Workation to jeden z pozytywnych produktów ubocznych pandemii. W czasach zamknięcia, pracodawcy byli bowiem zmuszeni do dostosowywania się do trudnych warunków, między innymi poprzez wprowadzanie w swoich przedsiębiorstwach szeroko stosowanej pracy zdalnej. Jeżeli jednak można wykonywać pracę zdalną w domu, to dlaczego by nie można wykonywać jej z położonej nad morzem działki, czy nawet z zagranicy? Jest to jak najbardziej możliwe, choć rodzić może pewne ryzyka i punkty, na które wprowadzający to rozwiązanie pracodawcy powinni zwrócić szczególną uwagę.
Co to jest workation?
Workation to praca, wykonywana w formie zdalnej, z dowolnego miejsca na świecie, połączona z wakacyjnym odpoczynkiem.
Taki sposób świadczenia pracy dla wielu osób może być niezwykle atrakcyjny. Pracownicy poza godzinami pracy mogą bowiem korzystać z uroków pięknych miejsc, znajdujących się w różnych zakątkach globu. Workation może być także wykorzystane na przykład do przedłużenia sobie urlopu, podczas którego w pierwszym tygodniu wyłącznie odpoczywamy, a w drugim nie biorąc formalnego urlopu wypoczynkowego z przysługującej nam puli, łączymy pracę z wakacyjnym relaksem.
Takie rozwiązanie jest zgodne z ideą „work-life balance”. Nic więc dziwnego, że coraz więcej pracodawców wykorzystuje praco-wakacje jako dodatkowy bonus pozapłacowy oraz czynnik motywacyjny.
Na całym świecie workation staje się przy tym coraz bardziej popularne. Trend ten zaczyna być widać także w Polsce. Wiele przedsiębiorstw wciąż wstrzymuje się jednak z jego wprowadzeniem. Dlaczego? Gdyż workation, szczególnie wykonywane za granicami kraju macierzystego, rodzi wiele obaw. Związane są one przede wszystkim z odpowiednim podejściem do kwestii prawnych, podatkowych i ubezpieczeniowych. Czy obawy te są słuszne? Jak zorganizować workation, aby jednocześnie spełniać wszelkie obowiązki związane z prawem pracy, prawem podatkowym oraz kwestiami ubezpieczeniowymi?
Workation na gruncie prawnym
Wiedząc, że istotą workation jest świadczenie pracy z innego miejsca niż to określone w umowie o pracę oraz z innego niż miejsce zamieszkania, zaakcentować należy, że okres pracy na workation z całą pewnością zakwalifikować należy jako czas pracy, a nie jako urlop. Pomimo połączenia go z wakacjami i odpoczynkiem, w trakcie godzin pracy pracownik przebywający na workation jest bowiem do dyspozycji pracodawcy. Nie ma przy tym w polskim systemie prawnym osobnych regulacji poświęconych praco-wakacjom.
Mając to na względzie, powiedzieć należy, że z perspektywy pracodawcy wciąż ważne będą tu wszelkie okoliczności, jakie spełniać musi praca, zgodnie z polskim Kodeksem pracy. Mowa tu między innymi o:
- zapewnieniu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy;
- określonych normach czasu pracy pracownika (w tym zapewnieniu mu prawa do przerwy);
- miejscu wykonywania przez pracownika pracy, które każdorazowo powinno być uzgodnione z pracodawcą;
- zapewnieniu pracownikowi należnych mu świadczeń;
- zapewnieniu pracownikowi materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy w formie zdalnej;
- zabezpieczeniu danych o szczególnym znaczeniu.
Okoliczności te w przypadku workation nie zawsze będą łatwe do zapewnienia. Dodatkowo na gruncie prawnym bardzo wiele zmienia się, gdy praco-wakacje odbywają się poza granicami kraju, w którym normalnie pracownik świadczy pracę. W tym momencie bowiem pojawiają się kwestie związane z prawem właściwym danego kraju. W różnych zakątkach świata istnieją różne normy prawa pracy, różne przepisy prawa podatkowego, jak również zasady zabezpieczenia społecznego.
Problemy te ograniczone znacznie będą w przypadku workation wykonywanego w krajach unijnych. W Unii Europejskiej (a także w Europejskim Obszarze Gospodarczym oraz Szwajcarii) istnieje bowiem koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego oraz w większości ujednolicone są zasady prawa pracy.
To każdorazowo pracodawca musi jednak przeanalizować prawodawstwo kraju, z którego pracę świadczyć będzie czasowo pracownik w ramach workation. Musi wziąć przy tym pod uwagę, że ustawodawstwo danego kraju może nakładać obowiązek zagwarantowania pracownikowi określonych warunków zatrudnienia, które różnić się mogą znacząco od tych, które wynikają z przepisów polskich.
Workation a podatki
Polska z wieloma krajami podpisane ma umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. W przypadku workation wykonywanego z takiego kraju, co do zasady, dojść może do powstania obowiązku podatkowego, gdy pracownik będzie przebywał w nim dłużej niż 183 dni (w ciągu roku lub w ciągu 12-miesięcznego okresu). Z tego właśnie powodu firmy, które decydują się na wprowadzenie praco-wakacji, często limitują ten benefit do krótszych okresów (na przykład kilkutygodniowych lub kilkumiesięcznych).
Jeszcze inaczej może wyglądać jednak sytuacja w odniesieniu do krajów, z którymi Polska nie ma podpisanej takiej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. W takim przypadku powstanie obowiązku podatkowego wynikać będzie z przepisów prawa krajowego, do którego pracownik wyjedzie i z którego będzie świadczył pracę w ramach workation. Okazać się może, że obowiązek taki powstanie już zaraz, bezpośrednio po przyjeździe.
Ubezpieczenia społeczne na workation
Ubezpieczenia społeczne to kolejne obok kwestii podatkowych, wyzwanie, które stoi przed pracodawcą, który zgadza się na wysłanie swojego pracownika na praco-wakacje.
Tak jak zostało już wspomniane, wyzwanie to będzie z pewnością mniejsze w przypadku workation wykonywanego w państwach należących do Unii Europejskiej, a także Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii. W obrębie tych krajów istnieje bowiem koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego. W określonych sytuacjach warto jednak, aby pracownik mimo wszystko wystąpił przed taką podróżą o zaświadczenie A1, które będzie potwierdzało podleganie określonemu ustawodawstwu swojego kraju macierzystego.
Sytuacja nie powinna być również skomplikowana w przypadku państw, z którymi Polska zawarła umowy o zabezpieczeniu społecznym. Do tego typu państw należy na przykład Turcja, a także Stany Zjednoczone Ameryki. W przypadku świadczenia pracy z takich krajów warto przeanalizować podpisane przez te państwa umowy dwustronne z Polską i działać na ich podstawie.
Najbardziej problematyczna będzie przy tym kwestia ubezpieczenia społecznego pracownika, który workation wykonywać będzie poza państwami Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Szwajcarii oraz poza państwami, z którymi Polska posiada podpisaną umowę o zabezpieczeniu społecznym. Konieczne będzie wtedy bowiem bardzo dokładne przeanalizowanie przepisów konkretnego kraju. Nie będzie przy tym można wykluczyć sytuacji, w której pracownik będzie podlegał obowiązkowi uiszczenia składek na ubezpieczenie społeczne w dwóch państwach, a więc zarówno w Polsce (z tytułu obowiązującej umowy o pracę), jak i w kraju, z którego będzie czasowo świadczył pracę (ze względu na obowiązek wynikający z przepisów tego kraju).
Czytaj też:
Czy szef może odwołać mój urlop? Co w takiej sytuacji?
Czytaj też:
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop tylko w jednej sytuacji