Wynajmujesz mieszkanie albo samochód? KSeF zmienia zasady

W przyszłym roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkiem – od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm, a od 1 kwietnia także dla pozostałych podmiotów. Dotychczas wiele osób postrzegało go jako narzędzie wyłącznie dla przedsiębiorców. Okazuje się jednak, że nowe przepisy obejmą również osoby fizyczne wynajmujące mieszkania prywatnie. To istotna zmiana, która może zaskoczyć właścicieli nieruchomości i wymaga od nich przygotowania się na nowe obowiązki.

KSeF a najem prywatny nieruchomości

Najem prywatny najczęściej kojarzy się z wynajmem lokalu mieszkalnego na cele mieszkaniowe osobie prywatnej, ale podmiotem wynajmującym może być także firma.

– Wiele osób wynajmuje swoje mieszkania firmie, czy to po to, żeby ta firma wynajmowała dalej lokal, czy jako siedzibę dla swojej działalności, a więc pod biuro – zauważa w rozmowie z „Wprost” Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt.

Takie sytuacje nie są rzadkością i właśnie w ich przypadku obowiązek korzystania z KSeF będzie szczególnie istotny. Wynajmujący muszą pamiętać, że transakcje z udziałem firm mają inne konsekwencje podatkowe niż zwykły najem prywatny.

– W takim przypadku, czy korzystamy ze zwolnienia, czy jesteśmy podatnikami VAT, wystawiana jest faktura. W przyszłym roku, od kwietnia, jeśli wystawiamy fakturę dla innej firmy, nawet prywatnie, będziemy zobowiązani wystawić ją w KSeF. W przypadku braku posiadania NIP, trzeba go uzyskać – tłumaczy ekspert.

KSeF a najem ruchomości

Najem nie ogranicza się wyłącznie do mieszkań czy lokali użytkowych. W praktyce bardzo często wspólnicy spółek udostępniają swojej firmie inne składniki majątku niezbędne do prowadzenia działalności – na przykład samochody czy sprzęt biurowy.

Jak tłumaczy ekspert, takie transakcje również będą podlegały obowiązkowi fakturowania w KSeF. Oznacza to, że nie tylko właściciele nieruchomości, ale także osoby wynajmujące inne przedmioty swojej spółce, muszą przygotować się na nowe regulacje.

– Rozwiązaniem może być wystawienie rachunków, o ile nie jesteśmy czynnymi podatnikami VAT. Rachunki w tej chwili pozostają poza KSeF. Niemniej jeśli przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą jest czynnym podatnikiem VAT, a jednocześnie wynajmuje np. samochód innej firmie, będzie zobowiązany do wystawienia faktury w KSeF – podpowiada Juszczyk.

Ekspert: „Warto sprawdzić swoje umowy”

Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF wywołuje wśród właścicieli nieruchomości i przedsiębiorców sporo pytań o praktyczne konsekwencje nowych przepisów.

– KSeF to krok w stronę cyfryzacji i transparentności. Z jednej strony to wyzwanie, bo wymaga nowej wiedzy i korzystania z dodatkowych narzędzi, ale z drugiej, jeśli system będzie działał sprawnie, może ułatwić życie podatnikom i uprościć rozliczenia – mówi Juszczyk.

Eksperci podkreślają, że kluczowe jest zrozumienie, kto jest faktycznym najemcą. Różnice między najmem prywatnym a firmowym mają bezpośredni wpływ na obowiązek wystawiania faktur w KSeF. Właściciele nieruchomości powinni też zweryfikować swoje dotychczasowe praktyki i przygotować się do nowych wymogów.

– Warto już teraz sprawdzić swoje umowy i zastanowić się, kto jest najemcą: osoba prywatna czy firma. Jeżeli to firma, właściciel powinien przygotować się na wystawianie e-faktur. Lepiej zrobić to z wyprzedzeniem, niż zostać zaskoczonym w 2026 roku – podpowiada ekspert podatkowy.