Tyle firmy naprawdę zapłacą za KSeF. Eksperci wyliczyli

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to obowiązek prawny, który od 1 lutego 2026 roku obejmie duże przedsiębiorstwa o przychodzie powyżej 200 mln zł w 2024 roku oraz wszystkich odbierających faktury. Nowy system ma usprawnić obieg dokumentów, ale dla firm wiąże się też z kosztami wdrożenia i utrzymania rozwiązań informatycznych. Eksperci szacują, że roczne wydatki związane z KSeF mogą sięgać od kilku do nawet kilkunastu tysięcy złotych, w zależności od wielkości przedsiębiorstwa i liczby wystawianych faktur.

Ile naprawdę firmy zapłacą za KSeF?

Jak zauważa ekspert, sam system dostarczany i obsługiwany przez Ministerstwo Finansów jest darmowy. Jednak przygotowanie, adaptacja procesów i wdrożenie KSeF w firmie wiążą się z realnymi kosztami, które warto oszacować z wyprzedzeniem.

– Ich wysokość ostatecznie zależy od wielu czynników, w tym zwłaszcza od stopnia dotychczasowego zaangażowania oraz poczynionych już inwestycji w cyfryzację procesów realizowanych w przedsiębiorstwie, wyboru ścieżki implementacji KSeF, rozwiązań, dostawców czy samego poziomu skomplikowania działalności – stwierdza w rozmowie z „Wprost” Tomasz Mamys, ekspert ds. cyfryzacji w Symfonii.

Wdrożenie KSeF – wersja najtańsza

Zdaniem ekspertów najtańszym rozwiązaniem dla firm będzie skorzystanie z darmowych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów. Resort przygotował dwa programy, które pozwalają obsługiwać Krajowy System e-Faktur bez dodatkowych kosztów.

Pierwszym z nich jest Aplikacja Podatnika KSeF, umożliwiająca ręczne wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur bezpośrednio w przeglądarce internetowej lub na urządzeniu mobilnym.

Drugim narzędziem jest E-mikrofirma – prosta aplikacja przeznaczona głównie dla mikroprzedsiębiorców. Umożliwia ona m.in. wystawianie faktur krajowych, prowadzenie uproszczonej ewidencji VAT, wysyłanie plików JPK_VAT oraz przesyłanie faktur bezpośrednio do KSeF.

– Oba te rozwiązania są przeznaczone dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), których obowiązek wystawiania faktur strukturyzowanych zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. To użytkownicy, którzy najczęściej wystawiają niewiele faktur i nie posiadają rozbudowanych systemów IT. Dlatego rozwiązania te nie mają funkcjonalności dostępnych w profesjonalnych programach księgowych – wyjaśnia Tomasz Mamys.

Jak wskazuje ekspert, sam system oraz narzędzia są darmowe, jednak szkolenie i czas poświęcony na naukę obsługi aplikacji wiążą się już z wydatkiem rzędu od 50 do 500 zł.

– Niewątpliwą wadą tego rozwiązania jest brak automatyzacji procesu, wynikający z ręcznego i czasochłonnego działania – zwłaszcza przy dużej liczbie dokumentów. To dodatkowo może generować błędy – zauważa ekspert.

Wdrożenie KSeF – wersja ekonomiczna

Dla firm korzystających z popularnych programów księgowych w miarę ekonomiczną opcją jest aktualizacja oprogramowania.

– W tej opcji mamy kilka wariantów cenowych: aktualizację programu lub zakup modułu obsługi KSeF. Pakiety abonamentowe/chmurowe to koszt od 19 zł miesięcznie (np. za samo fakturowanie) do 50–150 zł miesięcznie za rozszerzone pakiety dla MŚP. Natomiast w przypadku licencji stacjonarnych koszty mogą być naliczane za liczbę dokumentów lub operacji, co pozwala skalować wydatki w zależności od liczby przetwarzanych faktur. Roczny wydatek może wynieść od kilkuset do 2000 zł.

Dodatkowym kosztem są szkolenia – od 0 zł (w formie darmowych webinarów producenta) do 500–2000 zł za profesjonalne kursy, np. dla kluczowych pracowników – wylicza Mamys.

Wdrożenie KSeF – wersja business class

Trzecim rozwiązaniem jest wsparcie i obsługa zewnętrzna.

– W przypadku nietypowych systemów lub skomplikowanego obiegu dokumentów może być konieczna jednorazowa usługa integracji lub konsultacji, której koszt może wynieść od 500 do 3000 zł – podaje Mamys.

Jak wyjaśnia, stałym kosztem może być także obsługa biura rachunkowego – choć docelowo KSeF powinien przynieść oszczędności dzięki automatyzacji wielu procesów, niektóre biura mogą wprowadzić dodatkowe opłaty za dostęp do faktur w systemie lub podnieść stawki obsługi.

– Wzrost kosztu księgowości może wynieść od 50 do 150 zł miesięcznie, w zależności od skali firmy i pakietu – tłumaczy ekspert.

Wdrożenie KSeF – wymiana oprogramowania

Zdaniem ekspertów najbardziej kosztownym scenariuszem jest wymiana oprogramowania.

– To może być jednak w niektórych przypadkach jedyne sensowne, a nawet ekonomicznie uzasadnione rozwiązanie, dające możliwość wdrożenia KSeF, zwłaszcza gdy dotychczasowy system nie jest już wspierany lub nie zapewnia integracji z platformą – zauważa Mamys.

Najczęściej dotyczy to starszych wersji programów finansowo-księgowych lub handlowych, które nie obsługują aktualnych standardów bezpieczeństwa, podpisu elektronicznego czy automatycznej wymiany danych.

– W zależności od skali firmy, łączny wydatek może wynieść od kilku do kilkunastu tysięcy złotych. Większe organizacje muszą liczyć się z kosztami przekraczającymi te szacunki – dodaje specjalista z Symfonii.

Ekspert: „Najdroższe jest zawsze ignorowanie obowiązku”

Eksperci podkreślają, że skala wydatków związanych z implementacją obowiązkowego KSeF zależy od wielu czynników.

– Na pewno należy uwzględnić aktualizację oprogramowania do fakturowania i księgowości (w skrajnym przypadku – zakup nowego), przeszkolenie pracowników, integrację z systemami firmowymi oraz doradztwo księgowe i techniczne – wylicza Mamys.

Jak zaznacza, postępująca cyfryzacja procesów realizowanych w firmach w dłuższej perspektywie przyniesie wymierne korzyści.

– Najdroższe jest zawsze ignorowanie obowiązku i konieczność szybkiej, kosztownej integracji w ostatniej chwili – podsumowuje ekspert z Symfonii.