniane wyżej 3 738,90 zł miesięcznej redukcji obciążenia. Są jednak sytuacje, w których wpływ jednego pracownika na kalkulację wskaźnika jest znacznie większy. PFRON wskazuje, że przy szczególnych schorzeniach etat osoby ze znacznym stopniem liczy się potrójnie, a przy umiarkowanym – podwójnie.
W praktyce efekt w liczniku wskaźnika odpowiada 4 albo 3 etatom. To oznacza potencjał odpowiadający dziś odpowiednio 14 955,60 zł albo 11 216,70 zł miesięcznie. [5] Nie jest to automatyczna gwarancja takiej samej oszczędności w każdej firmie, ale pokazuje skalę wpływu jednego etatu na wysokość zobowiązania.
Właśnie dlatego wpłat na PFRON nie warto zostawiać wyłącznie w obszarze kadr. To temat finansowy. Zwłaszcza że wpłaty te nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Firma płaci je z zysku, ale nie obniża w ten sposób podstawy opodatkowania.
Inaczej jest z wynagrodzeniami pracowników czy kosztami obsługi projektu zatrudnienia OzN przez wyspecjalizowaną firmę doradczą lub rekrutacyjną – takie wydatki co do zasady funkcjonują już w normalnym obiegu kosztów biznesowych. Z perspektywy CFO różnica jest więc oczywista: jedno jest czystym kosztem bez podatkowej korzyści, drugie może jednocześnie pracować na biznes, porządkować proces i ograniczać samą wpłatę. [4]
Od czego zatem zacząć?
Dobrze prowadzony proces redukcji wpłat nie zaczyna się od przypadku, a od audytu. Trzeba policzyć stan zatrudnienia, sprawdzić kogo wliczamy i kogo wyłączamy, zweryfikować dokumentację, przeanalizować realną lukę do wymaganego wskaźnika i dopiero na tej podstawie zbudować model działania. To ważne, bo stan zatrudnienia dla PFRON liczy się jako średnią arytmetyczną ze stanów dziennych w miesiącu.
Dlatego coraz więcej organizacji decyduje się ten obszar outsourcować do wyspecjalizowanych firm takich jak Normative. Nie chodzi tylko o znalezienie rozwiązania tu i teraz, ale o policzenie scenariuszy, uporządkowanie formalności, ograniczenie ryzyk i wdrożenie procesu, który będzie działał także za kilka miesięcy, a nie tylko w jednym okresie rozliczeniowym. Z perspektywy zarządu to po prostu racjonalne: zamiast co miesiąc płacić koszt, który niczego nie buduje, firma może przeznaczyć środki na działania, które jednocześnie obniżają zobowiązanie i wzmacniają organizację.
Reforma PIP może wpłynąć na obowiązek wpłat do PFRON
Na horyzoncie pojawia się jeszcze jeden ważny wątek, którego CFO nie powinien ignorować. Według oficjalnej informacji MRPiPS, reforma Państwowej Inspekcji Pracy przeszła już przez parlament i czeka na podpis prezydenta. Jednocześnie PFRON przypomina, że obowiązek wpłat dotyczy pracodawców zatrudniających pracowników w rozumieniu Kodeksu Pracy, czyli osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania albo spółdzielczej umowy o pracę.
Dla firm działających blisko progu 25 etatów oznacza to prosty wniosek: jeżeli w wyniku zmian część współprac zostanie przekwalifikowana na stosunek pracy, może pojawić się nie tylko wyższy koszt zatrudnienia, lecz także nowy obowiązek wpłat na PFRON i nowe obowiązki sprawozdawcze. To kolejny powód, by policzyć ryzyko wcześniej, a nie dopiero wtedy, kiedy koszt pojawi się na rachunku.
Tam, gdzie co miesiąc z budżetu firmy odpływa nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych, warto odpowiedzieć sobie na pytanie: czy firma chce dalej biernie płacić, czy chce zarządzać tym kosztem świadomie. Dobrze policzony i dobrze poprowadzony proces potrafi zmienić PFRON z niekontrolowanego obciążenia w obszar realnych oszczędności. Jeśli chcesz przeanalizować potencjalne oszczędności dla swojej organizacji, skorzystaj z kalkulatora oszczędności.
Autor: Magdalena Bielska, CEO Normative
Źródła:
[1] Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, art. 21 ust. 1, 4, 5 i 7 
[2] Komunikat Prezesa GUS z dnia 9 lutego 2026 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia w IV kwartale 2025 r. [3] Wyliczenia własne na podstawie art. 21 ustawy i komunikatu Prezesa GU [4] Ustawa o CIT – art. 16 ust. 1 pkt 36 [5] Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 września 1998 r. w sprawie rodzajów schorzeń uzasadniających obniżenie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych oraz sposobu jego obniżania.