Wypowiedzenie umowy o pracę. Czy zawsze musi być na piśmie? Jakie są terminy?

Są osoby, które w jednej firmie spędzają całe życie zawodowe. To się obecnie zdarza jednak bardzo rzadko, więc w którymś momencie jedna ze stron – pracownik lub pracodawca – postanawia zakończyć współpracę. Odbywa się po poprzez złożenie wypowiedzenia.

Tylko prawidłowe złożenie wypowiedzenia skutkuje rozwiązaniem umowy. Procedurę tę reguluje Kodeks pracy.

Jak rozwiązać stosunek pracy?

Wyróżniamy 3 rodzaje rozwiązań stosunku pracy:

• rozwiązanie umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia,
• rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia,
• rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron.

W tym tekście przyjrzymy się pierwszemu wariantowi, czyli rozwiązaniu z zachowaniem okresu wypowiedzenia.

Wypowiedzenie w formie pisemnej – z zastrzeżeniem!

Wypowiedzenie umowy o pracę musi być złożone w formie pisemnej, co wprost wynika z art. 30 § 3 k.p. Ponadto pod wypowiedzeniem musi się znaleźć własnoręczny podpis pracodawcy lub wskazanej przez niego osoby, co dyskwalifikuje wypowiedzenie złożone „zwykłym” mailem (chyba że zostanie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ten jest bowiem równoważny z odręcznym podpisem).

Nie oznacza to, że wypowiedzenie złożone ustnie lub mailem (bez podpisu kwalifikowanego) będzie nieważne. Sprawa jest tu bardziej złożona, bo prawnicy wyróżniają różne rygory, np. rygor nieważności albo rygor do celów dowodowych. Jeśli firma złoży wypowiedzenie mailem lub ustnie, to wprawdzie stosunek pracy ustanie w terminie określonym przez pracodawcę, ale jednocześnie pracownik będzie mógł zakwestionować wypowiedzenie w sądzie pracy. Czyli pracodawca wypowiedział umowę, ale wadliwie, narażając się na to, że pracownik będzie dochodził swoich racji.

Trzeba zachować termin

Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem oznacza, że stosunek pracy nie rozwiązuje się natychmiast, ale po upływie czasu, który został przewidziany w umowie lub wynika z Kodeksu pracy.

Długość okresu wypowiedzenia zależy od rodzaju umowy i stażu pracy w danym miejscu. Najkrótsze terminy wypowiedzenia przewidziane są dla umowy na okres próbny.

• 3 dni robocze, jeśli okres próbny nie przekracza 2 tygodni;
• 1 tydzień, jeśli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie;
• 2 tygodnie, jeśli okres próbny wynosi 3 miesiące.

Jeśli umowa byłą zawarta na czas nieokreślony, to ter,iny wypowiedzenia wynoszą:

• jeśli zatrudnienie trwało krócej niż 6 miesięcy – 2 tygodnie
• jeśli zatrudnienie trwało co najmniej 6 miesięcy – 1 miesiąc
• jeśli zatrudnienie trwało więcej niż 3 lata – 3 miesiące

Okresy wypowiedzenia dla umów zawartych na czas określony są takie same jak dla umów na czas nieokreślony.

Terminy wypowiedzenia można skrócić

Wskazane powyżej terminy mogą być modyfikowane i w praktyce często się tak dzieje. Nietrudno sobie wyobrazić sytuację, w której strony nie chcą kontynuować współpracy przez trzy miesiące, bo po złożeniu wypowiedzenia atmosfera robi się często trudna, brakuje zaufania i zwyczajnej sympatii.

Nie ma sensu na siłę wydłużać przymusowej współpracy, więc przepisy dopuszczają skrócenie okresu wypowiedzenia – ale tylko pracownikowi, któremu przysługuje 3-miesięczne wypowiedzenie. W innych przypadkach nie jest to możliwe.

Jeśli pracodawca wychodzi z inicjatywą skrócenia okresu wypowiedzenia (bo na przykład nie chce angażować dłużej w sprawy i tajemnice firmy osoby, z którą wkrótce i tak się pożegna), to ma obowiązek wypłacić pracownikowi wynagrodzenie za czas tego skrócenia. Ponadto może skrócić okres wypowiedzenia tylko do jednego miesiąca.

Powyższa zasada to ochrona interesów pracownika. Skoro przepisy dają mu prawo do trzech miesięcy pracy po wypowiedzeniu umowy, to nie można go pozbawiać pieniędzy z tego tytułu.

Okres, za który przysługuje odszkodowanie, wlicza się pracownikowi pozostającemu w tym okresie bez pracy do okresu zatrudnienia, nie wlicza się natomiast do wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Pracodawca nie musi się zgodzić na skrócenie okresu

Jeśli z kolei to pracownik nalega na skrócenie terminu wypowiedzenia (bo ma już inne plany na przyszłość, znalazł pracę), to oczywiście żadne dodatkowe wynagrodzenie już mu się nie należy. Pracodawca nie musi jednak zgadzać się na prośbę pracownika i jeśli uzna, że potrzebuje go w firmie, to pracownik musi stawiać się w pracy do upływu terminu wypowiedzenia. Zasady obowiązują przecież dwie strony.