Lista obecności to dokument, z którym mamy styczność nie tylko w szkole, ale także w dorosłym życiu – będąc zatrudnionym. To na jej podstawie pracodawca wie, czy danego dnia byliśmy w pracy. I choć wielu z nas wydaje się, że jest to nieodzowny element naszej pracy, który jest wymagany prawem, to nie do końca tak jest. Czy zatem lista obecności jest konieczna?
Lista obecności w pracy a prawo
Lista obecności jest wewnętrznym dokumentem firmy określającym, o której godzinie zatrudnione na podstawie umowy o pracę osoby rozpoczęły i zakończyły pracę. Jednak wbrew pozorom nie ma przepisu, który wymusza na pracodawcach jej stosowanie -nie znajdziemy go ani w Kodeksie pracy, ani w żadnym innym akcie prawnym. Jak się bowiem okazuje, nikt formalnie nie narzuca pracodawcy takiej formy potwierdzania obecności pracowników. Taka lista jest po prostu uprawnieniem dla firmy. Jeśli pracodawca chce ją stosować w swoim przedsiębiorstwie, w obowiązującym w firmie regulaminie pracy musi być zawarta informacja na ten temat. Treść takiego regulaminu jest bowiem wiążąca dla pracowników i pracodawcy.
Jak prowadzić listę obecności i kto ją podpisuje?
Choć lista obecności nie jest obowiązkowym dokumentem, to wielu pracodawców się na nią decyduje. Takie narzędzie możemy spotkać zwłaszcza w większych firmach. Jednak wykorzystywane jest również w mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie lista obecności służy zarówno jako potwierdzenie tego, że pracownik przyszedł danego dnia do pracy, jak i pozwala obliczyć ewentualne nadgodziny, a także przysługujące dni wolne.
Nie ma jednej przyjętej normy, jeśli chodzi o formę takiej listy. Może być ona zarówno w formie papierowej – pracownik składa podpis np. na wydrukowanej liście – jak i elektronicznej, czyli przy użyciu karty magnetycznej jest rejestrowane jego przyjście i wyjście z pracy. Ale to nie wszystko – obecnie coraz częściej do głosu dochodzą nowoczesne technologie służące do identyfikacji danej osoby. Mowa tu o czytnikach linii papilarnych czy też funkcji rozpoznawania twarzy, które wykorzystywane są do potwierdzania tożsamości osób zatrudnionych.
Listę obecności podpisuje zatem każdy pracownik zatrudniony w danej firmie, która prowadzi taki dokument. A kto odpowiada za prowadzenie takiej listy? Zazwyczaj jest to dział kadr, a także kierownicy poszczególnych działów czy zespołów. Trochę inaczej sytuacja wygląda w mniejszych firmach. Wtedy zazwyczaj za tworzenie i dbanie o listę obecności dba właściciel firmy, ewentualnie osoba, która jest odpowiedzialna za funkcjonowanie pracy zespołu.
Co wpisać na liście i gdzie ją przechowywać?
Lista obecności nie musi zawierać szczegółowych danych. Tak naprawdę muszą się tam znaleźć jedynie podstawowe informacje pracownika, czyli:
- imię i nazwisko,
- stanowisko,
- data,
- podpis pracownika,
- czas przepracowany przez niego.
Konieczny jest również podpis przełożonego. Ewentualnie listę można rozbudować także o dane dotyczące przełożonego lub innej osoby, która może potwierdzić zadeklarowany przez zatrudnionego czas pracy. Na liście obecności zaznaczane są również nieobecność pracownika w danym dniu.
Dokument ten powinien być przechowywany w bezpiecznym miejscu, tak aby nie miały do niego dostępu osoby trzecie. Przeważnie więc trafiają one do sekretariatów danych firm, a po końcu konkretnego miesiąca do działu kadr, który wkłada je do akt pracownika. Jak wspomniano wyżej, nie ma prawnego obowiązku sporządzania takich list, więc teoretycznie nie ma też jakichś norm, jeśli chodzi o ilość czasu ich przechowywania. Jednak na wszelki wypadek warto trzymać takie listy przez minimum 3 lata – ponieważ to właśnie po tym czasie zgodnie z Kodeksem pracy przedawniają się wszelkie roszczenia ze stosunku pracy.
Listy obecności a ewidencja czasu pracy
Choć lista obecności nie jest obowiązkowa, to ewidencja czasu pracy już tak. Te dwa rodzaje dokumentów często są ze sobą mylone, jednak odpowiadają za nieco inne rzeczy. Przede wszystkim ewidencja czasu pracy należy do najważniejszych obowiązków pracodawcy. Zgodnie z Kodeksem pracy musi on prowadzić taką ewidencję, aby „prawidłowo ustalić wynagrodzenia pracownika i inne świadczenia związane z pracą”. Taki dokument jest znacznie bardziej rozbudowany w porównaniu z listą obecności. Znajdziemy tak więcej szczegółowych informacji, np. zwolnienia lekarskie, nadgodziny, urlopy czy wszelkie wnioski pracownika. Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest wymagane prawnie, a nie przestrzeganie tego obowiązku grozi karą grzywny w wysokości od 1 000 do nawet 30 000 zł.
Czytaj też:
Profil zaufany, czyli bezpieczne logowanie – co to jest?