5 sposobów na poprawę efektywności pracy w zawodzie prawnika

Czym jest efektywność?

Co tak naprawdę kryje się pod pojęciem efektywności? W odniesieniu do pracy, chodzi o jak najbardziej wydajne wykorzystanie czasu w celu osiągnięcia określonych celów. Kiedy pracujemy efektywnie, niewielkim kosztem jesteśmy w stanie uzyskać pożądane przez nas rezultaty. Oczywiście prowadząc własną kancelarię lub też każdy inny biznes, nastawiamy się na zyski finansowe, jednak efektywność odnosi się także do innych osiągniętych celów, które pomogą rozwijać się naszej firmie. Każdy z nas czasem ma gorszy okres zarówno zawodowo jak i prywatnie, co także może przełożyć się na skuteczność podejmowanych przez nas działań. Czasem jednak okazuje się, że spadek skuteczności wynika ze złej organizacji pracy. Warto zatem poznać sposoby na to, by zwiększyć efektywność w pracy.

Poznaj sposoby na poprawę efektywności

Istnieje wiele sposobów, które pozwolą na wzrost efektywności pracy, szczególnie w przypadku zawodów prawniczych. Poniżej przedstawiamy 5 z nich:

• Grunt to dobra organizacja

Nie bez powodu mówi się, że dobra organizacja pracy to podstawa sukcesu. Odpowiednie rozplanowanie zadań pozwoli określić kolejność ich wykonywania w zależności od ważności. Wbrew pozorom, pracownicy czują się bardziej komfortowo w zadaniowym trybie pracy. Jasno określone zadania, pozwolą na zaplanowanie czasu, który trzeba na nie poświecić.

• Dobra komunikacja

Czasem są takie dni, że wszechobecny chaos jest wręcz paraliżujący dla jakiegokolwiek działania w naszej firmie. Dlatego tak ważna jest dobra komunikacja, której podstawą jest niczym niezmącony przepływ informacji. Ma to szczególne znaczenie w przypadku, gdy pracujemy pod presją czasu i nie chcemy tracić go na wyszukiwanie informacji o prowadzonej przez nas sprawie, np. na mailu.

• Potrzebny jest lider

W każdym zespole potrzebna jest osoba, która posiada cechy przywódcze. Oznacza to, że nie tylko potrafi zmotywować pracowników do efektywnej pracy, ale także wskazuje kierunki oraz deleguje zadania adekwatnie do predyspozycji oraz charakteru danej osoby.

• Bardzo ważna jest przestrzeń biurowa

Choć może to wydawać się dziwne, bardzo duży wpływ na naszą wydajność w pracy ma otoczenie. Chodzi tutaj zarówno o stosunki panujące w kancelarii jak i otoczenie w sensie fizycznym. Należy zapewnić pracownikom przestronną i jasną przestrzeń do pracy. Bałagan przytłacza nas i źle wpływa na naszą psychikę i samopoczucie.

• Przerwy w pracy

Bardzo ważnym elementem prac są przerwy. Choć brzmi to kuriozalnie, stres i permanentne przemęczenie nie wpływa dobrze na nasze wyniki w pracy. Szczególnie w przypadku prowadzenia spraw, które są bardzo skomplikowane

Skorzystaj z innowacyjnych rozwiązań

Jeżeli w Twojej firmie pojawił się znaczny spadek efektywności zarówno w przypadku Twoich pracowników, jak i samego Ciebie, warto skorzystać z innowacyjnych rozwiązań, które ułatwią powrót na dobre tory. Jednym z nich jest system Amberlo, który umożliwia sprawne zarządzanie sprawami, klientami i powiązanymi informacjami, w tym wiadomościami e-mail i dokumentami. Decydując się na skorzystanie z Amberlo, masz wszystkie swoje obowiązki pod kontrolą, z każdego miejsca i o każdej porze, ponieważ wszystkie dane zawarte są w chmurze. Oczywiście nie ma żadnych obaw o to, że dane wyciekną do rąk niepowołanych osób. Wszystkie dane są zaszyfrowane i odpowiednio chronione na serwerach. Idealna opcją jest kalendarz prawny, który pozwala na powiązanie zadań z klientami oraz sprawami. Oznacza to, że jednym kliknięciem możemy uzyskać dostęp do wszystkich informacji, które nas interesują. Ponadto daje on możliwość informowania swoich Twoich pracowników o ważnych terminach, umawiania spotkań i dostosowania do ich do harmonogramów.

Ponadto, moduły dostępne na platformie to m.in.:

-zarządzanie sprawami – pozwala na indywidualne dostosowanie widoku do Twoich potrzeb. Wszystkie informacje, dokumenty czy korespondencja zostaną przyłączone z daną sprawą, co w znacznym stopniu ułatwi pracę.

-faktury za usługi prawne – pozwala na sprawne rozliczenie, dzięki dokładnej rejestracji czasu pracy i innych kosztów związanych z prowadzeniem sprawy.

-śledzenie czasu i wydatków – w łatwy sposób uzyskasz informacje nt. czasu pracy.

-zarządzanie kontaktami – szybki dostęp do kontaktów, bez konieczności poszukiwania danych kontaktowych na mailu. Wszystkie niezbędne informacje (telefon, e-mail) znajdziesz bowiem w jednym miejscu.

-zarządzaj aktami i dokumentami prawnymi – wirtualne teczki, pozwalają na szybkie i łatwe wypełnianie dokumentów, na podstawie szablonu.

-zarządzanie wiadomościami e-mail – wszystkie wiadomości e-mail zostaną przyporządkowane do danej sprawy, dzięki czemu nie musimy tracić czasu na przeszukiwanie poczty. Ma to ogromne znaczenie szczególnie w przypadku, gdy wiele osób pracuje nad tą samą sprawą, mają dostęp do wiadomości e-mail związanych z konkretną sprawą.

Amberlo to znaczne oszczędność czasu, który możesz poświecić na wykonywanie innych zadań. Ponadto pomoże harmonijnie uporządkować wszystkie Twoje sprawy oraz planować zadania i spotkania. Różnego rodzaju raporty pozwolą na przeanalizowanie sytuacji Twojej firmie, co przełoży się na wzrost efektywności.