KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur. Pozwala on na wystawianie oraz udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Na samym początku działania systemu tego rodzaju faktury będą funkcjonowały na rynku jako jedna z dostępnych form dokumentowania transakcji. Oprócz nich funkcjonują również faktury papierowe oraz elektroniczne.
KSeF jest przeznaczony dla przedsiębiorców zarejestrowanych jako podatnicy płacący VAT, przedsiębiorców zwolnionych z płacenia VAT, a także podatników zidentyfikowanych w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP. Tego rodzaju fakturę można wystawić przy użyciu programów komercyjnych lub korzystając z darmowych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów.
Etapy wprowadzania KSeF
Trzeba wiedzieć, że Krajowy System e-Faktur jest wprowadzany w Polsce stopniowo. Od października do grudnia 2021 prowadzony był program pilotażowy z udziałem podatników. Nadal można korzystać ze środowiska testowego KSeF, aby móc dostosować system informatyczny do jego działania. 1 stycznia 2022 roku KSeF został wprowadzony jako rozwiązanie dobrowolne. Od tego momentu przedsiębiorcy mieli możliwość wystawiać faktury ustrukturyzowane.
Następnie, 17 czerwca 2022 roku Rada Unii Europejskiej zgodziła się, aby Krajowy System e-Faktur został wprowadzony w Polsce jako obowiązkowy. To nastąpi 1 lipca 2024 roku. Najważniejsze zmiany w KSeF już niebawem zostaną wprowadzone w życie. Zobacz, na co musisz przygotować swoją działalność. Oto co powinien wiedzieć na ten temat każdy przedsiębiorca.
Jak przygotować działalność na wprowadzenie KSeF?
Wdrożenie KSeF to dla firmy duże wyzwanie, które wymaga dostosowania się do przepisów. W pierwszej kolejności należy przeprowadzić analizę systemów księgowych. Posiadany system musi być kompatybilny z KSeF. Koniecznym krokiem jest również przeprowadzenie szkoleń dla personelu księgowego. Ma to na celu zrozumienie przez nich zasad oraz nabycie umiejętności wystawiania faktur.
Obowiązkowe jest również dostosowanie procesów biznesowych do nowego systemu. Polega ono na wprowadzeniu nowych procedur. Oprócz tego należy poświęcić czas weryfikacji danych klientów i dostawców. Muszą być one zgodne z wymaganiami KSeF. System ten wymaga także zadbania o bezpieczeństwo danych. Jest to szczególnie ważne, ponieważ faktury będą przesyłane drogą elektroniczną.