e-Deklaracje, czyli sposób na wygodne rozliczenie PIT online

Postępująca cyfryzacja gospodarki przekłada się na odczuwalne udogodnienia, w tym również na ułatwienia związane z rozliczeniami podatkowymi. Problemy związane z wyborem odpowiedniej deklaracji PIT, jej właściwym uzupełnieniem, a także z koniecznością osobistego złożenia dokumentów w Urzędzie Skarbowym to dla wielu z nas pieśń przeszłości. Aktualnie większość spraw związanych rozliczeniami podatkowymi załatwić można w kanałach elektronicznych, bez konieczności osobistego stawiennictwa w urzędzie.

Jakby było mało, realizacja tego celu możliwa jest za pośrednictwem wielu wartych uwagi rozwiązań. Możemy zaliczyć do nich przygotowany przez Ministerstwo Finansów system e-Deklaracje, usługę Twój e-PIT czy oprogramowanie udostępnione przez szereg firm komercyjnych. Skorzystanie z nowoczesnych narzędzi to nie tylko oszczędność czasu i możliwość zachowania większego dystansu społecznego. To także lista innych korzyści pozwalających na ograniczenie ryzyka popełnienia błędu, zdalne korygowanie złożonych wcześniej deklaracji czy skrócenie oczekiwania na zwrot podatku. W poniższym tekście skupimy się na możliwościach oferowanych przez system e-Deklaracje.

Czym są e-Deklaracje i kto może z nich korzystać?

Serwis e-Deklaracje jest uruchomionym 1 stycznia 2008 roku systemem elektronicznym, który pozwala rozliczać podatki i składać dokumenty za pośrednictwem internetu. Z rozwiązania tego mogą korzystać zarówno osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, jak i przedsiębiorcy. System e-Deklaracje adresowany jest do podmiotów odprowadzających:

• podatek dochodowy od osób fizycznych,
• podatek dochodowy od osób prawnych,
• podatek od towarów i usług,
• podatek od spadków i darowizn,
• podatek od czynności cywilnoprawnych,
• podatek od niektórych instytucji finansowych,
• podatek od gier hazardowych,
• podatek tonażowego,
• podatek od wydobycia niektórych kopalin.

System pozwala też na złożenie e-deklaracji przez przedsiębiorstwa w spadku i płatników, którzy mogą złożyć elektronicznie m.in. deklarację PIT-11, PIT-40, PIT-4R czy IFT-1. W ramach rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych można m.in. wykorzystać poniższe formularze interaktywne:

• PIT-37,
• PIT-36,
• PIT-28,
• PIT-36L,
• PIT-38,
• PIT-39,
• PIT-16A,
• PIT-19A,
• PIT-16,
• PIT-OP.

Jak złożyć e-Deklarację?

Korzystając z systemu mamy do wyboru trzy sposoby na złożenie e-Deklaracji. Pierwszy z nich polega na złożeniu formularza interaktywnego. Można to zrobić, wchodząc na stronę rządową podatki.gov.pl, wybierając e-Deklaracje, a następnie wskazując konkretny podatek. W kolejnym kroku należy wypełnić formularz i podpisać go podpisem kwalifikowanym lub innymi danymi autoryzującymi.

Następną metodą na złożenie e-deklaracji jest wykorzystanie modułu systemu finansowo-księgowego, dzięki czemu można wysłać deklarację bezpośrednio z systemu księgowego firmy z automatycznym podpisem wszystkich dokumentów. Trzecim sposobem jest skorzystanie z Uniwersalnej Bramki Dokumentów (UBD). W ten sposób można przekazać nawet 20 tys. deklaracji w jednym czasie. Bramka UBD nie pozwala jednak na korekty deklaracji. Te można zrobić wysyłając pojedynczy dokument na platformę e-Deklaracje. W każdym z wariantów warto każdorazowo pobrać i zachować Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Urzędowe Poświadczenie Odbioru - czym jest i jak je pobrać?

Posiadanie UPO jest jedynym dowodem potwierdzającym złożenie zeznania podatkowego i innych deklaracji podatkowych. Można powiedzieć, że to cyfrowy odpowiednik potwierdzenia nadania listu poleconego. Pobieranie i zachowywanie Urzędowych Poświadczeń Odbioru jest działaniem rekomendowanym przez Ministerstwo Finansów. Trzeba pamiętać, że wysłanie dokumentu przez e-Deklaracje nie jest równoznaczne z jego złożeniem. Dopiero kiedy deklaracji zostanie nadany status „200”, możemy mieć pewność, że dokument został poprawnie złożony i możemy pobrać UPO. Poświadczenie można wygenerować w formacie XML lub PDF.

W takcie przetwarzania dokumentów mogą pojawić się inne kody weryfikacji. Przykładowe statusy:

• 300: brak dokumentu,
• 301: dokument w trakcie przetwarzania,
• 302: dokument wstępnie przetworzony,
• 303: dokument w trakcie weryfikacji podpisu,
• 400: przetwarzanie dokumentu zakończone błędem,
• 403: dokument z niepoprawnym podpisem.

Należy pamiętać, że otrzymany w trakcie składania deklaracji numer referencyjny nie jest potwierdzeniem wypełnienia obowiązku podatkowego. Rolę tę pełni wyłącznie Urzędowe Poświadczenie Odbioru.

Jak podpisać e-Deklarację?

Podczas składania e-Deklaracji konieczne jest jej podpisanie. Dla osób przyzwyczajonych do tradycyjnych druków pojęcie to może wydawać się abstrakcyjne. Trwa to zazwyczaj do czasu wykonania ich pierwszej autoryzacji elektronicznej. W celu podpisania dokumentów przesyłanych przez system e-Deklaracje można wykorzystać:

• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• dane autoryzujące, które muszą uwzględniać:
• numer PESEL lub NIP,
• pierwsze imię,
• nazwisko,
• datę urodzenia,
• kwotę przychodu z ubiegłorocznego zeznania podatkowego.
• podpis elektroniczny użytkownika na Portalu Podatkowym, o ile deklaracja wysyłana jest z konta podatnika na tym portalu,
• platformę ePUAP i profil zaufany - można zrobić to za pośrednictwem bankowości internetowej, o ile bank daje możliwość założenia profilu zaufanego.

Czy małżonkowie mogą rozliczyć się wspólnie?

Małżonkowie muszą podjąć decyzję, czy będą składali zeznanie podatkowe wspólnie, czy samodzielnie. Z wykorzystaniem systemu e-Deklaracji mogą zrobić to wspólnie, zaznaczając odpowiednie pole. Zeznanie podatkowe podpisywane jest wyłącznie przez małżonka, który jako pierwszy występuje w deklaracji. Działanie to jest równoznaczne z oświadczeniem o upoważnieniu go przez współmałżonka do złożenia wniosku o łączne opodatkowanie ich dochodów. Trzeba pamiętać, że oświadczenie to składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania.

Czy warto rozliczać się online przez e-Deklaracje?

Przewaga formularza elektronicznego nad tradycyjnym drukiem widoczna jest niemal na każdej płaszczyźnie. Najbardziej oczywistą zaletą rozliczania się z Urzędem Skarbowym przez internet jest oszczędność czasu. Równie ważne jest także ograniczenie ryzyka popełnienia błędu, który w przyszłości może oznaczać konieczność składania wyjaśnień lub – co gorsza – zapłacenia kary. Co prawda system e-Deklaracje nie daje tak daleko idącej wygody, jak usługa Twój e-PIT, jednak za jej pomocą rozliczymy i złożymy tylko PIT-28, PIT-36, PIT-37 lub PIT-38 z wyłączeniem przychodów z działalności gospodarczej i działów specjalnych produkcji rolnej. Platforma e-Deklaracje daje w tym obszarze dużo większe możliwości.

Nie można także zapominać, że zeznania podatkowe złożone przez kanały zdalne dają szansę na szybszy zwrot nadpłaconego podatku. W przypadku standardowych druków złożonych w Urzędzie Skarbowym w tradycyjny sposób, okres ten sięgać może nawet 3 miesięcy od momentu złożenia zeznania. Natomiast w przypadku deklaracji online zwrot następuje do 45 dni. Rozlicz PIT online i przekonaj się, jakie korzyści daje takie rozwiązanie. Jest duże prawdopodobieństwo, graniczące z pewnością, że nigdy nie sięgniesz już po papierowe formularze.