Realizacja czynności fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur odbywa się w imieniu podatnika, ale wykonują je konkretne osoby, z imienia i nazwiska zidentyfikowane w systemie. W jednoosobowej działalności gospodarczej faktury zwykle wystawia właściciel, natomiast w większych firmach obowiązki te przejmują upoważnieni pracownicy. To oni generują i wysyłają dokumenty, jednak odpowiedzialność za błędy zależy od rodzaju pomyłki, stopnia winy oraz podstawy prawnej, na gruncie której jest oceniana. Ważne są zajmowane stanowisko i faktyczny zakres obowiązków.
Start KSeF
Start obowiązkowego KSeF budzi obawy części osób zaangażowanych w obieg faktur. Boją się, że jako wystawcy dokumentów w systemie ministerialnym mogą odpowiadać za treść faktur, mimo że nie kontrolują całego procesu sprzedaży i często jedynie przesyłają je do KSeF. Procedury można zorganizować tak, że jedne osoby przygotowują faktury dla klientów, a inne tylko przekazują je do systemu. Co istotne, w KSeF co do zasady nie ma anonimowego dostępu do faktur – ani przy ich wystawianiu, ani odbieraniu. Każdy użytkownik musi zalogować się i potwierdzić tożsamość podpisem kwalifikowanym lub zaufanym, tokenem autoryzacyjnym systemu finansowo–księgowego albo (od lutego 2026 r.) certyfikatem. Dopiero wtedy KSeF sprawdza uprawnienia, np. do wystawienia faktury w imieniu podatnika.
Wyjątkiem jest logowanie z użyciem pieczęci kwalifikowanej, czyli podpisu elektronicznego wydawanego podmiotowi, a nie osobie fizycznej. W takim przypadku faktury w systemie wystawia podatnik jako firma, a nie konkretna osoba.
Za przygotowanie firmy do KSeF i jego wdrożenie odpowiada podatnik, rozumiany jako kierownik jednostki. Podobnie przy bieżącym fakturowaniu – to na podatniku ciąży odpowiedzialność za prawidłowe wystawianie dokumentów. Czynności te wykonują jednak pracownicy. Jeśli popełnią nieumyślny błąd, zgodnie z Kodeksem pracy ich odpowiedzialność ograniczona jest do trzykrotności miesięcznego wynagrodzenia (art. 119). W razie winy umyślnej, czyli świadomego działania na szkodę pracodawcy, limit ten nie obowiązuje (art. 122). Kluczowe jest udowodnienie konkretnej winy i związku między działaniem pracownika a powstaniem szkody.
Zakres obowiązków
Podobne podejście stosuje Kodeks karny skarbowy, który przewiduje sankcje za czyny zabronione, w tym nierzetelne lub błędne wystawianie faktur (np. art. 62 § 1). Także tu trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za fakturowanie. Przy ocenie winy znaczenie mają zapisy umowy o pracę, opis stanowiska, funkcja w strukturze firmy oraz podległość służbowa. Z punktu widzenia pracowników ważne jest, aby posiadali jednoznaczne upoważnienie do wystawiania faktur w KSeF.
W związku z KSeF warto zweryfikować zakresy obowiązków osób zaangażowanych w proces fakturowania. Dobrym rozwiązaniem jest dokument określający rolę wystawcy faktur, jego odpowiedzialność i upoważnienie do działania w systemie. Zmniejszy to nieporozumienia i stres związany z przejściem na elektroniczne, nieanonimowe fakturowanie.
Czytaj też:
KSeF 2.0 wchodzi na kolejny poziom. Przedsiębiorcy mogą sprawdzić, co ich czekaCzytaj też:
Nowy KSeF 2.0 gotowy do testowania. Ekspert zaleca ostrożność