Wigilia 2025 przyniesie rewolucję w fakturowaniu. Minister Finansów i Gospodarki podpisał cztery rozporządzenia wykonawcze do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), które doprecyzowują zasady korzystania z systemu od 2026 r. Zmiany obejmują m.in. katalog przypadków wyłączonych z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, nowe reguły dla faktur uproszczonych oraz aktualizację struktury JPK_VAT z deklaracją, w tym obowiązek podawania numeru KSeF.
Kto nie musi wystawiać faktur?
Pierwsze z rozporządzeń, z 7 grudnia 2025 r., określa sytuacje, w których podatnicy nie muszą wystawiać faktur w KSeF. Chodzi m.in. o usługi przejazdu płatnymi autostradami dokumentowane paragonem z NIP uznanym za fakturę, przewóz osób potwierdzany biletami, a także usługi kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe. Z obowiązku wyłączono również część usług finansowych i ubezpieczeniowych zwolnionych z VAT, fakturowanych w formie uproszczonej oraz samofakturowanie dokonywane przez podmioty zagraniczne, które nie posługują się polskim NIP.
Drugie rozporządzenie z 7 grudnia 2025 r. dostosowuje zasady wystawiania faktur uproszczonych do realiów KSeF. Od 1 lutego 2026 r. podatnik, który wystawia fakturę uproszczoną w systemie e-Faktur, będzie musiał podać swój NIP. Numer ten nie będzie natomiast wymagany przy fakturach uproszczonych wystawianych poza KSeF, np. na rzecz konsumentów. NIP nabywcy trzeba będzie wskazać, jeśli ten się nim posługuje.
Kolejne rozporządzenie z 12 grudnia szczegółowo reguluje zasady korzystania z KSeF. Określa m.in. rodzaje uprawnień do systemu, sposób ich nadawania i odbierania (w tym wzór zawiadomienia ZAW-FA), metody uwierzytelniania użytkowników oraz zakres danych niezbędnych do uzyskania dostępu do faktur. Doprecyzowano też zasady oznaczania dokumentów udostępnianych poza KSeF oraz wymagania techniczne dla faktur z załącznikami.
Zmiana zasad
Ostatnie z podpisanych rozporządzeń zmienia zasady prowadzenia ewidencji JPK_VAT z deklaracją od 1 lutego 2026 r. Wprowadza obowiązek podawania numeru KSeF dla faktur wystawionych w systemie oraz specjalne oznaczenia dla dokumentów bez numeru KSeF lub wystawionych poza nim: OFF – dla faktur, które nie mają identyfikatora KSeF w dniu złożenia pliku, BFK – dla faktur papierowych lub elektronicznych spoza systemu oraz DI – dla innych dowodów niż faktura. Resort podkreśla, że korekta JPK_VAT będzie wymagana tylko w wyjątkowych przypadkach, a kary za błędy nie będą nakładane automatycznie, lecz dopiero po bezskutecznym wezwaniu do poprawy.
Nowe regulacje mają wejść w życie wraz z obowiązkowym KSeF w 2026 r. i – zgodnie z zapowiedziami ministerstwa – uporządkować praktyczne zasady raportowania oraz korzystania z e-faktur w obrocie gospodarczym.
Czytaj też:
Koniec z duplikatami faktur? KSeF zmienia wszystkoCzytaj też:
Faktura w KSeF jest zamrożona. Błędów nie poprawisz już tradycyjnie