Praca zdalna – sprawdź do czego dorzuci się twoja firma, co musi zapewnić pracodawca
Artykuł sponsorowany

Praca zdalna – sprawdź do czego dorzuci się twoja firma, co musi zapewnić pracodawca

Radca prawny Marta Kopeć – Kancelaria Kopeć Zaborowski
Radca prawny Marta Kopeć – Kancelaria Kopeć Zaborowski Źródło: Materiały partnera
Od 6 kwietnia 2023 r. wejdą w życie zmiany w Kodeksie pracy, które uregulują zasady pracy zdalnej. Dotychczas ten sposób świadczenia pracy opierał się albo na tzw. przepisach covidowych albo zwyczajach zakładowych. U wielu pracodawców praca zdalna była również traktowana jak benefit pracowniczy i wówczas tworzone były specjalne regulaminy wewnętrzne w zakresie zasad korzystania z takiej elastycznej formy zatrudnienia.

Przepisy, jakie pojawią się w Kodeksie pracy, będą wyznaczały zasady ogólne dotyczące pracy zdalnej. To jednak, jak będzie ona wyglądała i jakie grupy pracowników obejmie w zakładzie pracy, będzie zależało od regulacji wewnętrznych u pracodawcy.

Jakie są zasady?

Niezależnie od tego czy pracodawca wyda regulamin pracy zdalnej (bądź zawrze porozumienie ze związkami zawodowymi w tym zakresie) istnieją dwie możliwości kiedy pracownik będzie mógł zacząć pracować zdalnie. Jedna sytuacja wydarzy się, gdy od początku zatrudnienia strony umówią się, że praca będzie wykonywana wyłącznie zdalnie. Druga z kolei może się zdarzyć w trakcie zatrudnienia z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika.

Szczególna sytuacja będzie miała miejsce w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej tj. wykonywanej doraźnie, wówczas pracodawca nie będzie zobowiązany do pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

Co musi zapewnić pracownikowi pracodawca?

Pracodawca będzie miał obowiązek zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. W ramach tego będzie zobligowany również do przeprowadzenia instalacji, serwisu, konserwacji zapewnionych narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej albo do pokrycia kosztów związanych z tymi czynnościami czy naprawami. Co więcej, pracodawca będzie zobligowany do pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Pracownik będzie miał prawo domagać się również od pracodawcy szkoleń i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Co istotne dla pracowników, powyższe świadczenia pracodawcy nie będą stanowić przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Czy pracownik może sam sobie zapewnić niezbędne narzędzia i materiały?

Jak najbardziej możliwa jest również sytuacja, w której strony umówią się, że pracownik zapewni sobie materiały i narzędzia pracy we własnym zakresie. W takiej sytuacji pracownikowi będzie należał się ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Istnieje również możliwość wypłaty ryczałtu obejmującego z góry określoną kwotę na poczet przewidywanych kosztów pracy zdalnej.

Przy ustaleniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilości materiału wykorzystywanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Ani ekwiwalent ani ryczałt nie stanowią przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Czym się różni ekwiwalent od ryczałtu?

Według słownika języka polskiego ekwiwalent to «rzecz równa innej wartością». Z kolei ryczałt to «kwota o ustalonej z góry wysokości, przeznaczona na jakieś wydatki, wyliczona bez podziału na poszczególne pozycje». Te dwa sposoby rozliczeń z pracownikiem różnią się więc wyłącznie sposobem wyliczenia.

Rozwijając powyżej przytoczoną słownikową definicję ekwiwalentu, musi on odpowiadać faktycznie poniesionym kosztom pracownika w danym okresie. W praktyce ten sposób rozliczeń może okazać się o tyle trudny, że konieczne będzie dokładne obliczanie zużycia prądu czy poniesionych innych kosztów.

Z kolei wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom, ponoszonym przez pracownika, w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Oznacza to, że nie ma konieczności ustalania na bieżąco wysokości faktycznie poniesionych przez pracownika kosztów. Jednakże wyliczenia będą potrzebne na początku, do ustalenia wysokości ryczałtu.

Niezależnie od wybranego sposobu rozliczenia ważne jest, aby odpowiednio dobrać okres naliczania tych rekompensat tj. np. dziennie, miesięcznie, kwartalnie. Jest to istotne pod kątem uwzględnienia takich okoliczności jak choroby, urlopy czy inne nieobecności pracownika.

Inne obowiązki

Należy pamiętać, że obowiązki pracodawcy mogą wynikać również z regulacji wewnętrznych, w tym regulaminu pracy zdalnej, indywidualnych porozumień z pracownikiem czy też porozumienia ze związkami zawodowymi. Jeśli takie obowiązki zostały przewidziane w przepisach wewnątrzzakładowych, wówczas pracodawca będzie musiał się z nich wywiązać, niezależnie od tych wynikających z Kodeksu pracy.

Źródło: Radca prawny Marta Kopeć - Kancelaria Kopeć Zaborowski