Koniec września to deadline dla pracodawców. Za przeoczenie kara do 30 tys. zł

Koniec września to deadline dla zaległych urlopów. Pracownicy muszą odebrać dni wolne za 2024 rok, a pracodawcy – dopełnić obowiązków, inaczej grozi im wysoka grzywna. To ostatni moment, by zaplanować urlop i uniknąć problemów zarówno dla pracownika, jak i dla firmy.

Czym jest zaległy urlop?

Zaległy urlop to niewykorzystany urlop wypoczynkowy z poprzedniego roku, który przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę. Jeśli nie zostanie wykorzystany w określonym czasie, może wygasnąć.

Zasady korzystania z zaległego urlopu określa art. 168 Kodeksu pracy, który precyzuje, do kiedy pracownik powinien go odebrać.

Prawo do urlopu wypoczynkowego

Prawo do corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego przysługuje każdemu pracownikowi, a zrzeczenie się tego prawa nie jest możliwe.

– Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego, a prawa tego pracownik nie może się zrzec. Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo – wyjaśnia Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt.

Jak wskazuje ekspert, przy ustalaniu urlopów pracodawca może brać pod uwagę wnioski pracowników, ale nie jest nimi związany.

– W praktyce wiele osób nie wykorzystuje całego urlopu w danym roku, co skutkuje koniecznością skorzystania z zaległych dni do końca września – podkreśla Piotr Juszczyk.

Czy można dostać ekwiwalent za zaległy urlop?

Zdarza się, że pracownicy myślą, iż niewykorzystany urlop zawsze skutkuje dodatkową wypłatą. W rzeczywistości prawo tego nie przewiduje. Pieniądze za niewykorzystany urlop należą się wyłącznie wtedy, gdy pracownik kończy współpracę z pracodawcą. W przeciwnym wypadku firma nie powinna wypłacać ekwiwalentu, a zamiast tego zapewnić pracownikowi możliwość wykorzystania zaległego urlopu – najlepiej do końca września.

Zaległy urlop a kary dla pracodawców

Za niedopełnienie obowiązku udzielenia zaległego urlopu grozi pracodawcy grzywna od 1 tys. do nawet 30 tys. zł.

– Warto podkreślić, że zaległy urlop pracownik musi wykorzystać. Nie ma możliwości wypłaty ekwiwalentu ani porozumienia z pracownikiem w tym zakresie. Termin 30 września jest ostateczny, jednak do spełnienia obowiązku wystarczy, aby pracownik rozpoczął urlop w ostatnim dniu miesiąca – tłumaczy Piotr Juszczyk.

Jako przykład ekspert wskazuje, że jeśli pracownik ma jeszcze 10 dni urlopu za 2023 r. i pracuje od poniedziałku do piątku, udzielenie urlopu w terminie 30.09–11.10.2024 r. będzie prawidłowe i pozwoli uniknąć kary. Przepisy przewidują również sytuacje wyłączające odpowiedzialność pracodawcy, takie jak choroba pracownika czy urlop macierzyński.