Pandemia COVID-19 oraz restrykcje, które były z nią związane, na wielu branżach wymusiły zmianę podejścia do pracy i sposobu jej wykonywania. W ten właśnie sposób szeroko stosowana zaczęła być praca zdalna, która, mimo że już od kilku lat jest bardzo popularna, w polskim Kodeksie pracy na stałe pojawiła się dopiero w kwietniu tego roku. Ze względu na specyfikę takiego modelu świadczenia pracy, ustawodawca zdecydował się na dodanie odrębnych przepisów poświęconych kontroli pracownika pracującego z domu (lub z innego uzgodnionego miejsca, znajdującego się poza zakładem pracy).
W jaki sposób pracodawca może nas kontrolować, gdy pracujemy z domu?
Pracodawca ma prawo przeprowadzić trzy rodzaje kontroli pracy zdalnej:
- Kontrola wykonywania przez pracownika pracy zdalnej;
- Kontrola bezpieczeństwa i higieny pracy podczas pracy zdalnej;
- Kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji (w tym procedur ochrony danych osobowych).
Dokładne zasady kontroli pracy zdalnej powinny być przy tym dokładnie określone w porozumieniu zbiorowym (zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową) lub w regulaminie pracy zdalnej. Jeżeli w danym zakładzie pracy nie funkcjonują tego rodzaju dokumenty, zasady te powinny być uzgodnione z pracownikiem lub ewentualnie przyjąć formę polecenia pracodawcy.
Pracodawca kontrolą pracy zdalnej, wykonywanej z domu, nie może nas zaskoczyć!
Każda kontrola pracy zdalnej przeprowadzona przez pracodawcę musi nastąpić przy tym w porozumieniu z pracownikiem. Musi odbyć się także w uzgodnionym wcześniej miejscu wykonywania przez pracownika pracy w formie zdalnej oraz w godzinach jego pracy.
Mając na uwadze ustawowy zapis dotyczący tego, że „Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju” należy zauważyć, że świadczenie przez pracownika pracy ze swojego domu lub mieszkania, wiązać się będzie z wymogiem uzyskania od niego zgody na dokładny termin takiej kontroli. Wynika to z konstytucyjnej zasady nienaruszalności mieszkania.
Kontrola pracy zdalnej nie może także naruszać w żaden sposób prywatności pracownika oraz innych osób, które przebywają aktualnie w miejscu, w którym wykonywana jest praca zdalna. Pracodawca nie może również utrudniać korzystania z wszelkich pomieszczeń domowych pracownika (jeżeli praca zdalna wykonywana jest w jego domu lub mieszkaniu).
Możliwe skutki kontroli
Jeżeli przeprowadzona przez pracodawcę kontrola pracy zdalnej zakończy się stwierdzeniem istnienia uchybień w przestrzeganiu przepisów i zasad dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy lub bezpieczeństwa i ochrony informacji, pracodawca może:
- Zobowiązać pracownika do usunięcia uchybień we wskazanym terminie;
- Cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez skontrolowanego pracownika (w takim przypadku pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę).
Kontrola pracy zdalnej, która unaoczni uchybienia (na przykład nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku pracy, czy funkcjonujących przepisów) może także zakończyć się przewidzianymi przez Kodeks pracy sankcjami. Sankcjami tymi może być na przykład nałożona przez pracodawcę na pracownika kara upomnienia lub kara nagany.
Pracownik, który wskutek udowodnionego kontrolą pracy zdalnej, niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych, ze swojej winy wyrządził pracodawcy szkodę, może ponieść za to odpowiedzialność materialną.
Kontrola pracy zdalnej przez Państwową Inspekcję Pracy
Wprowadzenie przepisów o pracy zdalnej do Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy pozwoliło na rozwianie wszelkich wątpliwości co do możliwości jej kontroli także przez Państwową Inspekcję Pracy.
Inspektorzy pracy mogą więc skontrolować różne aspekty pracy wykonywanej w modelu zdalnym lub hybrydowym, w tym m.in.:
- To, czy praca zdalna wynika z uzgodnień między pracodawcą a pracownikiem, czy tylko z jednostronnego polecenia pracodawcy;
- Miejsce wykonywania pracy zdalnej;
- Sposób wdrożenia przepisów o pracy zdalnej, w tym przede wszystkim tych zawartych w porozumieniu zbiorowym oraz regulaminie;
- Rodzaj pracy wykonywanej w formie pracy zdalnej;
- To, czy pracodawca zapewnił pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia niezbędne do wykonywania pracy w takim modelu;
- Kontrolę pracy zdalnej, która została wcześniej zrealizowana przez pracodawcę (w szczególności, czy za stwierdzonymi nieprawidłowościami, podążyły opisane wyżej skutki i czy zostały one prawidłowo zastosowane).
Podobnie jak w przypadku kontroli pracy zdalnej dokonanej przez pracodawcę, inspektor pracy, który dokonywać będzie kontroli w domu lub mieszkaniu pracownika, co do zasady, potrzebować będzie do tego stosownej zgody.
W praktyce zgody te niejednokrotnie są przez pracowników wyrażane, gdyż wiele kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, inicjowanych jest przez skargi wysyłane bezpośrednio przez zatrudnionych, pracujących w modelu zdalnym lub hybrydowym, którzy sami zauważyli pewne nieprawidłowości, dotyczące wykonywanej przez nich pracy.
Czytaj też:
Co to jest workation? Czyli o organizacji pracy zdalnej za granicą
Czytaj też:
Pracodawcy nie tolerują pracy zdalnej. Mają sposoby, by „zachęcić” pracowników do powrotu