Firmy boją się powtórki z Polskiego Ładu i proszą ministra o zmianę terminu

KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur. Pozwala on na wystawianie oraz udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Na samym początku działania systemu tego rodzaju faktury będą funkcjonowały na rynku jako jedna z dostępnych form dokumentowania transakcji. Oprócz nich funkcjonują również faktury papierowe oraz elektroniczne.

KSeF. Rzecznik MŚP też chce przesunięcia daty

KSeF jest przeznaczony dla przedsiębiorców zarejestrowanych jako podatnicy płacący VAT, przedsiębiorców zwolnionych z płacenia VAT, a także podatników zidentyfikowanych w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP. Tego rodzaju fakturę można wystawić przy użyciu programów komercyjnych lub korzystając z darmowych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów.

Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców Adam Abramowicz zaapelował do ministra finansów Andrzeja Domańskiego o rozłożenie w czasie wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur. Tego oczekują przedsiębiorcy, którzy wcześniej poprosili Rzecznika o interwencję.

– To nie jest czas na duże reformy podatkowo-organizacyjne – przekonuje Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej. – Polski Ład nauczył nas, że zmiany powinny być planowane nie na kilka miesięcy, a kilka lat do przodu. Szczególnie jeżeli mówimy o sprawach księgowych.

Nie wszystkie firmy są gotowi na zmiany w systemie fakturowym

W grudniu Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców Adam Abramowicz zaapelował do Ministra Finansów o przesunięcie w czasie wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Przedsiębiorcy od kilku tygodni mogą już dobrowolnie korzystać z KSeF. Ich doświadczenia są bardzo różne. Problemem bywa obsługa systemu, konfiguracja sprzętu z systemami fakturującymi czy dotarcie do odpowiedniej wiedzy, by przeszkolić pracowników.

– Chcemy uniknąć chaosu, a niestety wdrożenie KSeF w najbliższych miesiącach będzie się z tym wiązać. Widzimy sporo znaków zapytania. Przedsiębiorcy nie są gotowi merytorycznie do wprowadzenia zmian, brakuje podmiotów szkolących w tym zakresie, nie wszyscy zdążyli sprzętowo i strukturalnie przygotować się do wdrożenia systemu – mówi Hanna Mojsiuk. Jak dodaje Prezes Mojsiuk przedsiębiorcy nie są przeciwni zmianom, ale doświadczenie Polskiego Ładu każe ostrzegać, gdy biznes nie jest gotowy na wdrażanie nowych rozwiązań.

– Nasz postulat dla nowego rządu to dłuższe vacatio legis dla rozwiązań podatkowych. Koniec z wdrażaniem zmian z kwartału na kwartał. Oczekujemy przynajmniej dwóch-trzech lat, by przygotować się na zmiany – mówi Hanna Mojsiuk.

Problemem są także kadry księgowe.

– Dobra księgowa jest dzisiaj na wagę złota. Wielu przedsiębiorców zrzeszonych w Północnej Izbie Gospodarczej zgłasza nam, że zespoły kadrowe nie są jeszcze gotowe, by wdrażać KSeF. Słyszymy także o księgowych firmach outsourcingowych, które bardzo mocno od nowego roku wywindowały ceny obsługi firm MŚP argumentując to właśnie wejściem w życie i obsługą KSeF – dodaje Hanna Mojsiuk.

Przypomnijmy, że zgodnie z przepisami obligatoryjny KSeF ma wejść w życie 1 lipca 2024 r. dla czynnych podatników VAT, a od 1 stycznia 2025 r. – dla podatników zwolnionych z VAT.

KSeF: najważniejsze informacje

Eksperci z firmy inFakt przedstawiają 10 najważniejszych faktów, które każdy przedsiębiorca powinien znać na temat systemu KSeF:

1. Faktury będą wystawiane elektronicznie za pośrednictwem systemu, eliminując papierową obsługę dokumentów.
2. Poprzez KSeF nie będzie możliwości przesyłania załączników do faktur. Będzie je można wysłać np. mailem.
3. Wszystkie faktury będą wystawiane w formacie XML, co zminimalizuje ryzyko wystąpienia problemów technicznych związanych z obsługą różnego rodzaju plików.
4. Data wystawienia faktury będzie ustalana jako data przesłania jej do KSeF, a dokument zostanie uznany za odebrany w momencie nadania mu numeru w systemie.
5. Unikalny numer KSeF faktury będzie składał się z aż 32 znaków i będzie również widoczny w Jednolitym Pliku Kontrolnym (JPK). KseF ma zlikwidować konieczność przesyłania plików JPK_FA do urzędów skarbowych.
6. Faktura korygująca będzie musiała zawierać numer KSeF faktury, którą koryguje. Obecnie korekty faktur wymagają uzgodnienia z kontrahentem. Po wprowadzeniu KSeF nie będzie trzeba już dopełniać żadnych formalności, żeby wystawić i uwzględnić korektę w rejestrach VAT.
7. Fakturę będzie mógł wystawić tylko pracownik lub osoba upoważniona przez przedsiębiorcę.
8. Faktury będą archiwizowane w systemie KSeF przez okres 10 lat.
9. Dzięki dobrowolnemu KSeF już teraz można otrzymać zwrot VAT aż o 20 dni szybciej. Przedsiębiorcy korzystający z e-faktur czekają 40 dni, by odzyskać VAT, zamiast 60 dni.
10. KSeF to też ogromne narzędzie dla organów podatkowych. Fiskus będzie mógł stale monitorować faktury i przeprowadzą zautomatyzowane kontrole w celu wykrycia wszelkich nieprawidłowości w sposobie ich wystawienia i zawartych w niej informacjach.