Nie każda premia to naprawdę premia. Prawniczka wyjaśnia, kiedy można o nią walczyć w sądzie

Zazwyczaj wątpliwości wynikają z treści regulaminów wynagradzania przyjętych w danej organizacji oraz z braku zrozumienia pojęć ustawowych, które mają decydujące znaczenie dla praw pracowników i obowiązków pracodawców.

Regulaminy wynagradzania niejednokrotnie posługują się terminami „premia uznaniowa” i „premia regulaminowa”, podczas gdy powinny stosować odpowiednio termin „nagroda” i „premia”.

Rozróżnienie premii od nagrody jest o tyle istotne, że niosą one ze sobą inne znaczenia i inne konsekwencje – zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika.

Z punktu widzenia żądania zapłaty premii nie ma znaczenia, jak została ona nazwana w regulaminie wynagradzania, ale jak została opisana. Czym bardziej szczegółowo regulamin opisuje zasady przyznania premii, tym bardziej uzasadnione jest żądanie jej wypłaty przy spełnieniu przez pracownika wymaganych warunków.

Kiedy premia uznaniowa jest nagrodą?

Zgodnie z przepisami prawa pracy nagroda przysługuje pracownikowi, który przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczynia się szczególnie do wykonywania zadań zakładu.

Jeśli w regulaminie wynagradzania zapisano, że pracownikowi może zostać przyznana miesięczna premia uznaniowa i ponadto nic więcej nie dodano – to nie ma wątpliwości, że mamy do czynienia z nagrodą.

Prawo nie wymaga tworzenia żadnych przepisów zakładowych wskazujących prawo pracownika do nagrody. Przyznając pracownikowi nagrodę, wystarczy poinformowanie go o jej przyznaniu i dyspozycja na liście płac.

Ponieważ przyznanie nagrody zależy od swobodnego uznania pracodawcy, w konsekwencji nie ma ona charakteru roszczeniowego.

Pracownik nie może skutecznie zażądać jej wypłaty, a dochodzenie zapłaty w sądzie, z dużym prawdopodobieństwem, zakończy się oddaleniem roszczenia i nałożeniem na pracownika obowiązku zwrotu pracodawcy kosztów postępowania.

A kiedy premia jest premią?

Zupełnie inaczej jest z premią. Świadczenie to nie jest uregulowane w Kodeksie pracy i jego wypłata (jako część wynagrodzenia za pracę) musi wynikać z innych przepisów prawa, układów zbiorowych pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę.

Jeśli w regulaminie wynagradzania w sposób szczegółowy określono, jakie warunki/cele musi spełnić pracownik, żeby dostać premię uznaniową, a dodatkowo wpisano jej wysokość, to mamy do czynienia z premią.

Premia ma charakter roszczeniowy. Pracownik po spełnieniu wskazanych przez pracodawcę wymagań może żądać wypłaty premii, a pracodawca ma obowiązek ją wypłacić. W przypadku nagrody pracownik nie ma takiego roszczenia, a pracodawca takiego obowiązku.

Skoro pracownik ma roszczenie o wypłatę premii, to w przypadku odmowy jej wypłacenia może zwrócić się o pomoc do sądu. W takiej sytuacji pozycja pracodawcy w sporze sądowym jest bardzo trudna.

Istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że sąd nakaże mu wypłacenie pracownikowi premii z odsetkami, zwrot pracownikowi poniesionych przez niego kosztów postępowania sądowego, jak również (w zależności od wysokości dochodzonej przez pracownika premii) dopłatę nieopłaconej przez pracownika opłaty sądowej od pozwu.

Jeśli nie ma wątpliwości, że pracownikowi przyznano premię, jednak zasady określenia jej wysokości nie są jasne lub przy ustalaniu wysokości premii naruszono zasady oceny pracownika, to kwestia ta również może być poddana pod rozstrzygnięcie sądu.

W takiej sytuacji sąd ma prawo do ustalenia wysokości dochodzonej przez pracownika premii uwzględniając zarówno przepisy regulaminu wynagradzania, jak też całokształt okoliczności faktycznych sprawy.

Co robić, jeśli mamy wątpliwości co do charakteru przyznanego w regulaminie świadczenia?

Jeśli pojawiają się wątpliwości co do tego, czy mamy do czynienia z premią czy z nagrodą, to warto przeanalizować postanowienia regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę przez pryzmat stanowiska Sądu Najwyższego.

Jego zdaniem „świadczenie ma charakter uznaniowy tylko wtedy, gdy regulamin wynagradzania nie określa warunków przyznania świadczenia albo gdy warunki przyznania świadczenia są określone w sposób na tyle ogólny, że uniemożliwiają kontrolę ich spełnienia (…)”.

Jeśli jednak postanowienia umowy o pracę lub regulaminu określają podstawy przyznania premii, to „przyznanie premii pracownikowi nie zależy od uznania pracodawcy, lecz od spełnienia warunków przewidzianych w tym regulaminie. Z tego punktu widzenia pojęcie 'premia uznaniowa' jako wewnętrznie sprzeczne nie powinno być stosowane w regulaminach wynagradzania, które określają konkretne i sprawdzalne warunki jej przyznawania”.

Czy premia przysługuje również byłym pracownikom?

Analiza aktualnego orzecznictwa prowadzi do wniosku, że tak – premia przysługuje również byłym pracownikom. Zasadą jest, że przy wypłacie premii nie można pominąć pracownika, który przepracował cały okres objęty premią, spełnił wskazane w umowie lub regulaminie warunki, jednak w dniu jej wypłaty nie był zatrudniony w organizacji.

Pracodawca, który naruszy tę zasadę, naraża się na przegranie postępowania sądowego i związane z tym koszty. Zdaniem Sądu Najwyższego pominięcie pracownika w opisanych powyżej okolicznościach narusza zasady wynagradzania za pracę wykonaną, wynagradzania według ilości i jakości pracy, jak również równego traktowania pracowników.

Jeśli były pracownik przepracował tylko cześć roku premiowego i w tym okresie osiągnął stawiane mu cele, to w takim przypadku pracodawca również ma obowiązek wypłacenia pracownikowi premii – z tą różnicą, że powinna zostać ona wypłacona w wysokości proporcjonalnej do przepracowanego przez tego pracownika okresu premiowanego.

Co robić, jeśli prawo do premii wynika z umowy o pracę i po jej zawarciu nastąpiła niekorzystna zmiana regulaminu wynagradzania?

W takiej sytuacji niekorzystna zmiana regulaminu wynagradzania ma znaczenie tylko, jeśli taka zmiana nastąpiła za zgodą pracownika wyrażoną w porozumieniu zmieniającym umowę lub w drodze wypowiedzenia warunków płacy. Z doświadczenia wiem, że pracodawcy bardzo często o tym zapominają i w postępowaniu sądowym powołują się na zmianę regulaminu mylnie uznając, że sama zmiana regulaminu jest skuteczna.

A więc, czy warto walczy o premię? Czasami „diabeł tkwi w szczegółach”, a „premia uznaniowa” to nie zawsze „nagroda”. Przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań warto szczegółowo przeanalizować treść regulaminu wynagradzania i umowy o pracę, w szczególności sposób uregulowania premii uznaniowej. Może się okazać, że premia uznaniowa nie jest tak uznaniowa jak nam się wydaje i mamy zasadne podstawy do walki o swoje prawa.