Margines błędu w zarządzaniu budżetami nieruchomości drastycznie się skurczył. Utrzymanie rentowności i zaufania mieszkańców wymaga dziś bezwzględnej dyscypliny kosztowej oraz narzędzi, które tę dyscyplinę umożliwią.
Te rynkowe napięcia od lat uważnie obserwuje Joanna Ziemska-Tomaszewska – ekspertka łącząca doświadczenie Dyrektorki Finansowej z dogłębną znajomością rynku mieszkaniowego. Patrząc na branżę z perspektywy fotela CFO, przywykła do twardego standardu kontrolingu. W biznesie każda złotówka ma swojego właściciela, koszty muszą być uzasadnione, a budżet służy do kreowania wartości. Zderzenie z rynkiem nieruchomości mieszkaniowych przypominało wejście do zupełnie innej rzeczywistości. Zobaczyła branżę z ogromnym potencjałem kapitałowym, w której wciąż brakuje podstawowych standardów, a straty wynikające z operacyjnej nieefektywności są po cichu przerzucane na mieszkańców.
Gdzie uciekają pieniądze w nieruchomościach?
Perspektywa CFO obnaża braki sektora mieszkaniowego w kontekście zarządzania. Zamiast ciągłej optymalizacji na rynku dominuje „budżetowanie historyczne” – pasywne przepisywanie zeszłorocznych kosztów powiększonych o inflację, a bez systemów takich jak Weles3, które na bieżąco monitorują realizację budżetu i wyłapują anomalie, o transparentności nie ma mowy. Głównymi grzechami tego modelu są wieloletnie, nieaudytowane kontrakty na utrzymanie czystości i konserwację, traktowanie funduszu remontowego jako zwykłego kosztu zamiast inwestycji obniżającej przyszłe wydatki oraz powszechny brak przypisania odpowiedzialności zarządczej za wynik finansowy konkretnego budynku, co skutkuje całkowicie niekontrolowanym wzrostem opłat.
–Gdyby wspólnoty mieszkaniowe, lokalowe i spółdzielnie, były zarządzane jak nowoczesne firmy, większość właścicieli płaciłaby dziś mniej. Nie dlatego, że sam rynek nagle stałby się tańszy, ale dlatego, że ktoś w końcu zacząłby odpowiadać za wynik finansowy każdego budynku – wskazuje Joanna Ziemska-Tomaszewska
Anatomia nieefektywności od środka
Tradycyjni zarządcy nieruchomości wciąż funkcjonują w modelu doraźnego rozwiązywania bieżących problemów, tonąc w papierologii i redukując swoją rolę do biernego administrowania. Brak standaryzacji sprawia, że proste decyzje trwają często tygodniami, a zarządom wspólnot brakuje narzędzi do bieżącej kontroli finansów – ten impas przełamują dopiero zintegrowane systemy, takie jak Weles3, które automatyzują procesy księgowe i zwalniają czas na biznesowe zarządzanie nieruchomością.
– Prawdziwe pieniądze uciekają dziś przez nieszczelny system zarządzania, w którym brakuje analityki i decyzyjności. Latami nawarstwiające się drobne nieefektywności w skali jednego osiedla liczone są w setkach tysięcy złotych strat, ostatecznie opłacanych w rosnących z roku na rok zaliczkach – tłumaczy ekspertka.
Proste decyzje i siła nowoczesnych narzędzi
Tymczasem zarządzanie można oprzeć na zdrowych fundamentach bez skomplikowanych rewolucji. Zbiorczy zakup energii, audyt ubezpieczeń czy weryfikacja harmonogramów utrzymania czystości to realne oszczędności, możliwe do szybkiego osiągnięcia przy odpowiedzialnych, efektywnych zespołach. Dobry system wspierający zarządcę oznacza transparentność, widoczność i bieżącą kontrolę.
Cały rynek nieruchomości przechodzi właśnie potężną zmianę technologiczną, której głównym napędem są dane i automatyzacja. Wdrożenie i powszechna adaptacja do KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) staje się obecnie sprawdzianem z efektywnej cyfryzacji obiegu dokumentów, co jest dużym wyzwaniem, ale także szansą na uproszczenie i większą przejrzystość procesów.
– Utrzymanie się przy ręcznych wyliczeniach w Excelu i pasywnym administrowaniu staje się po prostu coraz droższe i bardziej ryzykowne, bo cyfryzacja obnaża słabości takich modeli. Przyszłość należy do firm pracujących na zintegrowanych systemach, takich jak Weles3, które automatyzują księgowość i dają zarządcom przestrzeń na to, co kluczowe: biznesowe doradztwo i optymalizację kosztów. To najwyższy czas, by wprowadzić do wspólnot standardy i dobre praktyki z gabinetów CFO – podsumowuje Joanna Ziemska-Tomaszewska.