Michał Ziemski, ekspert z ponad 20-letnim doświadczeniem w tworzeniu systemów dla branży nieruchomości, prezes Weles3 i jeden z pionierów cyfryzacji procesów zarządczych w Polsce, podkreśla:
– Od dwóch dekad obserwuję setki firm, od niewielkich biur po dużych operatorów, i widzę jasno: technologie, które eliminują ręczne działania, realnie wspierają rozwój. To, co naprawdę zwiększa efektywność zespołów, to automatyzacja i porządek w codziennych obowiązkach.
Automatyzacja, spójny obieg danych i gotowość na KSeF
Z doświadczenia Michała Ziemskiego wynika, że dla zarządców i księgowych najważniejsze jest narzędzie, które porządkuje codzienną pracę i umożliwia szybki dostęp do aktualnych informacji. W praktyce oznacza to system, który integruje dokumenty, dane finansowe i operacyjne w jednym środowisku, bez konieczności ręcznego wprowadzania informacji.
– Widzimy, że dla zarządców i księgowych kluczowa jest pewność, że wszystkie dane są zawsze aktualne i bezpieczne. Weles3 daje pełną kontrolę nad informacjami, niezależnie od tego, gdzie pracujesz – w biurze, w terenie czy zdalnie – dodaje Michał Ziemski.
Istotnym elementem tej zmiany jest również KSeF, którego wdrożenie wprowadza nowy standard w zakresie obiegu dokumentów finansowych. Obowiązek korzystania z ustrukturyzowanych faktur oraz ich centralna wymiana w czasie rzeczywistym powodują, że rozproszone systemy i manualne procesy przestają być efektywne operacyjnie. Rozwiązania takie jak Weles3 integrują obsługę KSeF bezpośrednio z codzienną pracą zespołu, umożliwiają pobieranie, wizualizację i księgowanie faktur w jednym systemie, bez potrzeby korzystania z zewnętrznych narzędzi.
Już dziś kilkadziesiąt firm zarządzających nieruchomościami rozpoczyna pracę w Weles3, porządkując swoje procesy od pierwszego dnia, szczególnie w obszarach, które do tej pory były najbardziej czasochłonne: księgowości, dokumentów i rozliczeń. Dzięki temu zespoły mogą skupić się na analizie danych, kontaktach z klientami i podejmowaniu decyzji w oparciu o rzetelne informacje, a nie na powtarzalnych, manualnych czynnościach.
Chmura jako standard pracy
Jeszcze kilka lat temu sprawne zarządzanie nieruchomościami wymagało fizycznej obecności w biurze, lokalnych instalacji i ręcznych kopii zapasowych. Dziś standard jest zupełnie inny – nowoczesne oprogramowanie działa w chmurze, co pozwala na pracę z dowolnej lokalizacji bez inwestycji w infrastrukturę IT i ryzyka pracy na nieaktualnych wersjach systemu.
Michał Ziemski podkreśla, że nowoczesny system to nie tylko dostęp online, ale przede wszystkim narzędzie, które realnie upraszcza procesy i chroni dane:
– Weles3 to narzędzie, które pozwala zespołom skupić się na tym, co naprawdę ważne – kontaktach z klientem, analizie danych i sprawnym zarządzaniu nieruchomościami. To realne wsparcie dla codziennej pracy.
Taki model pracy zwiększa elastyczność zespołów, redukuje stres związany z fizyczną obecnością przy dokumentach i pozwala zarządcom oraz księgowym w pełni wykorzystać czas pracy na zadania przynoszące realną wartość.
Rzeczywista zmiana w codziennych obowiązkach
Dla Michała Ziemskiego kluczowe jest, aby technologia realnie porządkowała codzienną pracę zespołów. System, który zapewnia przejrzystość procesów, pełną kontrolę nad dokumentami i aktualność danych, daje zarządcom i księgowym możliwość podejmowania szybkich, trafnych decyzji, a klientom – większą pewność, że ich finanse i obsługa są w dobrych rękach.
– Widzimy, że firmy, które inwestują w narzędzia realnie odciążające zespoły, nie tylko zwiększają efektywność pracy, ale przede wszystkim podnoszą jakość obsługi klienta. To jest prawdziwa wartość cyfryzacji procesów zarządczych – podsumowuje Michał Ziemski.