Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów – co to jest i kto musi ją prowadzić?

Każdy przedsiębiorca ma obowiązek rozliczania swoich przychodów. W zależności od tego, jaką formę działalności prowadzi oraz jaka stawka podatku go obowiązuje, może skorzystać z różnych form księgowości. Jedna z nich, oprócz karty podatkowej i pełnej księgowości, to Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów. Czym jest, co musi zawierać oraz kto może skorzystać z tego rozwiązania?

Co to jest Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów?

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów, w skrócie PKPiR, jest jedną z form księgowości uproszczonej. Wszelkie obowiązki oraz sposoby jej prowadzenia są określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Prowadzi się ją w celu ewidencji operacji gospodarczych w uproszczonej formie, czyli w systemie księgowości pojedynczej. Należy rejestrować transakcje dokonane w danym miesiącu rozliczeniowym, tzn. przychody ze sprzedaży oraz wydatki. Na jej podstawie ustalana jest podstawa opodatkowania.

PKPiR – kto musi ją prowadzić?

Z Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów nie może skorzystać każdy, kto prowadzi swoją działalność. Mogą z niej skorzystać przedsiębiorcy, którzy spełniają poniższe warunki:

• sposób rozliczania podatków – rozliczanie podatku na zasadach podatku liniowego, skali podatkowej w stawce 17% i 32% lub według stawki 19%,
• osiągane przychody – przychody netto z działalności gospodarczej lub przychody spółki nie przekroczyły 2 000 000 euro w poprzednim roku podatkowym (górna granica przychodów netto w złotówkach wynosi 9 188 200 zł w 2022 roku),
• forma działalności – prowadzenie działalności gospodarczej indywidualnie lub w formie spółki jawnej osób fizycznych, spółki cywilnej osób fizycznych, spółki partnerskiej lub przedsiębiorstwa w spadku.

Jeśli więc w 2021 roku przedsiębiorca przekroczył limit 9 188 200 zł netto (bez VAT), zobowiązany jest on prowadzić w bieżącym roku pełną księgowość w formie ksiąg rachunkowych.

Co musi się znajdować w PKPiR?

Jako że Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów stanowi podstawę do rozliczania podatków, należy w niej umieszczać wszelkie dowody księgowe, które to umożliwią. Zaliczają się do nich w szczególności:

• faktury – faktury VAT, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne,
• dzienne zestawienia dowodów sprzedaży,
• dowody opłat za transakcje bankowe i pocztowe,
• dowody przesunięć,
• raporty z kas fiskalnych,
• dowody wewnętrzne,
• dowody opłat,
• noty księgowe,
• opisy otrzymanych towarów handlowych,
• i inne dowody i potwierdzenia przychodów oraz wydatków.

Każdy z dokumentów rejestrowanych w PKPiR musi zawierać informacje dotyczące stron danej transakcji, tj. nazwy i adresy, daty transakcji lub okresy dokonania operacji, przedmioty danych operacji gospodarczych wraz z określeniem ich wartości, podpisy osób uprawnionych do dokumentowania transakcji, a także numery transakcji.

Jakie ewidencje należy prowadzić wraz z PKPiR?

Prowadzenie samej Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów to nie jedyny obowiązek przedsiębiorców korzystających z uproszczonej księgowości. Istnieje bowiem konieczność sporządzania dodatkowych ewidencji, do których należą:

• ewidencja sprzedaży – dotyczy przedsiębiorców, którzy nie prowadzą ewidencji na kasach fiskalnych, ale z pomocą biura rachunkowego,
• ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
• ewidencja kupna i sprzedaży wartości dewizowych – w przypadku prowadzenia działalności kantorowej,
• ewidencja przebiegu pojazdów – dotyczy sytuacji, gdy pojazd, np. samochód, jest zaliczony do środków trwałych firmy i jest on wykorzystywany tylko i wyłącznie do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Nie jest jednak konieczne prowadzenie ewidencji wyposażenia, którego wartość początkowa przekracza 1 500 zł, a jego okres użytkowania będzie krótszy niż rok, a także nie ma konieczności prowadzenia karty przychodów pracowników.

Kiedy założyć Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów?

Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów należy założyć w wyznaczonym terminie, w którym należy rozpocząć spisywanie wszelkich wydatków oraz kosztów firmowych. PKPiR zakłada się:

• 1 stycznia każdego roku podatkowego,
• pierwszego dnia działalności w trakcie roku podatkowego.

Koniecznością jest więc ewidencjonowanie finansów firmowych już od pierwszego dnia rozpoczęcia działalności. Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej – w odpowiednim programie komputerowym. Którą opcję wybrać?

PKPiR – w wersji papierowej czy elektronicznej? Jak prowadzić?

Przedsiębiorca ma do wyboru dwie formy prowadzenia PKPiR – formę papierową oraz elektroniczną. Może on samodzielnie zdecydować, która z nich będzie dla niego prostsza w prowadzeniu i którą z nich chce wybrać. Wzór, z którego należy skorzystać, znajduje się w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Decydując się na wersję papierową PKPiR należy odręcznie lub komputerowo zapisywać wszystkie transakcje oraz spisywać dowody wraz z załącznikami. Konieczne jest numerowanie każdej strony oraz zszycie wszystkich kart, by stanowiły jeden dokument.

W przypadku wersji elektronicznej PKPiR w pierwszym kroku należy sporządzić instrukcję obsługi programu komputerowego przeznaczonego do obsługi prowadzenia ewidencji. W przepisach nie znajdziemy szczegółów, co do wyglądu instrukcji – należy więc ją stworzyć samodzielnie, np. w formie podręcznika zawierającego opis działania danego programu. Program, z którego zamierzasz korzystać, musi umożliwiać bezzwłoczny wgląd i dostęp do treści zapisów, a także drukowania wszystkich danych w nim zawartych z zachowaniem porządku chronologicznego. Obowiązkowe jest także zapewnienie odpowiedniego zabezpieczenia plików zawierających dane, by osoby niepowołane nie miały do nich dostępu, a także by dokumenty te nie zostały zniszczone lub trwale usunięte.

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów prowadzona w formie elektronicznej nie musi być drukowana. Wystarczy zapisywać odpowiednie pliki na dysku twardym swojego komputera, np. w formacie PDF. Należy również zadbać o porządek chronologiczny oraz podział na okresy rozliczeniowe plików. Dobrze jest zabezpieczyć dokumenty elektroniczne na wypadek ich usunięcia, np. tworząc ich kopie zapasowe lub zapisując je na nośnikach zewnętrznych (dysk przenośny lub pendrive) oraz zabezpieczając je za pomocą hasła dostępu.

Ewidencja nierzetelna i wadliwa – o czym pamiętać?

Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów należy prowadzić w sposób rzetelny i niewadliwy. Co to oznacza? Za ewidencję wadliwą uznaje się taką, w której zauważalne są błędy formalne. Przykładowo, dokumenty nie zostały odpowiednio zbroszurowane (zszyte) czy nie została zachowana chronologia lub odpowiednie numerowanie.

Ewidencja wadliwa zaś to ewidencja, w której występują błędy wynikające z nieprawidłowych informacji podanych przed przedsiębiorcę. Należy tutaj wymienić na przykład nieujawnienie części obrotu, czyli brak dołączenia wpisów o zaistniałych zdarzeniach, zaniżenie obrotu poprzez podanie nieprawidłowych kwot transakcji czy dołączenie tzw. pustej faktury, czyli wpisu o transakcji, która w rzeczywistości nie miała miejsca.

Wszelkie nieprawidłowe informacje zawarte w PKPiR są traktowane jako nierzetelne, a więc uznawane są za przestępstwo skarbowe. W przypadku prowadzenia ewidencji wadliwej mamy wówczas do czynienia z wykroczeniem skarbowym. Jeśli księga zostanie uznana za nierzetelną lub wadliwą, organ podatkowy może sam określić podstawę opodatkowania i nałożyć na przedsiębiorcę karę grzywny.

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów – jak długo przechowywać?

W zależności od tego, czy przedsiębiorca samodzielnie prowadzi PKPiR, czy księgowość jest prowadzona przez biuro rachunkowe, należy ją przechowywać w miejscu wykonywania działalności bądź w siedzibie firmy lub w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez biuro.

Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów należy przechowywać przez 5 lat. Za początek tego okresu uznawany jest koniec roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego rozliczanego na podstawie tejże księgi.

Jeśli księgowość jest prowadzona przez biuro rachunkowe, należy pamiętać o tym, by samodzielnie prowadzić ewidencję sprzedaży w miejscu wykonywania działalności. Jest to obowiązek przedsiębiorców, którzy nie korzystają z kasy fiskalnej. Wówczas należy ewidencjonować sprzedaż na podstawie zapisu, w którym zawiera się: datę uzyskania przychodu wraz z wysokością transakcji, a także numerem kolejnym wpisu. Ewidencja sprzedaży może być prowadzona w formie elektronicznej lub papierowej.

Czytaj też:
Co to jest akredytywa i kiedy się ją stosuje?