Pełna księgowość w chmurze – czy prowadzenie firmy i jej księgowości przez internet jest możliwe?
Pełna księgowość – wersja pudełkowa a księgowość w chmurze
We współcześnie działających na rynku biurach rachunkowych coraz rzadszym widokiem są regały czy szafy zapełnione segregatorami. Powodem jest powszechność programów do zarządzania firmą, w tym do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Z tego rozwiązania korzystają również firmy, które posiadają wewnętrzny dział księgowości i nie współpracują z zewnętrznymi ekspertami. Zasadniczo dostępne programy można podzielić na tradycyjne i dobrze znane wersje pudełkowe oraz nowoczesne rozwiązania w chmurze.
Programy sprzedawane w wersjach pudełkowych to starszy typ programów do zarządzania firmą. Aby móc korzystać z zakupionego produktu, trzeba go fizycznie otrzymać, a następnie zainstalować na komputerze. Dla użytkownika kłopotliwe może okazać się zarówno skonfigurowanie programu, jak i jego regularne aktualizacje. W zależności od typu licencji aktualizacje mogą okazać się dodatkowo płatne, mogą też odbywać się z opóźnieniami. To jeden z wielu powodów, dla których wersje pudełkowe są wypierane przez programy w chmurze, czyli dostępne online.
Czym charakteryzują się programy w chmurze? Jako przykład jednego z nich można podać Systim.pl, który nie wymaga instalacji – dostęp do programu uzyskuje się poprzez przeglądarkę internetową. Po podaniu loginu i hasła, użytkownik może rozpocząć pracę z dokumentacją. Aktualizacje odbywają się zdalnie, bez konieczności angażowania do tego użytkownika. Z kolei obsługa programu do fakturowania, magazynu i księgowości jest intuicyjna – osoby z niego korzystające nie muszą zagłębiać się w instrukcję czy przechodzić dodatkowych szkoleń.
Jakie są zalety i wady prowadzenia pełnej księgowości w chmurze
Profesjonalni księgowi, biura rachunkowe i wreszcie przedsiębiorcy – to właśnie im dedykowana jest pełna księgowość w chmurze. Jak każde rozwiązanie, pełna księgowość w chmurze ma swoje zalety i wady. Główne korzyści dla przedsiębiorcy to przede wszystkim: minimalizacja kosztów, szybki dostęp do danych, optymalizacja procesów, możliwość dopasowania oprogramowania do własnych potrzeb i oraz skorzystania ze wsparcia specjalistów.
Pełna księgowość w chmurze a minimalizacja kosztów
Przedsiębiorca korzystający z tego rozwiązania może na bieżąco monitorować koszty, a także reagować, gdy przekraczają one założony budżet. W efekcie ma on większą kontrolę nad wydatkami i wie, na których obszarach powinien skoncentrować swoją uwagę. Dodatkowo osoby odpowiedzialne za prowadzenie ksiąg rachunkowych mogą wybrać taki pakiet oprogramowania, który będzie posiadał wyłącznie potrzebne funkcje. Eliminuje to konieczność płacenia za dostęp np. do programu magazynowego, z którego firma nie ma potrzeby korzystać.
Księgowość w chmurze to szybki dostęp do danych
Wystarczy tylko odpowiednie urządzenie (komputer, laptop, tablet lub smartfon) oraz połączenie z internetem, aby zacząć korzystać z pełnej księgowości w chmurze. Co więcej, kontrahenci firmy również mogą czerpać korzyści z programu (w ograniczonym zakresie), np. mogą składać zamówienia za pośrednictwem systemu. Jednocześnie każdemu z pracowników można dać konkretne uprawnienia, np. dostęp wyłącznie do wybranych modułów.
Optymalizacja procesów za pomocą księgowości w chmurze
Korzystanie z księgowości w chmurze pozwala przechowywać w jednym miejscu wszystkie informacje dotyczące firmy. Jeżeli kontrahenci otrzymali częściowy dostęp do systemu, to część prac podlegać będzie zautomatyzowaniu. To nie wszystko, bo również tworzenie różnorodnych raportów czy kontrola nad realizowanymi projektami są wspomagane wieloma narzędziami. W efekcie pracownicy mogą skoncentrować się na merytorycznej stronie swojej pracy zamiast na żmudnym „wklepywaniu” danych do programu, co pozwala również zminimalizować ryzyko błędów.
Możliwość dopasowania oprogramowania do własnych potrzeb
Programy do księgowania w chmurze zostały zaprojektowane z myślą o różnych potrzebach użytkowników. Pracownicy biur rachunkowych czy firm mogą je spersonalizować, stosując własne ustawienia w panelu administratora. Możliwe jest też modyfikowanie szablonów dokumentów, w tym choćby poprzez dodanie firmowego logo. Dzięki temu praca z programem jest jeszcze wydajniejsza i dopasowana do wymagań konkretnej organizacji.
Możliwość skorzystania ze wsparcia specjalistów
Rozwiązania w chmurze z reguły oferowane są w modelu abonamentowym – klient płaci za dostęp co miesiąc tak długo, jak korzysta z księgowości online. W ramach abonamentu może użytkować wybrane moduły oraz zwrócić się o pomoc do specjalistów. Z reguły wsparcie jest udzielane kilkoma kanałami (np. za pośrednictwem poczty elektronicznej i telefonicznie), dzięki czemu klient może szybko i w dogodny dla siebie sposób otrzymać niezbędną pomoc.
Czy pełna księgowość w chmurze jest legalna i bezpieczna?
Pełna księgowość w chmurze jest zarówno legalna, jak i w pełni bezpieczna. Aby móc korzystać z programu, użytkownik musi się do niego zalogować. W przypadku programów do księgowości w chmurze dane muszą być odpowiednio zabezpieczone. Z tego względu standardem jest szyfrowanie przy wykorzystaniu technologii SSL. Właściciele firm mogą zdecydować się także na dwuetapowe logowanie do programu, co jeszcze bardziej podnosi poziom bezpieczeństwa. Wówczas ryzyko, że dostęp do poszczególnych modułów wykorzystywanych przez firmę uzyskają osoby postronne, zostaje jeszcze bardziej ograniczone.
Programy do księgowości w chmurze są systematycznie aktualizowane. Nie ma zatem możliwości, aby program nie był zgodny z aktualną ustawą o rachunkowości czy nie spełniał wymogów formalnych i nie odpowiadał na zmiany zachodzące w prawie. Mowa tu choćby o wprowadzonym w połowie 2018 r. rozporządzeniu dotyczącym przetwarzania danych osobowych (RODO). Użytkownicy programów do księgowości mogą mieć do swojej dyspozycji np. wzór umowy o powierzeniu danych osobowych, dzięki czemu nie tracą czasu i pieniędzy na konsultacje z prawnikiem.
Bezpieczeństwo programów do pełnej księgowości w chmurze wraz z jego kompleksowymi możliwościami (zarządzanie firmą, współpraca grupowa, CRM, ERP czy system Intranet) sprawiają, że jest to rozwiązanie dedykowane organizacjom o różnej wielkości. Skorzystać z niego mogą zarówno mikro-, małe, jak i średnie przedsiębiorstwa, których właściciele chcą usprawnić wewnętrzną pracę firmy i mieć jeszcze większą kontrolę nad całością dokumentacji. Dziś wybór oprogramowania w chmurze może pomóc w budowie przewagi konkurencyjnej.