Według zapowiedzi Ministerstwa Finansów, infrastruktura KSeF jest gotowa na obsługę nawet 100 milionów faktur dziennie. Wiele firm wciąż nie zdaje sobie sprawy z tego, jak dużym i czasochłonnym wyzwaniem może być dla nich wdrożenie tego systemu. Proces będzie wymagał modyfikacji sposobu obiegu dokumentów, metod przesyłania formularzy między firmą a klientami, a także integracji innych systemów informatycznych i księgowych z KSeF.
Eksperci z firmy inFakt przedstawiają 10 najważniejszych faktów, które każdy przedsiębiorca powinien znać na temat systemu KSeF:
- Faktury będą wystawiane elektronicznie za pośrednictwem systemu, eliminując papierową obsługę dokumentów.
- Poprzez KSeF nie będzie możliwości przesyłania załączników do faktur. Będzie je można wysłać np. mailem.
- Wszystkie faktury będą wystawiane w formacie XML, co zminimalizuje ryzyko wystąpienia problemów technicznych związanych z obsługą różnego rodzaju plików.
- Data wystawienia faktury będzie ustalana jako data przesłania jej do KSeF, a dokument zostanie uznany za odebrany w momencie nadania mu numeru w systemie.
- Unikalny numer KSeF faktury będzie składał się z aż 32 znaków i będzie również widoczny w Jednolitym Pliku Kontrolnym (JPK). KseF ma zlikwidować konieczność przesyłania plików JPK_FA do urzędów skarbowych.
- Faktura korygująca będzie musiała zawierać numer KSeF faktury, którą koryguje. Obecnie korekty faktur wymagają uzgodnienia z kontrahentem. Po wprowadzeniu KSeF nie będzie trzeba już dopełniać żadnych formalności, żeby wystawić i uwzględnić korektę w rejestrach VAT.
- Fakturę będzie mógł wystawić tylko pracownik lub osoba upoważniona przez przedsiębiorcę.
- Faktury będą archiwizowane w systemie KSeF przez okres 10 lat.
- Dzięki dobrowolnemu KSeF już teraz można otrzymać zwrot VAT aż o 20 dni szybciej. Przedsiębiorcy korzystający z e-faktur czekają 40 dni, by odzyskać VAT, zamiast 60 dni.
- KSeF to też ogoromne narzędzie dla organów podatkowych. Fiskus będzie mógł stale monitorować fsaktury i przeprowadzą zautomatyzowane kontrole w celu wykrycia wszelkich nieprawidłowości w sposobie ich wystawienia i zawartych w niej informacjach.
KSeF. Kogo dotyczą nowe obowiązki?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to kolejna duża zmiana, która dotknie prawie wszystkich przedsiębiorców. Zdecydowanie najbardziej odczują to ci, którzy wystawiają faktury w formie papierowej, lub za pośrednictwem programów, które nie są zintegrowane z KSeF.
Zmiany w fakturowaniu weszły w życie na początku września tego roku, ale przedsiębiorcy nie muszą od razu dostosowywać się do nowych wymogów – mają na to czas do końca 2024 roku.
Większość przedsiębiorców obejmie obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
– Jednak będą wyjątki! Ustawodawca wymienił podmioty, które mimo obowiązku nie będą musiały takich faktur wystawiać. Nie zwolni ich to jednak z obowiązku wystawiania tradycyjnych faktur w formie elektronicznej lub papierowej – mówi Szymon Ceran, księgowy inFakt.
Podmioty, które nie podlegają obowiązkowi wystawiania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
- firmy zagraniczne, które nie mają stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, uczestniczącego w dostawie towarów lub świadczeniu usług będą mogły wystawiać faktury ustrukturyzowane na zasadzie dobrowolności
- podatnicy wystawiający faktury w procedurze OSS oraz IOSS, będą zwolnieni, ale tylko w przypadku faktur wystawianych za pośrednictwem tych procedur
- osoby korzystające ze szczególnej procedury świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób
- podatnicy wystawiający faktury na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C)
- podmioty świadczące usługi przejazdu płatnymi autostradami oraz przewoźnicy m.in. kolejowi, autobusowi czy lotniczy, którzy wystawiają fakturę w formie biletu jednorazowego.
Czytaj też:
Nowy obowiązek dla firm. Coraz mniej czasu na jego wdrożenieCzytaj też:
Kolejny obowiązek dla firm. KSeF najbardziej niepokoi mikroprzedsiębiorców