Czy każdy przedsiębiorca musi mieć konto firmowe?
Nie wszystkie formy działalności gospodarczej muszą mieć konto firmowe, chociaż nie zawsze wystarcza standardowy ROR. Przykładowo według ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (art. 22.1) oraz ordynacji podatkowej (art. 61), właściciele JDG muszą posługiwać się rachunkiem bankowym, jednak ustawodawca nie dookreśla, czy powinno to być konto firmowe. Oznacza to, iż osoby prowadzące szczególnie niewielkie biznesy (w teorii) mogą śmiało korzystać z konta prywatnego. Tym samym właśnie ten numer mogą podać także w trakcie rejestracji firmy, a w dalszych etapach - prowadzić wszelkie rozliczenia. Zdarza się, że mikro przedsiębiorcy właśnie w ten sposób regulują opłaty z Urzędem Skarbowym oraz ZUS-em. Czy jest to jednak rozwiązanie dla każdego?
Konto firmowe jest wręcz punktem obowiązkowym dla osób, które prowadzą zarówno małe, średnie, jak i duże przedsiębiorstwa. O ile właściciel lub właścicielka jednoosobowej działalności gospodarczej faktycznie może sobie pozwolić (choć też nie zawsze) na łączenie środków prywatnych i zakładowych, to już w przypadku np. spółki z o.o. nie jest to wskazane. Dlaczego?
Wspólne gromadzenie kapitału może generować problemy, chociażby w przypadku kontroli przeprowadzanej przez Urząd Skarbowy. To podatnik będzie zobowiązany do wskazania, która transakcja została zrealizowana w celach związanych z prowadzoną działalnością, a która miała charakter prywatny. Zdecydowanie trudniej również o zachowanie odpowiedniej czytelności, co nie ułatwia zarządzania zarówno finansami firmy, jak i budżetem domowym.
Konieczność posiadania rachunku bankowego wynika z obowiązujących przepisów, które zobowiązują podatników prowadzących własną działalność gospodarczą (podlegającą ustawie o rachunkowości) do wykonywania rozliczeń podatkowych właśnie w formie przelewu bankowego. Przelewy te zaś muszą być wykonywane przez konto, które zostało wskazane w Urzędzie Skarbowym, w trakcie rejestracji działalności (można zmienić dane w formularze CEIDG-1 również w późniejszym okresie).
Podsumowując, kto musi mieć konto firmowe? Przede wszystkim:
- spółki cywilne,
- spółki osobowe jawne,
- spółki osobowe partnerskie,
- spółki osobowe komandytowe,
- spółki osobowe komandytowo-akcyjne,
- spółki kapitałowe akcyjne
- spółki kapitałowe z ograniczoną odpowiedzialnością
- spółki kapitałowe proste akcyjne
- fundacje
Konto firmowe, JDG a biała lista podatników VAT
Choć właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych nie mają teoretycznego obowiązku posiadania konta firmowego, w praktyce większość JDG powinna operować takim rachunkiem. Dlaczego? Posiadanie oddzielnego konta firmowego jest koniecznością w przypadku osób będących czynnym płatnikiem podatku VAT. Aby móc wykonywać przelewy objęte tym podatkiem i opiewające na kwotę powyżej 15 tys. zł brutto, należy uprzednio sprawdzić, czy numer rachunku kontrahenta znajduje się na tzw. białej liście podatników VAT prowadzonej przez Ministerstwo Finansów.
Zgodnie z przepisami mogą znaleźć się na niej wyłącznie rachunki firmowe. Pominięcie tego obowiązku może zakończyć się poważnymi konsekwencjami - zarówno dla przedsiębiorcy, jak i drugiej strony transakcji, np. klienta. Będzie to więc praktyczny wymóg w przypadku wielu przedsiębiorców, w tym znacznej części osób samozatrudnionych na tzw. B2B.
Zalety konta firmowego (również dla JDG!)
Założenie konta firmowego to nie tylko ogromne zabezpieczenie na tle prawnym. Często decydującym czynnikiem jest po prostu wygoda i jasne rozdzielenie transakcji prywatnych od zakładowych. Pomimo faktu, iż właściciele JDG nie mają obowiązku zakładania konta firmowego, korzystając z prywatnego ROR, Urząd Skarbowy będzie miał wgląd zarówno w wydatki biznesowe, jak i rodzinne. Zachowanie swojej prywatności jest częstym powodem do założenia tego typu rachunku, nawet jeśli forma działalności nie wymaga oddzielnego konta.
Innym czynnikiem, który wpływa na decyzję o założeniu konta firmowego, jest możliwość wnioskowania o kredyty dla działalności gospodarczych. Banki posiadają w swojej ofercie specjalne formuły finansowania dla przedsiębiorców, które w dłuższej perspektywie mogą znacząco wesprzeć i rozwinąć dany biznes. Co ważne, już obecni klienci danej instytucji - np. posiadacze kont firmowych - mogą uzyskać specjalne warunki na dodatkowe produkty, chociażby karty kredytowe lub kredyty inwestycyjne. Dlatego też rachunkami firmowymi w bankach z rozbudowaną ofertą bonusową interesują się m.in. start-upy.
Ponadto, konto firmowe jest absolutną podstawą przedsiębiorców zajmujących się działalnością handlową. Powód jest dosyć prozaiczny - bez rachunku firmowego niemożliwe jest korzystanie z terminali płatniczych. W konsekwencji właściciel lub właścicielka biznesu nie będzie w stanie odebrać płatności kartą od klientów.
W kontekście sprzedażowym konto firmowe ma jeszcze jedną, ogromną zaletę - pozwala na obrót produktami na kredyt. Innymi słowy, klienci danego biznesu są w stanie spłacać w ratach zobowiązanie na określony produkt. Jest to wyjątkowo istotne w przypadku firm z branży motoryzacyjnej, meblowej, czy AGD/ RTV.
Konto firmowe jest również przepustką do sprawnego zarządzania finansami w ramach zespołu. Ten typ rachunku umożliwia przedsiębiorcom wydania pracownikom służbowych kart płatniczych. Te z kolei w ogromnym stopniu ułatwiają śledzenie i optymalizację wydatków podczas konferencji oraz wyjazdów służbowych.
Jak wybrać odpowiednie konto firmowe?
Na rynku pojawia się coraz więcej ofert kont firmowych, jednak w jaki sposób wybrać tą najkorzystniejszą? Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na koszty otwarcia i utrzymania konta. Praktycznie niemożliwe jest znalezienie oferty, która gwarantowałaby całkowicie darmowe korzystanie z konta firmowego. Najczęściej należy spełnić kilka warunków związanych z aktywnością - np. wykonanie określonej liczby przelewów, płatności mobilnych czy wpłat w skali miesiąca.
Kolejnym elementem jest cena samych transakcji. Z perspektywy przedsiębiorcy kluczowe są bezpłatne przelewy do Urzędu Skarbowego oraz ZUS-u, ponieważ tego typu transfery odbywają się regularnie. Dodatkowe koszty z kolei przekładają się na mniejszą płynność danej działalności.
Warto zainteresować się także dodatkowymi usługami, proponowanymi przez dany bank. Otwierając konto firmowe, dobrze jest mieć szeroki dostęp do kart kredytowych oraz aplikacji mobilnej. Dzięki temu będziemy mogli prowadzić swój biznes nie tylko wygodniej, ale po prostu sprawniej i nowocześnie.