Tradycyjny model orzekania, oparty na fizycznym obiegu dokumentów, przestaje odpowiadać wymogom nowoczesnego państwa prawa. Cyfryzacja to nie tylko kwestia wygody, ale też konieczność wynikająca ze skali prowadzonych postępowań. Zmiany, które nastąpiły w tym obszarze dodatkowo przyspieszyła pandemia, wymuszając gwałtowne wdrożenie rozwiązań planowanych wcześniej na lata.
Choć cyfryzacja niesie za sobą obietnicę zwiększenia efektywności, transparentności i dostępności wymiaru sprawiedliwości, rodzi jednocześnie istotne pytania o bezpieczeństwo danych, wykluczenie cyfrowe, a także dbałość o to, by nowoczesne narzędzia w pełni zachowały wartości, na których opiera się tradycyjny model wymiaru sprawiedliwości.
Poniżej skupimy się na kluczowych wybranych zmianach i omówimy stan informatyzacji wymiaru sprawiedliwości, który znajduje się obecnie w fazie jednej z największych transformacji w swojej historii.
Elektroniczne Postępowanie Upominawcze
Od 2010 roku przy Sądzie Rejonowym Lublin-Zachód w Lublinie, w ramach VI Wydziału Cywilnego działa e-sąd, rozpoznający online sprawy w ramach Elektronicznego Postępowania Upominawczego. Według danych rządowych z EPU korzysta 373 160 użytkowników, w tym 16 916 profesjonalnych pełnomocników (np. adwokatów, radców prawnych), 5 813 powodów masowych (komunikujących się przez API) oraz 341 882 użytkowników indywidualnych.
E-sąd, którego możliwości nadal nie są w pełni wykorzystywane odmienić ma projekt EPU 3.0. Planowana modernizacja obejmować ma zapewnienie odpowiedniej infrastruktury technicznej, wdrożenie nowych funkcjonalności, zwiększenie poziomu bezpieczeństwa oraz stworzenie warunków do dalszego rozwoju systemu. Celem projektu jest skrócenie czasu oczekiwania na rozpatrzenie sprawy, m.in. poprzez usprawnienie przepływu informacji.
Według pierwszych zapowiedzi wdrożenie oraz uruchomienie aplikacji nastąpić miało do końca 2025 roku, aktualnie wskazywany termin to koniec 2027 roku, przy łącznych kosztach sięgających około 51 milionów złotych. Planowane zmiany ocenić należy jako pozytywne. EPU jest bowiem postępowaniem, które realnie obniża koszty (1,25 proc. wartości przedmiotu sporu), skraca czas procesowania sprawy oraz nie wymaga składania załączników.
Warto podkreślić, że postępowanie przed e-sądem jest procesem, który został w pełni przeniesiony w strefę online i nie wymaga udziału papieru.
Pozyskanie tytułu wykonawczego w EPU daje możliwość złożenia wniosku egzekucyjnego również za jego pośrednictwem. Niestety, jest to pierwsze i ostatnie pismo, które wierzyciel lub pełnomocnik wierzyciela w aktualnym stanie prawnym może złożyć do komornika sądowego w wersji elektronicznej. Dodatkowo, do zainicjowania postępowania przed e-sądem wystarczające jest samo powołanie się na fakt istnienia pełnomocnictwa, podczas gdy do wniosku egzekucyjnego składanego elektronicznie przez EPU należy dosłać w formie listownej oryginał lub poświadczoną za zgodność kopię.
e-Doręczenia
Krajowa Rada Komornicza we współpracy z Ministerstwem Sprawiedliwości, Ministerstwem Cyfryzacji i Pocztą Polską jako pierwszy samorząd zawodowy z dniem 1 stycznia 2025 roku uruchomiła i udostępniła dla każdej kancelarii komorniczej możliwość korzystania z e-Doręczeń. Usługa e-Doręczeń polega na przesyłaniu pism pocztą elektroniczną przez komornika do strony postępowania egzekucyjnego – co istotne ruch jest wyłącznie jednostronny, tj. tylko od komornika do stron.
Można uznać, że jest to wiadomość elektroniczna („e-mail”) stanowiąca „ekonomiczny” odpowiednik listu poleconego wysyłanego za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, gdyby nie jego cena: 5,30 zł w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) i 8,35 zł w ramach publicznej usługi hybrydowej (PUH). Co jednak istotne ustawodawca nie wprowadził żadnej opłaty związanej z doręczeniem pism do organów, w tym komorników, przy czym aktualnie nie jest to prawnie skuteczne.
O ile doręczenia do podmiotów zobowiązanych do posiadania adresu do e-Doręczeń (np. adwokaci, radcowie prawni) mają zastosowanie, to już w przypadku obywateli, co do których nie ma takiego obowiązku, brak jest tej możliwości. Wobec czego digitalizacja e-Doręczenia kończy się na etapie stwierdzenia braku adresu w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE) i wydruku pisma przez Pocztę Polską, a następnie doręczeniu go w tradycyjnej, listownej formie.
Braku aktualnej możliwości ruchu dwukierunkowego (także do komorników sądowych) upatrywać należy w dalszym prowadzeniu akt komorniczych w postaci papierowej. Oczekiwaną w tym zakresie zmianą jest wprowadzenie w pełni cyfrowych akt komorniczych, a następnie uregulowanie prawne możliwości składania pism w sposób elektroniczny do komorników sądowych.
Zgodnie z harmonogramem wdrożenia e-Doręczeń od 1 października 2029 roku obowiązek stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych objąć miał, poza komornikami, także sądy, trybunały, prokuratury, organy ścigania i służbę więzienną. Czy ustawodawca zmienił zdanie w zakresie sądów?
Portal Informacyjny Sądów Powszechnych
Do 1 marca 2026 roku Portal Informacyjny Sądów Powszechnych przestał być wyłącznie narzędziem do przeglądania akt i stanu postępowań. Z tym dniem stał się w ograniczonej jeszcze części i dla ograniczonej listy podmiotów dwukierunkową platformą komunikacji z sądem. Dzięki wprowadzonej funkcjonalności Portal stał się biurem podawczym dostępnym przez całą dobę.
Wprowadzona zmiana przyniesie oszczędność czasową w rozpoznaniu sprawy i wyeliminuje koszty powstałe przy doręczeniu przesyłek za pośrednictwem operatora pocztowego, jak też wszystkie koszty administracyjne z tym związane. Na samym początku korzyści czasowe mogą okazać się marginalne w kontekście czasu trwania całego postępowania, ale jest to krok w dobrym kierunku.
Systemy sądowe nie zostały aktualnie dostatecznie przygotowane na tę zmianę, co powoduje konieczność „drukowania cyfryzacji” – sytuacji, w której obieg dokumentu kończy się w momencie, w którym kończy się konkretny system informatyczny. Złożony elektronicznie dokument, po wydrukowaniu trafia do akt sprawy, w której istnieć już może e-protokół z rozprawy (bardzo dobrze oceniana funkcjonalność, podobnie jak rozprawy online). Niestety ogranicza to aktualnie część korzyści jakie wynikają z wprowadzanej cyfryzacji. Wynika to z faktu, że systemy, na których działają sądy tworzone były w różnym czasie, z różnymi funkcjonalnościami. By sądowy wymiar sprawiedliwości stał się w pełni cyfrowy potrzebna jest, podobnie jak u komorników sądowych pełna cyfryzacja akt sprawy.
Ryzyka prawne i społeczne związane z cyfryzacją wymiaru sprawiedliwości
Wprowadzane zmiany należy oceniać z ostrożnym optymizmem, ale z optymizmem. Z jednej strony widzimy realne korzyści płynące z wprowadzonych usprawnień, z drugiej zaś musimy dostrzegać nowe ryzyka prawne i organizacyjne, które wcześniej nie występowały.
Pierwsze ryzyko to dostępność systemu, który jeszcze dla niewielkiej liczby rodzajów pism, staje się podstawowym kanałem komunikacji z sądem. Jeżeli w ostatnim dniu terminu nastąpi awaria systemu, może to mieć poważne konsekwencje procesowe. Warto podkreślić, że tylko dla procedury cywilnej (dla karnej już nie), w razie wystąpienia w ostatnim dniu terminu ograniczenia dostępności portalu (nieważne, o jakiej porze dnia) mamy do czynienia z automatycznym przesunięciem terminu i nie jest to przywrócenie terminu na wniosek, lecz nowy termin określony przez ustawę. Termin ten przesuwa się na następny dzień roboczy po dniu, w którym przywrócono dostępność.
Drugie ryzyko to dualizm komunikacyjny – pisma składane przez portal kontra tradycyjna poczta – mogący generować, przynajmniej na początku, niepewność, która z form jest właściwa.
Trzecim wyzwaniem jest bezpieczeństwo danych – systemy sądowe przetwarzają olbrzymią ilość informacji, w tym danych osobowych, finansowych, a także danych wrażliwych. W związku z tym wraz z postępem cyfryzacji rośnie też potrzeba zapewnienia bezwzględnego cyberbezpieczeństwa i ochrony infrastruktury informatycznej państwa.
Technologia rozwija się znacznie szybciej niż nawyki społeczne, co rodzi realne ryzyko wykluczenia cyfrowego znacznej części obywateli. Transformacja wymiaru sprawiedliwości nie może być zatem jedynie operacją techniczną, a musi to być proces edukacyjny, rozłożony w czasie. Narzucenie wyłącznie cyfrowych kanałów komunikacji osobom, które przez dziesięciolecia opierały swoje zaufanie do państwa na formie pisemnej i fizycznym kontakcie z urzędem, może drastycznie obniżyć poczucie bezpieczeństwa prawnego. Budowa cyfrowego sądownictwa wymaga zatem etapowości, która pozwoli społeczeństwu na stopniowe oswajanie się z nowymi narzędziami, zapewniając jednocześnie tradycyjne alternatywy dla tych, którzy w świecie algorytmów i e-Doręczeń nie czują się pewnie.
Czy wymiar sprawiedliwości jest w lesie?
Podsumowując, zmiany już wprowadzone, jak i te planowane, wyznaczają właściwy kierunek – taki, w którym nastąpić ma odejście od papieru, czyli symboliczne „wyjście wymiaru sprawiedliwości z lasu”. Jak każda fundamentalna reforma, wymaga ona czasu, dostosowania legislacji, znacznych nakładów finansowych, a także otwartości całego społeczeństwa silnie przywiązanego do tradycyjnej formy dokumentacji.
Obecnie cyfryzacja sądownictwa w Polsce znajduje się w punkcie zwrotnym. Choć wdrożone narzędzia stanowią fundament nowoczesnego systemu, ich pełna efektywność jest wciąż hamowana przez „analogowe nawyki” oraz brak spójności technologicznej. Prawdziwym wyzwaniem nie jest już samo stworzenie platform do przesyłania plików, lecz zbudowanie ekosystemu, w którym obywatel nie będzie zmuszony dosyłać papierowego pełnomocnictwa do cyfrowego wniosku.
Proces cyfryzacji wymiaru sprawiedliwości w Polsce przypomina dziś bardziej zaawansowany projekt budowlany niż gotowy do użytku obiekt. Przyszłość to całkowite odejście od form hybrydowych – tzw. „drukowania cyfryzacji” – na rzecz w pełni elektronicznych akt sprawy. Tylko wtedy prawo do rozpatrzenia sprawy bez nieuzasadnionej zwłoki stanie się faktem, a nie tylko konstytucyjnym postulatem. Kluczem do sukcesu pozostaje jednak nie tylko technologia, ale i powszechna edukacja cyfrowa, dzięki której nowoczesność nie stanie się barierą dla najsłabszych uczestników systemu. Jest to ewolucja długo wyczekiwana i niezbędna dla sprawnego funkcjonowania nowoczesnego państwa.
Autor: adw. Arkadiusz Skwarek, Dyrektor Departamentu Procesowego Zarządzania Wierzytelnościami, Kancelaria Radców Prawnych Ryszewski, Szubierajski sp.k.