Faktura proforma – czym jest i do czego służy?

Faktura proforma – czym jest i do czego służy?

Faktury
Faktury Źródło: Shutterstock / wutzkohphoto

Czym jest faktura proforma oraz w jakim celu się jej używa? Jakie informacje należy w niej zawrzeć? Te i inne wskazówki znajdziesz w poniższym tekście.

Co to jest faktura proforma?

Faktura proforma (możesz się również spotkać z pisownią faktura pro forma – obie wersje są poprawne) to dokument, z którego na co dzień korzystają kontrahenci. Choć jest nazywana fakturą, tak naprawdę nią nie jest i nie występuje w przepisach prawnych. Nie trzeba zatem jej rozliczać, księgować i ujmować w ewidencji księgowej, ale co za tym idzie – nie jest ona oficjalnym dokumentem potwierdzającym sprzedaż ani stanowiącym podstawę do uiszczenia opłaty. Nie należy więc płacić od niej należnego podatku.

W celu dokonania formalności należy wystawić właściwą fakturę za sprzedaż towaru lub dokonanie usługi – to jest dokument księgowy, który stanowi podstawy ujęcia kosztu oraz przychodu.

Do czego służy proforma?

Faktura proforma ma charakter informacyjny i najczęściej jest używana w celu przedstawienia oferty sprzedaży towarów lub świadczenia usług i dokładnych kosztów transakcji. Można zatem mówić o tym, że spełnia funkcję regulacyjną – przedstawia wszelkie szczegóły, dzięki czemu klient będzie znał dokładną kwotę, termin płatności, dane wystawcy faktury i szczegóły dotyczące usługi bądź zakupu. W jego decyzji będzie zaakceptowanie bądź odrzucenie warunków w niej zawartych. Faktura proforma jest niezobowiązująca. Ten rodzaj faktury może również służyć jako podstawa do uzyskania zaliczki lub przedpłaty na poczet realizacji danego zlecenia.

Kiedy można wystawić fakturę proformę?

Istnieje wiele sytuacji, w których faktura proforma bardzo dobrze się sprawdza. Jak już wspomnieliśmy, wystawia się ją głównie w celach informacyjnych, by druga strona mogła poznać szczegóły umowy. Najczęściej ma stosowanie w następujących okolicznościach:

  • przedstawienie oferty handlowej – by kontrahent mógł zapoznać się ze szczegółami oferty oraz warunkami płatności,
  • informacja o dokładnych kosztach, jakie należy ponieść, by otrzymać dany towar lub usługę – kluczowa informacja dla klienta, dzięki której może zdecydować się na zakup danej usługi lub towaru lub zrezygnować z dalszej transakcji,
  • pobranie zaliczki od kupującego – po opłaceniu proformy dojdzie do realizacji usługi bądź wydania towaru,
  • wezwanie do zapłaty za sprzedaż lub usługę, jaka ma nastąpić,
  • przypomnienie o terminie zapłaty.

Przykłady wystawienia faktury proformy

A. Klient jest zainteresowany zakupem mebli w sklepie meblowym X. Udaje się do sklepu stacjonarnego i decyduje się na zakup komody oraz sofy. Konsultant prezentujący ofertę w sklepie wylicza dokładne koszty towaru oraz przedstawia najszybszy możliwy termin dostawy. Wystawia klientowi fakturę proformę, z którą należy udać się do kasy w celu dopełnienia formalności. Klient udaje się więc do kasy, opłaca zakup na podstawie informacji i kwoty zawartej w proformie, a w zamian otrzymuje właściwą fakturę dokumentującą dostawę towaru.

B. Firma marketingowa Y oferuje swoje usługi online, wśród których znajduje się m.in. udostępnienie powierzchni reklamowej na swojej stronie internetowej. Zainteresowany klient decyduje się na zakup reklamy w serwisie w określonym terminie. Firma Y wystawia i wysyła mu fakturę proforma z wyliczonym kosztem usługi oraz terminem jej realizacji. Po opłaceniu proformy zlecenie zostaje przyjęte do realizacji, a klient otrzymuje właściwą fakturę dokumentującą wykonanie usługi. Ważne jest to, że proformy nie można wystawić po otrzymaniu zapłaty. Wówczas należy wystawić fakturę właściwą.

Jak wygląda i co zawiera faktura proforma?

Na pierwszy rzut oka faktura proforma nie różni się wyglądem od standardowej faktury VAT. Jedyną różnicą jest dopisek w tytule – musi być zawarte sformułowanie faktura proforma lub proforma (bądź pro forma). Jako że ten rodzaj dokumentu nie figuruje w przepisach, nie powstały więc ściśle określone reguły, według których należy ją stworzyć.

Pozostała jej treść zależy zatem od ustaleń między stronami transakcji. Warto jednak, by na fakturze pro forma znalazły się następujące informacje:

  • tytuł faktury (Faktura pro forma lub Pro forma),
  • numer identyfikacyjny faktury,
  • data i miejsce wystawienia faktury,
  • nazwa usługi lub towaru, którego dotyczy faktura,
  • szczegóły dotyczące towaru lub usługi – jeśli jest konieczność, by je zawrzeć,
  • wartość sprzedaży netto,
  • wartość sprzedaży brutto,
  • wysokość stawki VAT,
  • całościowa kwota do zapłaty,
  • kwota do zapłaty słownie,
  • termin sprzedaży lub realizacji usługi,
  • termin płatności,
  • dane osobowe i adres sprzedawcy,
  • dane osobowe i adres klienta.

Faktura zaliczkowa a faktura proforma – różnice

Jaka jest różnica między fakturą proforma a fakturą zaliczkową? Przede wszystkim faktura zaliczkowa jest dokumentem księgowym, co oznacza, że należy ująć ją w księgach. Dokumentuje zaliczki, przedpłaty i zadatki. Wystawia się ją w sytuacji, gdy dokonano części należnego rozliczenia z tytułu sprzedaży towaru przed jego wydaniem lub świadczenia usług przed ich realizacją. Należy ją wystawić nie później niż 15-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano częściową lub całościową zapłatę, ale nie szybciej niż na 30 dni przed otrzymaniem płatności. Najlepszym rozwiązaniem jest więc wystawienie owej faktury po otrzymaniu płatności od klienta.

Czy warto wystawiać fakturę proformę?

Za pomocą faktury proforma można w prosty i szybki sposób przedstawić klientowi koszty związane z zakupem towaru lub wykonaniem usługi. To zdecydowanie największa jej zaleta i właśnie w tym celu kontrahenci często z niej korzystają. Wówczas w przypadku anulowania transakcji bądź wstrzymania się od chęci zakupu, nabycia towaru lub usługi przez klienta, sprzedający nie musi dokonywać korekty faktury ani nanosić zmian w dokumentach księgowych.

Jako że proforma nie zobowiązuje klienta do zdecydowania się na nabycie towaru lub usługi i jest ona traktowana czysto informacyjnie, nie należy odprowadzać od niej należnego podatku VAT i dokumentować jej. Jest to wygoda dla obydwu stron transakcji, którzy nie są zobowiązani przepisami księgowymi oraz prawnymi. To zdecydowana przewaga nad fakturą zaliczkową, która jest traktowana jako dokument księgowy.

Stosowanie faktur proforma ma na celu również zachęcenie klienta do zakupu. Klient ten czuje się bowiem odpowiednio potraktowany przez kontrahenta, otrzymując oficjalne podsumowanie ewentualnej transakcji, w której zawarte są informacje o kosztach, przedmiocie transakcji oraz danych sprzedawcy.

Dzięki wystawieniu proformy sprzedający zyskują również pod względem finansowym. Taka faktura daje bowiem zwiększone szanse na terminową płatność lub stanowi wezwanie do zapłaty. Ważny jest również fakt, że podpisanie faktury proformy przez kontrahenta umożliwia traktowanie jej jako umowy.

Czytaj też:
Numer konta bankowego – co zawiera numer rachunku?

Źródło: WPROST.pl
 0

Czytaj także