Poznaj podstawowe zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodu.
Co to są koszty uzyskania przychodu?
Koszt uzyskania przychodu (KUP) to wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Definicja jest ogólna, ale praktyczna reguła jest prosta: jeśli dany wydatek ma związek z prowadzoną działalnością i jest udokumentowany, masz podstawę do jego odliczenia.
Wielu przedsiębiorców, także tych z większym stażem, ma jednak wątpliwości. Szczegółowe zasady kwalifikowania wydatków jako KUP przeczytasz w artykule na Firmove.pl
Które wydatki można odliczyć?
Katalog możliwych do odliczenia kosztów uzyskania przychodu jest szeroki i zależy przede wszystkim od charakteru prowadzonej działalności. Najczęściej dotyczą kategorii, takich jak:
- Wynajem i eksploatacja biura lub przestrzeni roboczej – czynsz za lokal, media, internet, koszty remontu dostosowującego przestrzeń do prowadzenia działalności;
- Sprzęt i wyposażenie – komputery, drukarki, telefony, meble biurowe, narzędzia. Sprzęt o wartości do 10 000 zł netto można zaliczyć bezpośrednio w koszty w miesiącu zakupu. Droższe urządzenia zwykle amortyzuje się przez kilka lat;
- Oprogramowanie i subskrypcje – programy do pracy, narzędzia projektowe, platformy SaaS, licencje;
- Transport i paliwo – koszty użytkowania samochodu osobowego w działalności (zgłoszonego do urzędu skarbowego i z prowadzoną ewidencją przebiegu), bilety na środki komunikacji, koszty podróży służbowych;
- Szkolenia i literatura specjalistyczna – kursy, konferencje, książki, czasopisma branżowe pod warunkiem, że wiążą się z wykonywaną działalnością;
- Usługi zewnętrzne – koszty księgowości, doradztwa prawnego, marketingu, podwykonawstwa;
- Ubezpieczenia firmowe – polisy OC, AC pojazdu firmowego, ubezpieczenie majątku firmy.
Czego nie można zaliczyć do kosztów?
Ustawa wprost wyklucza część wydatków z kosztów uzyskania przychodu. Są to m.in.:
- grzywny i kary administracyjne,
- wydatki reprezentacyjne,
- odsetki od zaległości podatkowych,
- wydatki o charakterze osobistym.
Dokumentowanie kosztów – co zachować?
Każdy koszt musi być udokumentowany: fakturą VAT, rachunkiem lub innym dowodem zakupu. Bez odpowiedniej dokumentacji wydatek nie może być zaliczony do KUP – nawet jeśli faktycznie miał związek z działalnością. Dowody zakupu należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym miał miejsce wydatek.
Koszty a forma opodatkowania – jaką wybrać?
Odliczanie kosztów uzyskania przychodu dotyczy wyłącznie przedsiębiorców rozliczających się na skali podatkowej lub podatku liniowym. Na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych nie ma możliwości odliczania kosztów uzyskania przychodów – podatek naliczany jest od osiągniętego przychodu. Przed wyborem formy opodatkowania warto więc oszacować realny udział kosztów w przychodzie. Zakładając firmę przez wniosek o wpis do CEIDG na Firmove.pl, możesz skorzystać z kalkulatora form opodatkowania i zobaczyć szacowane scenariusze rozliczeń dla każdej opcji. Dzięki temu zyskasz informacje, które pomogą Ci podjąć dobrą decyzję.