– Zarządzanie nieobecnościami przestało być prostą kwestią kalendarza. Dziś to obszar wymagający precyzyjnych danych, integracji z procesami biznesowymi i odpowiednich narzędzi – mówi Bożena Roczniak, CEO OstendiHR. – Technologia nie tylko porządkuje procesy, ale także wspiera strategiczne decyzje menedżerskie.
Gdy nieobecność ma swoją cenę
W okresie wzmożonych urlopów wiele firm przekonuje się, jak duży wpływ na codzienne funkcjonowanie może mieć brak kilku osób. Ale skutki nieobecności to nie tylko kwestia bieżącej organizacji pracy – to również konkretny koszt finansowy.
Technologie HR pozwalają sprawdzić, jaka jest aktualna rezerwa urlopowa w firmie, a to informacja kluczowa z punktu widzenia zarządzania kosztami. Im większa rezerwa, tym więcej środków musimy potencjalnie zamrozić – choćby na wypadek restrukturyzacji, kiedy zobowiązani jesteśmy wypłacić zaległe urlopy
– tłumaczy Bożena Roczniak.
Dzięki cyfrowym narzędziom, firmy mogą precyzyjnie analizować dane dotyczące planowanych i zrealizowanych urlopów, co przekłada się na trafniejsze decyzje budżetowe, ale też lepsze planowanie pracy zespołów.
Absencje pod kontrolą
Z pomocą nowoczesnych systemów HR można monitorować nie tylko długość, ale także częstotliwość nieobecności – co pozwala dostrzec wzorce, które wcześniej były trudne do wychwycenia. Szczególnie pomocny okazuje się tu wskaźnik Bradforda (znany także jako współczynnik Bradforda). Łączy on informacje o częstotliwości i czasie trwania nieobecności. Stosowany jest w celu identyfikacji tych absencji, które powodują największe zakłócenia w organizacji.
Wysoki wskaźnik Bradforda nie zawsze oznacza coś złego. Choć może on wskazywać na potencjalne problemy z absencją w pracy, interpretacja powinna być dokonywana z uwzględnieniem kontekstu i indywidualnych okoliczności. Częste nieobecności mogą wynikać z różnych przyczyn, w tym problemów zdrowotnych, sytuacji rodzinnych itp. Ważne jest, aby rozważyć te czynniki i odpowiednio zareagować, a nie tylko kierować się automatycznym wyliczeniem wskaźnika. Dodatkowo w niewielkim zespole czasem to jedna dłuższa nieobecność może poważnie zaburzyć ciągłość procesów, mimo że wskaźnik Bradforda w takim przypadku pozostaje niski. Z kolei sporadyczne, jednodniowe absencje – choć formalnie podbijają wartość wskaźnika – mogą mieć znacznie mniejszy wpływ operacyjny. Dlatego interpretując ten wskaźnik, warto uwzględnić kontekst roli i realne ryzyko dla funkcjonowania organizacji.
Technologia wspiera wellbeing
Nieobecność w pracy to często sygnał, że coś nie działa – nie tylko w kalendarzu, ale też w kulturze organizacyjnej. Technologia pozwala monitorować również absencje zdrowotne, dając firmom możliwość podejmowania działań proaktywnych.
Analizując przyczyny L4, firmy są w stanie wdrażać inicjatywy, które realnie wpływają na kondycję pracowników np. programy zdrowotne, warsztaty psychologiczne czy lepszą organizację pracy. Dane stają się podstawą do troski o ludzi, a nie tylko raportowania wskaźników.
Systemy, które dopasowują się do organizacji – nie odwrotnie
Nowoczesne rozwiązania HR Tech, takie jak moduł zarządzania nieobecnościami OstendiHR, odpowiadają na potrzeby zarówno dużych międzynarodowych organizacji, jak i mniejszych firm. System może zostać dostosowany do różnych kalendarzy świąt i przepisów obowiązujących w poszczególnych krajach, co znacząco ułatwia pracę globalnym zespołom.
W dodatku ścieżki akceptacji mogą być konfigurowane w zależności od roli czy działu pracownika, co pozwala uniknąć zbędnej biurokracji i przyspiesza cały proces. Elektroniczny obieg dokumentów sprawia, że składanie i zatwierdzanie wniosków urlopowych odbywa się błyskawicznie, z dowolnego miejsca na świecie.
Mądre planowanie zamiast gaszenia pożarów
W dobrze zaplanowanym sezonie urlopowym nikt nie musi się spieszyć z załatwianiem wniosków na ostatnią chwilę, a firma nie działa w trybie awaryjnym. Systemy HR Tech dają realne wsparcie w zarządzaniu absencjami: automatyzują procesy, pomagają identyfikować ryzyka, wspierają wellbeing i pozwalają działać z wyprzedzeniem.
Dobrze wdrożone rozwiązania HR Tech nie tylko usprawniają zarządzanie, ale pomagają budować organizacje odporne na zakłócenia, nawet w tak dynamicznych okresach jak sezon urlopowy
– podsumowuje Bożena Roczniak.
O autorce:
Bożena Roczniak jest założycielką i Prezeską OstendiHR, firmy technologicznej dostarczającej nowoczesne narzędzia do miękkiego HR. Posiada ponad 20-letnie doświadczenie w dziedzinie HR, pełniąc różne role – od trenera, certyfikowanego coacha i konsultanta, po dyrektora HR i doradcę zarządu. Specjalizuje się w modelach kompetencyjnych i systemach oceny pracowników, tworząc, wdrażając, optymalizując i digitalizując kluczowe procesy HR.
Jej doświadczenie biznesowe uzupełnia wykształcenie akademickie – jest doktorem nauk medycznych, a jej badania dotyczyły diagnozy osobowości, zaburzeń osobowości oraz potencjału poznawczego. Zdolność formułowania hipotez i krytycznej analizy danych wykorzystuje w tworzeniu innowacyjnych narzędzi wspierających zarządzanie talentami i rozwój organizacji.
Od ponad pięciu lat zarządza firmą HR tech, gdzie przy wsparciu zespołu tworzy rozwiązania ściśle dopasowane do rzeczywistych procesów biznesowych. Jej misją jest dostarczanie najlepszej na rynku platformy do zarządzania miękkim HR-em, wspierającej organizacje w efektywnym zarządzaniu zespołami.
Źródło: https://www.pulshr.pl/zarzadzanie/wskaznik-bradforda-kiedy-nieobecnosci-w-pracy-sa-dla-firmy-klopotliwe,99102.html