Od 1 stycznia 2022 roku podatnicy w Polsce znaleźli się w okresie przejściowym, podczas którego fakultatywnie mogą wystawiać i odbierać faktury elektronicznie, poprzez Krajowy System e-Faktur (tzw. system KSeF) w formie pliku „.xml”. Od 1 stycznia 2024 r. standard ten miał stać się obowiązkowym dla wszystkich podatników wystawiających i odbierających faktury. Ministerstwo Finansów, po przeprowadzeniu publicznych konsultacji, postanowiło jednak przesunąć tę datę – aż do 1 lipca 2024 r. Okres przejściowy wydaje się być przy tym dobrym momentem, aby poznać to rozwiązanie i zastanowić się jak wdrożyć je w specyfikę swojego działania.
Czym są e-Faktury oraz Krajowy System e-Faktur?
E-faktury to nic innego jak faktury elektroniczne. Faktury te, w zdecydowanej większości, nie różnią się od dobrze znanych papierowych odpowiedników, choć obok obowiązkowych składowych z „tradycyjnych” faktur (takich jak numer faktury, data sprzedaży, numer NIP, kwota netto, stawka podatku, czy kwota podatku VAT), mają również kilka elementów dodatkowych, wśród których wymienić należy np. konieczne do podania symbole (np.: Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług, CN (czyli „Nomenklatury Scalonej”), Polskiej Klasyfikacji Obiektów Budowlanych, czy GTU), oznaczone procedury, warunki płatności i dostawy oraz rodzaj transportu, a także inne szczegółowe dane, w sytuacji, gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu.
Krajowy System e-Faktur to z kolei centralna baza, w której już niedługo, obligatoryjnie trzeba będzie raportować wszystkie zawierane transakcje. Do systemu KSeF podatnicy będą zmuszeni przekazywać nie tylko e-Faktury, ale także informacje na temat wybranych transakcji, które na podstawie polskiego prawa nie muszą być udokumentowane fakturami (na przykład informacje o wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów, czy transgranicznym świadczeniu usług).
System KSeF ma być przy tym ułatwieniem, zoptymalizowaniem i ustrukturyzowaniem procesów fakturowych podmiotów funkcjonujących w Polsce. Usystematyzowany standard, automatyczna archiwizacja (e-Faktury w systemie KSeF mają być bowiem przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały wystawione) i szybsze procesowanie dokumentów to tylko niektóre zalety tego rozwiązania. E-Faktury pozwolić mają na oszczędność czasu oraz brak błędów. Nie będzie już bowiem konieczności przepisywania żadnych danych z faktury papierowej do systemu informatycznego. Nie trzeba będzie również generować plików takich jak np. JPK_FA. Wspomnieć jednak przy tym należy, że projektowane przepisy dot. Krajowego Systemu e-Faktur nie pozostawiają możliwości wystawiania i przesyłania w tym systemie not korygujących, ze względu na konieczność akceptacji takiej faktury przed odbiorcę pierwotnej faktury. Ustawodawca pozostawił jednak możliwość wystawiania takich not korygujących według dotychczas funkcjonujących zasad, a więc poza systemem KSeF
Jak jednak pokazała decyzja Ministerstwo Finansów z ostatniego dnia stycznia br. wprowadzenie rozwiązania, jakim jest KSeF i wszystkie zmiany z tym związane, to inicjatywa na tyle duża, że do jej wdrożenia potrzeba zarówno większej ilości czasu, jak i odpowiedniego podejścia.
Dłuższy czas na wdrożenie i inne zmiany dot. projektu
31 stycznia 2023 r. Ministerstwo Finansów przedstawiło bowiem spore zmiany w projekcie dot. Systemu KSeF, w tym przede wszystkim:
- Przesunięto wejście w życie tego rozwiązania z 1 stycznia 2024 r. do 1 lipca 2024 r.;
- O dodatkowe pół roku (a więc do 1 stycznia 2025 r.) przełożono obligatoryjne raportowanie w tym systemie dla podatników zwolnionych podmiotowo z VAT;
- Do 31 grudnia 2024 r. pozwolono także podatnikom korzystać w dotychczasowej formie z faktur uproszczonych oraz faktur z kas fiskalnych;
- Z przedmiotowego objęcia systemu KSeF wyłączono faktury konsumenckie (B2C) oraz bilety, które spełniają funkcję faktury (np. opłaty za autostrady).
Dobrze wykorzystać okres przejściowy
Gdy e-Faktury staną się obowiązkowe, klasyczne faktury, które dzisiaj dobrze znamy, w zdecydowanej większości staną się reliktem przeszłości. Dotyczy to zarówno faktur sprzedażowych, jak i zakupowych (z pominięciem tylko ww. faktur konsumenckich i biletów, spełniających funkcję faktury).
Do momentu, w którym korzystanie z systemu KSeF zacznie być obligatoryjne, dobrze więc się przygotować. Należy przy tym mieć na uwadze, że w okresie przejściowym możemy wystawić fakturę przy pomocy systemu KSeF, natomiast odbiorca tej faktury odbierze ją w tymże systemie, tylko gdy wyraził wcześniej taką zgodę. Brak zgody odbiorcy nie wyłącza jednak możliwości wystawienia jej w tym systemie przez wystawcę. Oznacza to, że już teraz spokojnie i bez przeszkód, jako wystawca, możemy korzystać z tego rozwiązania, nie musząc przy tym myśleć o konieczności udzielenia na to zgody przez drugą stronę danej, zawieranej przez nas transakcji.
Od 1 lipca 2024 r. zgoda ta nie będzie już jednak konieczna. Warto więc również pomyśleć, aby zgodę tą wyrazić wcześniej, dając sobie tym samym więcej czasu na przyzwyczajenie się do systemu, także ze strony odbiorcy.
Projekt wdrożenia e-Faktur w ramach KSeF może być dla wielu podmiotów projektem dużym i trudnym, szczególnie dla mniejszych firm, z mniej rozwiniętą infrastrukturą technologiczną i internetową.
Ponieważ do lipca 2024 roku pozostał jednak więcej niż rok, jest czas, aby z tym wielopłaszczyznowym wyzwaniem sobie poradzić.
Podmioty muszą bowiem nauczyć się gromadzić i odpowiednio ukazywać dane w ustrukturyzowanej formie e-Faktury. Powstanie również konieczność zintegrowania funkcjonujących dzisiaj w firmach systemów księgowych i rachunkowych z Krajowym Systemem e-Faktur oraz dostosowania do tego systemu wszystkich wewnętrznych procesów, których częścią składową są faktury. Trzeba będzie również przeanalizować dokładnie pozytywy, które idą za tą fakturową, elektroniczną rewolucją i nauczyć się z nich korzystać (przede wszystkim jak oszczędzać czas i pieniądze np. poprzez ograniczenie działalności zespołów księgowo-rachunkowych).
Czytaj też:
Mniej papieru w obiegu. Chętni przedsiębiorcy będą od października testowali e-fakturęCzytaj też:
Kolejny obowiązek dla firm. KSeF najbardziej niepokoi mikroprzedsiębiorców