KSeF odsłoni każdą fakturę. Firmy pod lupą fiskusa od 2026 r.

Obowiązkowe e-fakturowanie przestanie być wyborem, a stanie się standardem. Dziś część firm nadal wysyła dokumenty kontrahentom i archiwizuje je „po staremu”, lecz od 2026 r. cały obieg faktur przejdzie przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Znikną prywatne kopie i różne formaty plików — powstanie jeden, urzędowy kanał, który ujednolici proces i umożliwi administracji skarbowej wgląd w dokumenty niemal w czasie rzeczywistym. Cel zmian jest podwójny: przyspieszyć rozliczenia w firmach oraz uszczelnić rozliczenia VAT.

Wprowadzenie KSeF

Rząd wprowadza KSeF etapami. Najwięksi podatnicy wystartują w lutym 2026 r., a od kwietnia system obejmie pozostałych przedsiębiorców. Wyjątek przewidziano dla mikrofirm o miesięcznej sprzedaży do 10 tys. zł — będą mogły wystawiać faktury tradycyjnie aż do końca 2026 r. To jednak nie zwalnia ich z przygotowań. Jak zaznacza Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFakt, przesunięcie terminów to „rozsądny krok”, który daje czas na wdrożenie i testy. Jednocześnie mniejsi przedsiębiorcy i tak zaczną odbierać faktury kosztowe przez KSeF od większych dostawców, co wymusi wcześniejsze ustawienie procesów po stronie odbioru dokumentów.

Eksperci zachęcają, by nie czekać do ostatniej chwili. Dobrowolne, wcześniejsze korzystanie z KSeF pozwoli uniknąć chaosu w dniu startu obowiązku — tym bardziej, że w praktyce część zdarzeń (np. wystawienie dokumentu na stacji paliw) będzie uzależniona od nadania numeru w systemie. W badaniu inFakt z końca 2024 r. jedynie 42% przedsiębiorców w ogóle słyszało o KSeF, a tylko 11% wdrożyło jakiekolwiek rozwiązania — to pokazuje, jak niski jest poziom gotowości.

Kontrola fiskusa

Wejście KSeF wzmacnia narzędzia kontroli fiskusa. Każda faktura trafi do systemu Ministerstwa Finansów, co oznacza pełny, zdalny dostęp do danych firmowych dokumentów. Wraz z tym pojawiają się sankcje: za brak dokumentu w KSeF lub błędne dane grożą kary sięgające 100% kwoty podatku z faktury albo 18,7% wartości całego dokumentu. Tomasz Spłuszka z OpenText przypomina, że system „nie wie, czy kwoty są prawidłowe — on je rejestruje”, dlatego to po stronie wystawcy pozostaje dbałość o poprawność. W pierwszym roku obowiązywania (2026) kary mają nie być nakładane — to czas na oswojenie zmian — ale eksperci ostrzegają, że ulga jest pozorna, bo równolegle brakuje jasnych wytycznych dla sprzedaży B2C i e-commerce.

Przedsiębiorcy muszą też liczyć się z okresem przejściowym, w którym dokumenty będą wpływać dwoma torami: część przez KSeF, część tradycyjnie. To dodatkowy wysiłek organizacyjny: konfiguracja uprawnień, integracje systemów i procedury odbioru. Im szybciej firmy zaczną testy, tym mniejsze ryzyko błędów i przestojów, gdy KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich.

Podsumowując: e-fakturowanie ma uprościć obieg dokumentów i uszczelnić VAT, ale wymaga zmiany nawyków i przygotowania narzędzi. Rewolucja cyfrowa nie ma odwrotu — w 2026 r. fiskus zobaczy wszystko, a spóźnialscy zapłacą za błędy.