Nowa rzeczywistość zarządzania, czyli jak efektywnie kierować firmą w niepewnych czasach

Nowa rzeczywistość zarządzania, czyli jak efektywnie kierować firmą w niepewnych czasach

Biuro
Biuro / Źródło: Polskie Centrum Fotoniki i Światłowodów/Beata Bieńkowska
Okres pandemii stworzył nową rzeczywistość i wywrócił do góry nogami nasze życie, a co za tym idzie, również i życie zawodowe. Wcześniej niedoceniana czy wręcz nielubiana przez niektórych pracodawców praca zdalna, stała się w wielu przypadkach wymuszoną codziennością. Zmiany nie ominęły również firm, w których obecność na stanowisku pracy jest po prostu koniecznością. Z pewnością nie wszyscy pracodawcy zdają sobie sprawę, jakie będą długofalowe konsekwencje zaistniałych i zapoczątkowanych w 2020 roku zmian. Sytuacja, w jakiej się znaleźli, jest całkiem nowa, a więc nie ma możliwości bazowania na doświadczeniach i wypracowanych standardach, aby odpowiednio przystosować się i z wyprzedzeniem reagować na kolejne wyzwania. Przed nami kolejne wymagające miesiące, wzbudzające u wielu osób niepewność. Dlatego jest to właściwy moment, aby zastanowić się nad sposobem zarządzania naszą organizacją i wprowadzić korzystne zmiany, które sprawią, że pracownicy będą bardziej efektywni w nowej dla nich rzeczywistości i pozostaną trwale związani ze „swoją” firmą.

Jak przystosować się do zmian?

Z jednej strony słyszymy o pracodawcach, którzy przekonali się do trybu pracy zdalnej. Mając większość pracowników pracujących z domów, rezygnują z wynajmowanych powierzchni lub zamieniają je na mniejsze, co przynosi obniżkę kosztów. Twierdzą, że ich pracownicy zdalnie pracują efektywniej niż stacjonarnie, bo nie tracą czasu na dojazdy i powroty z pracy, a do tego w domu czują się swobodniej. Według nich formuła spotkań zdalnych się sprawdza i jest bardziej opłacalna dla przedsiębiorców oraz wygodna dla pracowników. Z drugiej strony wielu pracodawców twierdzi, że nie brakuje osób tęskniących za ośmiogodzinnym pobytem w biurze, dla których praca z domu jest uciążliwa, a przez różne sytuacje rodzinne trudna do zorganizowania. Wiele firm musiało w czasie pandemii przeorganizować produkcję, wprowadzić niechciane często zmiany i ograniczenia oraz przestoje. Nie można też zapomnieć o przedsiębiorcach, którzy bardzo mocno odczuli skutki pandemii, walczą o przetrwanie, muszą przystosować się do narzucanych odgórnie przepisów i przez to nie są w stanie obecnie zaproponować zbyt wiele swoim pracownikom. Chociaż część firm potrafiła przystosować się do wymagającej sytuacji, trudno jest jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, czy i kiedy „wszystko wróci do normy”. Dlatego snując plany na 2021 rok zastanówmy się nad tym, co możemy zrobić, aby nasza firma była elastyczna, potrafiła się szybko dostosowywać do zmian, które mogą pojawić się nagle i niespodziewanie. Proponuję skupić się na pracownikach. Nie zarządzajmy zasobami, ale zastanówmy się jak skutecznie zarządzać ludźmi.

Idealny pracownik na trudny czas, czyli jaki?

W wielu organizacjach pokutuje pogląd, że menadżerem, kierownikiem czy brygadzistą powinna zostać osoba najlepsza w wykonywaniu czynności, które realizuje jej zespół. Nic bardziej mylnego. Osoba zarządzająca musi przede wszystkim wiedzieć, jak zarządzać umiejętnościami swojego zespołu oraz je rozwijać, widząc większy kawałek tortu niż poszczególni członkowie zespołu.

Elastyczna firma to taka, która w gronie kadry menadżerskiej ma pracowników świadomych wyznaczonych celów, ambitnych i efektywnych. Efektywny pracownik wie, że się rozwija i dzięki jego pracy rozwija się firma, a to oznacza, że jego wpływ na działalność firmy się zwiększa. Przekłada się to często na wzrost motywacji i sprawia, że nasz pracownik coraz bardziej utożsamia się z firmą, a jego zaangażowanie dobrze wpływa na innych. W obecnej sytuacji powinniśmy otaczać się osobami, które są zmotywowane, gotowe na zmiany i otwarte na ich wdrażanie oraz mają pozytywny wpływ na innych pracowników. Menadżerowie, kierownicy, team leaderzy, brygadziści oraz wszyscy pracownicy samodzielni powinni odczuć, że ich praca oraz proaktywna postawa są firmie niezbędne. Porozmawiajmy z nimi, bardziej zainteresujmy się ich pracą, spytajmy, czy jest coś, co ich zdaniem, warto zmienić.

Procedury, przepisy, normy - może czas je zmienić?

Nawet niewielka zmiana, np. taka, dzięki której nasz menadżer zyska trochę większą swobodę czy pewność siebie, może mieć istotne, pozytywne konsekwencje. Pandemia COVID-19 to dobry moment, aby zastanowić się nad obwiązującymi przepisami czy procedurami. Czy aby na pewno są aktualne, potrzebne i nie ograniczają naszych pracowników? W sytuacjach niestandardowych wysoka standaryzacja na ogół zmniejsza efektywność i kreatywność kadry menadżerskiej oraz blokuje ich działania. A na sytuacje niestandardowe, zwłaszcza teraz, powinniśmy być przygotowani. W firmach produkujących seryjnie, podlegających bardzo mocnej standaryzacji, wdrażane są systemy pomysłów pracowniczych, które mają na celu korzystać z ich wiedzy oraz pobudzić kreatywność wszystkich pracowników. Jest to metoda budowania świadomości pracowniczej oraz pokazania, że pracownicy nie są traktowani jako trybiki w maszynie, ale mają również wpływ na funkcjonowanie organizacji. Pamiętajmy o tym, że ludzie to nie roboty i to właśnie jest największym atutem pracownika. Efektywność robota narzucona jest przez producenta, wytrzymałość materiałów z których jest wykonany i wiele innych parametrów, natomiast efektywność człowieka niejednokrotnie nas zaskakuje. Nieraz słyszymy o niemal absurdalnych sytuacjach, podobnych do tej, gdy matka uniosła samochód, pod którym leżało jej dziecko. Maszyna nie przekroczy swoich parametrów wytrzymałości, natomiast świadomy pracownik jest w stanie osiągnąć dużo więcej niż jemu i nam się wydaje.

Postawmy na relacje

Jeśli widzimy, że nasze zmiany są trafione, a zaangażowanie menadżerów wzrasta, pójdźmy krok dalej i dajmy im możliwość samodzielnego wprowadzania zmian, dotyczących podległych im pracowników. Pamiętajmy, że rynek pracy nastawiony na pracownika wymusił na pracodawcach zaakceptowanie dużej rotacji załogi, poprzez wprowadzenie m.in. standardów i schematów oraz systemu szybkich szkoleń, pozwalających na właściwe i szybkie wdrożenie nowych osób. Nie zmieniajmy systemu, ale pozwólmy osobom zarządzającym wprowadzać korekty oraz wzmocnijmy relacje z pracownikami. Z pewnością troska o pracowników czy wsparcie ich, jeśli jest taka potrzeba i możliwość, zbudują większą wieź między pracownikiem i firmą, a w niektórych przypadkach - swego rodzaju solidarność w tym niepewnym czasie. Wszystkie te działania na pewno wzmocnią firmę i poprawią jej obraz w oczach pracowników.

Hybrydowy styl zarządzania

Zmiany, do których zachęcam, proponuję zacząć od zastanowienia się nad istniejącym dotychczas modelem zarządzania firmą. Czy jest efektywny? Czy pozwala na budowanie dobrych relacji z pracownikami i wykorzystanie ich potencjału? Czy pozwoli nam reagować na zmiany, które mogą się pojawić? Na pewno w dobie pandemii warto postawić na dobre relacje z pracownikami, poznać ich oczekiwania i potrzeby. Praca kadry zarządzającej powinna być w niewielkim stopniu ustandaryzowana, a menadżerowie powinni mieć w niektórych kwestiach wolną rękę (np. zmiany przepisów niespełniających aktualnie swojej roli) oraz wpływ na funkcjonowanie firmy, dzięki czemu będą się z nią utożsamiać. Nie oznacza to jednak, że rezygnujemy z monitorowania ich efektów. Dobrze rokującym, zaangażowanym pracownikom warto pomóc w rozwijaniu umiejętności zarządzania swoim czasem i produktywnością osobistą. Natomiast pracownicy niższych szczebli, wykonujący głównie zadania operacyjne, powinni pracować w bardziej ustandaryzowany i schematyczny sposób. Ale pamiętajmy, że warto z nimi rozmawiać - i szczególnie teraz, w razie pojawienia się potrzeby oraz biorąc pod uwagę możliwości firmy - wesprzeć w trudnej sytuacji. Wprowadzane zmiany powinny zależeć od typu naszej działalności, liczby menadżerów i pracowników niższego szczebla oraz przyjętej struktury. Wprowadzając zmiany z rozsądkiem rotujmy uprawnieniami i zakresami odpowiedzialności naszych menadżerów oraz pamiętajmy o mierzeniu efektów pracy.

Motywacja pracowników drogą do rozwoju firmy

Bez pracowników nie ma biur ani fabryk. To oni tworzą świadomość organizacyjną oraz wizerunek firmy, co zdecydowanie może przesądzić o przewadze konkurencyjnej i mieć bezpośrednie przełożenie na zyski. Dlatego właściwe relacje z pracownikami, dbałość o ich potrzeby i motywację, z pewnością pomogą podnieść efektywność pracy i zapewnić naszym przedsiębiorstwom stabilizację, a w dłuższej pespektywie rozwój oraz wpłynąć na komfort i lepsze samopoczucie zespołu.

W ostatnim czasie powstało sporo grafik pokazujących różnice między tradycyjnie odbieranym szefem i liderem. W mojej opinii bycie liderem to nie tylko studia i szkolenia oraz wiedza i doświadczenie, w które jesteśmy w stanie się zaopatrzyć przez lata pracy, ale jest to przede wszystkim sposób życia. Są to cechy odwzorowujące nasz charakter w codziennym postępowaniu. Wyuczone i nienaturalne nie będą budziły zaufania. Jacek Walkiewicz, jeden z moich ulubionych polskich mówców i trenerów motywacyjnych twierdzi, że „aby zapalać innych samemu trzeba płonąć”, co oznacza, że aby uczyć odpowiedzialności, samemu trzeba być odpowiedzialnym; aby rozbudzać świadomość, samemu być świadomym; aby uczyć kogoś chodzić po górach, samemu trzeba przecierać szlaki i pokazywać drogę. Taka metodyka pracy przyjęta przez menadżerów z pewnością przyniesie korzystne rezultaty, o ile oczywiście struktury firmowe im na to pozwolą i zaakceptują to, że sytuacja, którą zafundował nam COVID-19 jest nie tylko zagrożeniem, ale może być najlepszym katalizatorem zmian.

Autor

Łukasz Węglarz jest absolwentem Wydziału Chemicznego Politechniki Rzeszowskiej, studiów podyplomowych Master of Business Administration w Wyższej Szkole Informatyki i Zarządzania oraz Podyplomowych Studiów Menedżerskich na Politechnice Rzeszowskiej. Posiada wieloletnie doświadczenie w zarządzaniu zakładami i obszarami produkcyjnymi na różnych poziomach menadżerskich. Obecnie jest prezesem zarządu Polskiego Centrum Fotoniki i Światłowodów oraz firmy PCFS Technology.

Źródło: Polskie Centrum Fotoniki i Światłowodów
 0

Czytaj także