Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – co to jest?
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to środki finansowe na cele socjalne. Mogą z nich skorzystać upoważnieni pracownicy. Gromadzeniem funduszy zajmuje się pracodawca. Środki znajdują się na oddzielnym rachunku bankowym. Fundusz socjalny nie zawsze jest obowiązkowy.
- Obowiązek prowadzenia funduszu socjalnego obejmuje pracodawców, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników na pełen etat, a także jednostki budżetowe i samorządowe.
- Fundusz nie jest obowiązkowy u pracodawców z mniejszą liczbą pracowników, lecz w przypadku gdy związek zawodowy wnioskuje o otwarcie funduszu w zakładzie z od 20 do 49 zatrudnionych, to pracodawca musi taki rachunek otworzyć.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – zasady
Zasady funkcjonowania funduszu określa ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych z dnia 4 marca 1994 roku. Jednak to pracodawca jest zarządcą funduszy zgromadzonych w ramach ZFŚS. Ustawa sugeruje jednak okoliczności, w jakich środki mogą zostać przyznane. Zamysłem istnienia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jest wsparcie socjalne pracowników potrzebujących pomocy materialnej z różnych powodów.
Fundusz socjalny: na co może być przeznaczony?
Szczegółowe cele wykorzystania funduszu socjalnego określa wspomniana ustawa. Jednak nie wyszczególnia ona wszystkich możliwości. W związku z czym może dojść do sytuacji, w której środki zostaną rozdysponowane nieprawidłowo. Przykład wykorzystania środków zgodnie z przeznaczeniem funduszu stanowi:
- świadczenie urlopowe na rzecz wypoczynku pracownika lub jego dzieci;
- zapomoga na rzecz pracownika doświadczającego poważnych zdarzeń losowych, czy choroby przewlekłej;
- zapomoga dla pracownika z wielodzietną rodziną, samotnie wychowującego dzieci lub będącego opiekunem dzieci niepełnosprawnych;
- świadczenie o charakterze kulturalno-oświatowym i sportowo-rekreacyjnym;
- paczki żywnościowe dla dzieci z okazji świąt,
- opieka nad dziećmi np. w żłobkach, klubach dziecięcych, czy przedszkolach;
- pomoc materialna na cele mieszkaniowe (zarówno zwrotna, jak i bezzwrotna), np. pożyczka na remont.
Na co nie może zostać przeznaczony fundusz socjalny?
Środki z funduszu socjalnego nie mogą zostać przeznaczone na:
- nagrody;
- premie;
- szkolenia;
- wydarzenia o charakterze integracyjnym;
- finansowanie stołówki firmowej,
- prywatną opiekę medyczną i szczepienia pracowników,
- transport do pracy,
- finansowanie zakupu środków trwałych.
Odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Ustawa określa również pochodzenie środków gromadzonych na rachunku. Źródłem finansowania są odpisy na fundusz socjalny. Coroczny odpis podstawowy stanowi równowartość odpisów na rachunek ZFŚS w zgodzie z art. 5 ustawy o zakładowym funduszu socjalnym. Zwykle stanowi 37,5% wysokości przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub drugim półroczu roku poprzedniego. Odpis naliczany jest w oparciu o przeciętną liczbę osób zatrudnionych w zakładzie pracy. Oprócz odpisu podstawowego możliwy jest również odpis fakultatywny zwiększający fundusz o 6,25%.
Fundusz można zasilić w transzach. Pracodawca musi dokonać odpisu na rachunek funduszu do 31 maja w wysokości 75% kwoty. Następnie do 30 września musi uregulować pozostałą wartość odpisu. Jeśli środki nie zostaną wypłacone w danym roku kalendarzowym, wtedy ich wartość przechodzi na następny rok. Jeśli dojdzie do rezygnacji z funduszu, ten wciąż istnieje, póki zgromadzone na nim środki nie zostaną rozdysponowane na cele socjalne.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – ustawa
Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych zawiera przepisy określające zasady przyznawania świadczeń, jednak jak już wyżej wspomniano, rozdysponowaniem środków z funduszu zajmuje się pracodawca. Robi to, analizując sytuację pracownika. Bierze pod uwagę status materialny, sytuację rodzinną, życiową i zdrowotną. Dlatego też wysokość świadczeń nie będzie taka sama w przypadku różnych pracowników. Przyznania świadczeń z funduszu nie należy uzależniać od stażu pracy pracownika, czy od wymiaru etatu, na jaki został zatrudniony.
Fundusz socjalny w pracy – kto może skorzystać?
O przyznanie środków z funduszu socjalnego mogą się ubiegać:
- pracownicy i członkowie ich rodzin,
- pracownicy przebywający na urlopie wychowawczym,
- pracownicy młodociani wykonujących pracę w celu przygotowania zawodowego,
- osoby z prawem do świadczeń ZFŚS np. przebywające na urlopie bezpłatnym,
- członkowie rodzin po zmarłych pracownikach i byłych pracownikach (jeżeli byli na ich utrzymaniu).
Ponadto emerytom i rencistom oraz członkom ich rodzin przysługuje fundusz socjalny dla byłych pracowników.
Wniosek o przyznanie świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
Jak uzyskać środki, które oferuje Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych? Regulamin zakładowego funduszu powinien określać konkretne zasady udzielania świadczeń przez pracodawcę. Ważne by pracownik miał możliwość odnalezienia w regulaminie informacji o dokumentach, jakie powinien dostarczyć, ubiegając się o świadczenie. Podstawą w staraniach jest wypełnienie i złożenie wniosku w zakładzie pracy. Pracodawca informuje pracowników o procesie ubiegania się o świadczenie właśnie poprzez wewnętrzny regulamin. Należy w nim zamieścić przewidywany czas oczekiwania na rozpatrzenie wniosku.
Jak obliczyć dochód brutto do funduszu socjalnego?
Może się zdarzyć tak, że pracownik spełniający kryteria do funduszu nie uzyska świadczenia, ponieważ te w pierwszej kolejności przyznawane są rodzinom w najcięższej sytuacji. Zasady ustalania dochodu powinien określać wewnętrzny regulamin funduszu. Orzecznictwo wskazuje na wyznaczanie dochodu pracownika w oparciu o wszystkie źródła dochodu, jakie dotyczą jego gospodarstwa domowego. Również te uzyskane przez inne osoby z gospodarstwa. To regulamin funduszu powinien określać zasady potwierdzenia dochodu pracownika, zwykle jest to oświadczenie o wysokości dochodu, gdyż sam dochód uzyskiwany przez zatrudnionego w zakładzie pracy nie oddaje w pełni jego sytuacji materialnej.