Podstawy zakładania firmy transportowej
Przed otwarciem firmy transportowej należy się zastanowić, jaki rodzaj usług ma ona świadczyć. Od tego będzie zależał kod PKD (skrót od „Polska Klasyfikacja Działalności”) niezbędny do zarejestrowania przedsiębiorstwa. Oficjalny spis PKD można znaleźć tutaj: https://www.biznes.gov.pl/pl/klasyfikacja-pkd. Kody PKD dla usług transportowych znajdują się w sekcji H.
- Dla firmy zajmującej się przewozem ładunków podstawowym kodem PKD będzie 49.41.Z – Transport drogowy towarów.
- Jeżeli przedsiębiorstwo ma świadczyć usługi związane z przeprowadzkami (dla podmiotów gospodarczych lub osób fizycznych), odpowiedni będzie kod 49.42.Z – Działalność usługowa związana z przeprowadzkami.
- W przypadku firmy kurierskiej, zajmującej się doręczaniem listów i paczek, właściwy będzie kod 53.20.Z – Pozostała działalność pocztowa i kurierska.
W następnej kolejności warto zastanowić się nad nazwą firmy: najlepiej, żeby kojarzyła się z rodzajem prowadzonej działalności i wskazywała jej potencjalne mocne strony lub korzyści ze współpracy. Jeżeli chcesz realizować transport międzynarodowy, warto, aby nazwa nie zawierała polskich znaków i była łatwa do wymówienia przez osoby niepolskojęzyczne.
Skoro już wiesz, czym będzie zajmować się Twoja firma i jak ją nazwiesz, możesz przygotować się do rejestracji przedsiębiorstwa.
Jak założyć firmę transportową krok po kroku?
W tej części artykułu przedstawiamy kolejne kroki niezbędne do otwarcia firmy przewozowej:
1. Wybór formy prawnej przedsiębiorstwa
Zależnie od tego, czy będziesz jedynym właścicielem firmy czy nie, musisz wybrać odpowiednią formę prawną. Jeśli chcesz założyć spółkę, do wyboru masz kilka możliwości. Różnice pomiędzy tymi formami dotyczą przede wszystkim odpowiedzialności za zobowiązania, struktury organizacyjnej, kapitału zakładowego, a także wymogów formalnych i podatkowych.
Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG):
JDG jest najprostszą formą prowadzenia działalności gospodarczej. Przedsiębiorca działa samodzielnie, bez konieczności współpracy z innymi osobami. Jednoosobowa działalność gospodarcza nie wymaga kapitału zakładowego ani skomplikowanych formalności związanych z rejestracją, jednak za zobowiązania wynikające z JDG przedsiębiorca odpowiada całym swoim majątkiem.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.):
Jest to najczęściej wybierana forma spółki kapitałowej w Polsce. Spółka z o.o. jest podmiotem prawnym, co oznacza, że posiada odrębną osobowość prawną od swoich właścicieli. W spółce z o.o. odpowiedzialność wspólników jest ograniczona do wniesionego kapitału zakładowego. Obecnie minimalny kapitał zakładowy spółki z o.o. wynosi 5.000 zł.
Spółka cywilna (s.c.):
Spółka cywilna to umowna forma współpracy dwóch lub więcej osób, które łączą swoje środki lub działają wspólnie w celu osiągnięcia określonego celu biznesowego. W spółce cywilnej wspólnicy odpowiadają nieograniczenie i solidarnie za zobowiązania spółki.
Spółka jawna (sp.j.):
Spółka jawna to forma współpracy dwóch lub więcej osób, które prowadzą działalność pod wspólną firmą. Podobnie jak w spółce cywilnej, tutaj także wszyscy wspólnicy odpowiadają nieograniczenie i solidarnie za zobowiązania spółki.
Spółka komandytowa (sp.k):
Spółka komandytowa składa się z co najmniej dwóch rodzajów wspólników: komandytariuszy (odpowiadających za zobowiązania spółki tylko do wysokości wniesionego wkładu) oraz komplementariusza (odpowiadającego za zobowiązania spółki całym swoim majątkiem).
Do niedawna spółka komandytowa była często wybieraną formą działalności w transporcie ze względu na bardziej korzystne opodatkowanie. Zmiany w przepisach w 2021 spowodowały jednak spadek popularności tego rozwiązania na rzecz spółek jawnych i spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.
2. Wybór formy opodatkowania i sposobu prowadzenia księgowości
Ze wspomnianym wyżej rodzajem działalności wiąże się także wybór formy opodatkowania. Zakładając firmę transportową, warto wziąć pod uwagę przede wszystkim:
Podatek dochodowy od osób prawnych (CIT):
Jest to podatek od dochodów osiąganych przez spółki kapitałowe, takie jak spółki akcyjne (SA), spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.), spółki komandytowo-akcyjne (sp. k.-A.). Ta forma opodatkowania może być korzystna, szczególnie jeśli firma generuje duże zyski i planuje reinwestować je w rozwój działalności.
Podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT):
W przypadku mniejszych firm transportowych, prowadzonych jako działalność jednoosobowa lub spółka osobowa, właściciele mogą wybrać opodatkowanie na zasadach ogólnych PIT. Ta forma opodatkowania będzie opłacalna, jeśli właściciel oczekuje niższych stawek podatkowych niż CIT.
Podatek liniowy PIT (19%):
W Polsce istnieje możliwość wyboru podatku liniowego PIT w wysokości 19% dla przedsiębiorców, którzy spełniają określone warunki: dopiero rozpoczynają działalność lub ich przychód (wraz z podatkiem VAT) w poprzednim roku nie przekroczył równowartości 1 200 000 euro. Dla niektórych właścicieli firm transportowych może to być optymalne rozwiązanie ze względu na niższe obciążenie podatkowe.
Podatek VAT (Value Added Tax):
Obowiązkowy podatek od sprzedaży towarów i usług, które są świadczone w Polsce. Firmy są zobowiązane do rejestracji jako podatnicy VAT, jeśli ich obroty osiągają określony poziom (obecnie jest to 150.000 zł rocznie). Poniżej tego progu można skorzystać ze zwolnienia z VAT – nie zawsze jednak warto, ponieważ wielu klientów firm transportowych jest płatnikami VAT i w celach rozliczeniowych będą oni preferowali przewoźników, którzy również odprowadzają ten podatek.
Oprócz formy opodatkowania z góry powinno się również określić sposób prowadzenia księgowości – czy ma być pełna, czy uproszczona.
Księgowość pełna:
Oznacza to prowadzenie przez firmy pełnej księgowości zgodnie z ustawą o rachunkowości. Wymaga to prowadzenia kompletnej dokumentacji finansowej, ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finansowych.
Księgowość uproszczona:
Dotyczy najmniejszych podmiotów gospodarczych, które prowadzą księgowość na bardzo ograniczonym poziomie, stosując uproszczone zasady i ewidencjonując wyłącznie podstawowe dane finansowe. Księgowość uproszczona może mieć formę podatkowej księga przychodów i rozchodów (PKPiR) lub ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
Przed ostateczną deklaracją warto zaznajomić się także z księgowością internetową. Firmy transportowe mogą korzystać z oprogramowania do prowadzenia księgowości online, co ułatwia zarządzanie finansami i zapewnia lepszą kontrolę nad dokumentacją.
3. Zdobycie niezbędnych licencji i zezwoleń
W zależności od tego, czy zamierzasz prowadzić wyłącznie transport krajowy, czy również międzynarodowy, potrzebujesz odpowiedniego zezwolenia.
Własna firma transportowa krajowa – zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego
Uprawnia do realizowania transportu wyłącznie w granicach Rzeczypospolitej. Zezwolenie uzyskasz w starostwie powiatowym lub w urzędzie miasta na prawach powiatu. Koszt zezwolenia to 1000 zł + 100 zł za każdy zgłoszony pojazd.
Szczegóły dotyczące uzyskania zezwolenia znajdziesz tutaj: https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/1600
Własna firma transportowa międzynarodowa – licencja wspólnotowa (licencja UE)
Jeżeli chcesz wykonywać transport poza granicami Polski, będzie Ci potrzebna licencja wspólnotowa dotycząca międzynarodowego zarobkowego przewozu drogowego rzeczy. Organem wydającym ten dokument jest GITD. Koszt wydania licencji jest uzależniony od czasu jej ważności:
- Do 5 lat: 4000 zł + 440 zł za wypis na każdy pojazd
- Między 5 a 10 lat: 8000 zł + 880 zł za wypis na każdy pojazd
Jeżeli nie posiadasz zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika, do kosztów licencji musisz doliczyć dodatkowo 1000 zł.
Szczegóły dotyczące uzyskania zezwolenia znajdziesz tutaj: https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/1523
Podjęcie decyzji dotyczącej pojazdów (flota do 3,5 t lub powyżej)
Jeszcze do niedawna rozróżnienie na flotę do 3,5 t dmc lub powyżej było kluczowe dla sposobu prowadzenia działalności. Busy nie wymagały bowiem licencji wspólnotowej, a brak obowiązkowych tachografów zwalniał przewoźników ze ścisłego rozliczania czasu pracy kierowcy. Wdrażane systematycznie przepisy Pakietu Mobilności znoszą jednak te różnice. Obecnie licencja UE jest konieczna, by realizować transport po Europie pojazdami od 2,5 t dmc. Tachografy w busach staną się natomiast obowiązkowe od lipca 2026 r. To ważne, jeżeli chcesz otworzyć firmę transportową do 3,5 t.
Można powiedzieć, że od połowy 2026 największe różnice pomiędzy flotą do 3,5 t a powyżej będą sprowadzać się do:
- Limitów prędkości na drogach ekspresowych i autostradach. Dla busów wynoszą one tyle, co dla samochodów osobowych. Pojazdy powyżej 3,5 t nie mogą poruszać się na tych drogach szybciej niż 80 km/h. Co więcej, ciężarówki obowiązuje również zakaz wyprzedzania, który nie dotyczy busów.
- Planowania tras. Ze względu na gabaryty i przestrzeń potrzebną do zawracania lub parkowania transport busami jest bardziej elastyczny; pojazdów do 3,5 t nie dotyczy większość ograniczeń tonażowych lub wielkościowych spotykanych na europejskich drogach.
- Rodzaju przewożonych ładunków. Mniejsze pojazdy są przeważnie przystosowane do przewozu materiałów stałych, transportowanych najczęściej (choć nie tylko) na paletach, a także do produktów wymagających temperatury kontrolowanej. Z kolei stosowane w transporcie ciężkim ciągniki siodłowe pozwalają na podpięcie wielu różnych rodzajów naczep, w tym np. cystern, silosów lub wyposażonych w obniżaną podłogę. Z oczywistych przyczyn ładunki na busy są też ograniczone pod względem tonażu i wymiarów.
4. Proces rejestracji firmy transportowej w CEIDG lub KRS
Jeśli zakładasz jednoosobową działalność gospodarczą, rejestracja odbywa się w CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej). Można tego dokonać online na stronie CEIDG lub osobiście w odpowiednim urzędzie gminy.
Jeśli Twoja firma ma być spółką, pierwszym krokiem będzie sporządzenie i podpisanie umowy notarialnej (w przypadku sp. z o.o.) lub aktu założycielskiego (w przypadku innych rodzajów spółek, np. sp.j.).
Następnie spółkę musisz zarejestrować w KRS (Krajowy Rejestr Sądowy), składając wniosek do sądu rejonowego właściwego dla siedziby firmy.
- Jeżeli umowę spółki lub akt założycielski zawarto u notariusza, rejestracji dokonasz za pośrednictwem portalu Portalu Rejestrów Sądowych.
- Jeżeli umowę spółki zawarto na wzorcu umowy udostępnionym w systemie teleinformatycznym S24, to rejestracji należy dokonać przez ten system.
5. Ubezpieczenie firmy transportowej: wybór oferty
Firmy transportowe są narażone na ryzyko związane z uszkodzeniem ładunku, wypadkami drogowymi, kradzieżą towaru czy też odpowiedzialnością cywilną. Przed podjęciem decyzji porównaj oferty różnych ubezpieczycieli. Przyjrzyj się zarówno polisom dla pojazdów, jak i ubezpieczeniom odpowiedzialności cywilnej oraz ofertom na wypadek kradzieży czy uszkodzenia ładunku. Rozważ także opcje dodatkowe, które mogą zwiększyć zakres ochrony (np. ubezpieczenie na wypadek awarii pojazdu lub utraty dochodów w przypadku, gdy firma musi tymczasowo zawiesić działalność z powodu uszkodzenia pojazdu).
Otwierając firmę transportową, w pierwszej kolejności zadbaj o dobre ubezpieczenie OCP (odpowiedzialności cywilnej przewoźnika). Jego posiadanie nie jest obowiązkowe w świetle prawa, ale wymagane przez większość klientów. Brak OCP często dyskwalifikuje przewoźników w oczach zleceniodawców, ponieważ obawiają się, że w przypadku uszkodzenia lub utraty towaru nie otrzymają rekompensaty.
Koszt założenia firmy transportowej
Założenie działalności w transporcie wiąże się z kilkoma znaczącymi wydatkami. Oto najważniejsze z nich:
- Kapitał zakładowy: jeżeli zakładasz spółkę z o.o., musisz dysponować kapitałem minimum 5000 zł;
- Koszty uzyskania zezwolenia na transport lub/i licencji wspólnotowej. Jak wspomniano wyżej, cena zezwolenia krajowego to 1000 zł + 100 zł za każdy zgłoszony pojazd, a uzyskanie licencji UE na 5 lat to wydatek 4000 zł + 440 zł za każdy pojazd. W przypadku licencji na 10 lat należy te kwoty podwoić.
- Do wyrobienia zezwolenia na transport krajowy niezbędne jest udokumentowanie zdolności finansowej, która wynosi:
– 9000 € na pierwszy wykorzystywany pojazd silnikowy
– 5000 € na każdy dodatkowy wykorzystywany pojazd silnikowy lub zespół pojazdów, których dopuszczalna masa całkowita przekracza 3,5 tony
– 900 € na każdy dodatkowy wykorzystywany pojazd silnikowy lub zespół pojazdów, których dopuszczalna masa całkowita przekracza 2,5 tony, ale nie przekracza 3,5 tony.
Wyjątek: jeżeli zamierzasz wykonywać transport jedynie pojazdami pomiędzy 2,5 a 3,5t dmc, Twoje zaplecze finansowe musi wynosić co najmniej:
– 1800 € na pierwszy wykorzystywany pojazd; oraz
– 900 € na każdy dodatkowy wykorzystywany pojazd.
- Starając się o licencję UE, przedsiębiorca musi wykazać kapitał w wysokości 9000 € na pierwszy pojazd i 5000 € na każdy następny.
- W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej rejestracja w CEIDG jest bezpłatna. Natomiast rejestracja spółki w KRS kosztuje łącznie 600 zł (500 zł za wpis + 100 zł za opublikowanie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym), jeżeli umowa spółki została zawarta u notariusza. W przypadku założenia spółki przez internet należy się liczyć z kosztami 350,19 zł (19 groszy wynosi opłata manipulacyjna).
- Akt notarialny założenia spółki z o.o. z kapitałem 5000 zł (wraz z podatkiem VAT oraz kosztem wypisów) będzie kosztować około 500 zł.
Jak rozkręcić firmę transportową? Strategie i planowanie
Od zarządzania flotą po pozyskiwanie klientów, rozwój firmy transportowej wymaga starannie przemyślanej strategii i skutecznego planowania. Poniżej przedstawiamy trzy praktyczne wskazówki, które pomogą w rozkręceniu firmy transportowej oraz zwiększeniu jej efektywności i rentowności.
1. Sprawdzona giełda transportowa
Do pozyskiwania ładunków, ale także nowych kontaktów biznesowych, przyda Ci się dostęp do giełdy transportowej. Dzięki temu zoptymalizujesz wykorzystanie swoich pojazdów i planowanie tras, zredukujesz kosztowne puste przebiegi, a w efekcie zwiększysz zyski. Nowoczesne giełdy transportowe oferują również dodatkowe możliwości, takie jak cyfrowy faktoring, akces do bieżącej analizy rynku lub opcja przystępowania do przetargów na regularne zlecenia i długoterminowe kontrakty.
2. Strona internetowa firmy transportowej i aktywność w social mediach
Obecność w sieci jest warunkiem koniecznym do zaistnienia w biznesie. Załóż stronę internetową firmy i profil biznesowy na Facebooku, LinkedIn lub/i innych portalach społecznościowych. Dbaj o poprawność oraz aktualność zamieszczanych tam informacji. To dobry sposób nie tylko na zwiększenie zasięgów, ale także na ułatwienie komunikacji z klientami.
3. Udział w wydarzeniach branżowych i kontakty z mediami
Dobrym sposobem na spopularyzowanie swojej marki jest obecność na targach i konferencjach poświęconych branży TSL – jeśli nie jako wystawca, to przynajmniej jako uczestnik. Dzięki temu poznasz potencjalnych zleceniodawców i partnerów biznesowych, a przy okazji przyjrzysz się konkurencji. Jeżeli pojawi się okazja (np. podczas wydarzeń branżowych), udzielaj wypowiedzi dla mediów, bierz udział w case studies i success stories. Pomoże to Twojej firmie zyskać rozpoznawalność i zaprezentować się z najlepszej strony.
Czy warto założyć firmę transportową?
Zakładanie nowej działalności zawsze wiąże się z ryzykiem, niezależnie od branży. Wzrost handlu elektronicznego i globalizacja sprawiają, że popyt na usługi transportowe stale rośnie, co stwarza duże możliwości rozwoju dla nowych firm w branży. Posiadanie własnej firmy transportowej daje przedsiębiorcy elastyczność w zarządzaniu czasem i zasobami, a także pełną kontrolę nad operacjami oraz strategią biznesową. Pomimo konkurencji i kosztów operacyjnych, branża transportowa może generować znaczne zyski, zwłaszcza dla firm efektywnie zarządzających flotą i kosztami.