Po dwóch latach pandemii COVID19, lockdawnów, zamykania i otwierania różnych branż, wiemy, że powrót do dawnego modelu pracy jest dziś niemożliwy. Po pierwsze przyzwyczaili się do tego sami pracownicy, którzy pracując w domu okazali się przeważnie tak samo wydajni, jak wówczas, kiedy godzinami przesiadywali w biurach. Po drugie praca zdalna to mniejsze obciążenia dla pracodawców, którzy nie muszą wynajmować powierzchni biurowych.
Praca zdalna jako narzędzie doraźne, wymyślone na czas pandemii, przez długi czas nie mogła się doczekać zdefiniowania i opisania. Regulowała ją ustawa o zapobieganiu i przeciwdziałaniu COVID19. A w niej krótki zapis, który pozwalał pracodawcy zlecić pracownikowi pracę poza miejscem stałego wykonywania. Nic więc dziwnego, że zarówno pracownicy, jak i pracodawcy domagali się zdefiniowania pracy zdalnej w kodeksie pracy.
Regulacji wymagało wiele rzeczy, na które podczas pandemii nikt nie zwracał uwagi. Dlatego nowe rozwiązanie jest dużo bardziej rygorystyczne i wymaga przygotowania, nawet w niektórych przypadkach kilkunastu różnych dokumentów, w tym regulaminów, wniosków, oświadczeń, zgód oraz ocen. Oprócz dość skomplikowanej i sformalizowanej procedury wdrożenia i obsługi pracy zdalnej w przedsiębiorstwach, podmioty te będą zobligowane także do przyjęcia stosownych rozwiązań w przedmiocie wypłaty pracownikom ryczałtu, jako formy rozliczenia pracodawcy z pracownikiem z tytułu poniesionych kosztów przez pracownika w związku z wykonywaną pracą zdalną.
Co trzeba zrobić, by w firmie wprowadzić pracę zdalną?
Wszystko zależy od rodzaju przedsiębiorstwa, liczby pracowników oraz tego, czy w danej firmie są lub nie związki zawodowe.
Jeśli w firmie nie działają związki zawodowe, to pracodawca może wprowadzić pracę zdalną dwutorowo. Po pierwsze uzgadniając z pracownikami i wprowadzając regulamin. To w nim muszą zostać dokładnie opisane zasady wysłania pracownika na pracę zdalną. Pracodawca może przy tym zdefiniować stanowiska oraz rodzaj pracy, który wyklucza pracę zdalną, jak również odnieść się do pozostałych kwestii związanych z jej świadczeniem.
Druga niejako uproszczona ścieżka mówi, że zasady pracy zdalnej powinny być uzgodnione w porozumieniu zawartym z pracownikiem lub w poleceniu pracodawcy. W tej formie to pracodawca indywidualnie ustala, warunki pracy zdalnej dla danego pracownika.
Inaczej sytuacja będzie wyglądała w firmie, gdzie działają związki zawodowe. Pracodawca ma bowiem obowiązek uzgadniania z nimi zasad pracy zdalnej. Porozumienie trzeba wypracować w ciągu 30 dni. Jeśli w tym czasie strony nie dojdą do porozumienia, pracodawca sam ustala zasady pracy zdalnej w regulaminie lub stosuje uproszczoną ścieżkę, taką samą, jak w przypadku, kiedy w firmie nie ma związków zawodowych.
Praca zdalna może być również uzgodniona między pracodawcą i pracownikiem już momencie podpisywania umowy o pracę.
Kiedy nie można, a kiedy można odmówić pracy zdalnej?
Pracodawca, co do zasady, nie może odmówić pracy zdalnej pracownicy w ciąży, pracownikowi wychowującemu dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia oraz pracownikowi sprawującemu opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Od tych zasad istnieje jednak wyjątek. Pracownik nie będzie mógł skorzystać z pracy zdalnej, jeśli będzie ona niemożliwa do wykonania ze względu na organizację i rodzaj pracy. Np. hutnika, kasjerki nie wyśle się na pracę zdalną, ponieważ nie da jej się wykonać poza zakładem pracy.
Pamiętajmy o tym, że pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika i zawsze – oprócz wspomnianych wyżej przypadków – może odmówić pracy zdalnej. Szczególnie przy pracach niebezpiecznych, ale również z powodu rodzaju wykonywanej pracy, czy organizacji pracy.
Nie wszyscy pracodawcy są chętni do przyznawania pracy zdalnej, ale często rynek pracownika wymusza taki model pracy. W związku z tym część pracodawców szuka, też rozwiązań polegających na zachęceniu pracowników do rezygnacji bądź ograniczania pracy zdalnej. Na przykład poprzez przyznawanie specjalnych dodatków finansowych dla osób pracujących z biura. W kontekście nowych regulacji, gdzie są przepisy antydyskryminacyjne w stosunku do pracowników pracujących zdalnie, może być to ryzykowne rozwiązanie – szczególnie, gdyby się okazało, że dodatki za pracę w biurze są wyższe od ryczałtów/ekwiwalentów wypłacanych pracownikom zdalnie. Przepis kodeksu pracy dotyczący dyskryminacji jest dość szeroki – pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy.
Jak rozliczyć koszty pracy zdalnej?
Praca zdalna w czasie pandemii pokazała jeden mankament. Nikt nie wiedział, jak rozliczyć koszty ponoszone przez pracownika. Pracodawcy stosowali różne metody wyliczeń rekompensat za koszty ponoszone przez pracownika. Chodziło o zużycie prywatnego sprzętu, prądu czy mediów na czas wykonywania pracy na rzecz swojej firmy. Owszem, w czasie pandemii nikt nie pytał o takie sprawy. Liczyło się utrzymanie miejsc pracy i przetrwanie firm. Ale wprowadzając nowelizację kodeksu pracy ustawodawca miał naprawić ten mankament. Tymczasem przepisy, które go regulują, są bardzo, ale to bardzo enigmatyczne. Ustawa mówi, że pracodawca będzie musiał pokryć koszty pracy zdalnej. Ale nadal nie mówi precyzyjnie, w jaki sposób to obliczyć.
Wyliczenie ekwiwalentu lub ryczałtu związanego z kosztami pracy zdalnej już teraz budzi kontrowersje, nad którym pracodawcy będą musieli się mocniej pochylić. W przepisach próżno szukać konkretnych kwot ryczałtu czy ekwiwalentu. Ustawodawca całe te wyliczenia zrzucił głównie na pracodawcę. Problemy interpretacyjne pojawiają się w przypadku osób pracujących hybrydowo – np. 2 dni w biurze, 3 dni w domu. Według pojawiających się interpretacji, takim osobom pracodawca będzie musiał zwrócić koszty proporcjonalnie do czasu pracy w domu. Pracodawca i pracownik z wyliczeniami zostaną zdani jednak sami na siebie. Ustawa nie daje bowiem dokładnej podpowiedzi, jak to wyliczyć. A może mieć to znaczenie, ponieważ taki zwrot kosztów nie jest przychodem dla celów PIT i ZUS. Wydaje się, że bardzo uprościłoby to zagadnienie ustalenie jakieś podstawowej stawki lub wprowadzenie jakiś konkretnych wskaźników będących podstawą wyliczenia kosztów.
Nowelizacja kodeksu pracy daje możliwość rozliczenia kosztów pracy zdalnej w formie ryczałtu, który również nie podlega ZUS i PIT. Taka forma rekompensaty wymaga odpowiedniej kalkulacji.. Istotna przy tym jest funkcja samego ryczałtu, który ma stanowić uproszczoną formę rekompensaty za koszty pracy zdalnej ponoszonej przez pracownika. Trudno mówić jednak o uproszczeniu, jeśli pracodawca wprowadza ewidencję dni pracy zdalnej dla potrzeb obliczenia ryczałtu – nawet mimo tego, że liczba dni pracy zdalnej w modelu hybrydowym powinna być już znana i zawarta w uzgodnieniu z pracownikiem. Ryczałt, jako uproszczona forma rekompensaty teoretycznie mógłby przysługiwać pracownikom nawet w tej samej wysokości bez względu na częstotliwość pracy z domu (np. opartej na średnich kosztach krajowych, średnim zużyciu prądu danego urządzenia oraz proporcjonalnym do czasu pracy kosztom łącza internetowego).
Oczywiście wydaje się zasadne proporcjonalne przyznanie ryczałtu do wybranego modelu pracy zdalnej, np. jeśli jest to model hybrydowy, to pracodawca z góry zakłada, ile dni jest pracy zdalnej w miesiącu i na tej podstawie wylicza konkretną kwotę dla pracownika. Pracodawca może też zdecydować się na ewidencję dni lub nawet godzin pracy zdalnej i na jej podstawie obliczać wypłacany ryczałt. Jednak ewidencja taka nie jest konieczna przy ryczałcie – raczej przy ekwiwalentach lub zwrotach kosztów. Biorąc pod uwagę brak precyzyjnych wskazań przez ustawodawcę, co do obliczania ryczałtu, wydaje się, że pracodawcy mają pewną swobodę w metodzie wyliczania oraz rozliczania kosztów pracy zdalnej dostosowanego do biznesu. Muszą jednak pamiętać o jednym, że kwota ryczałtu przyznana w wysokości nieproporcjonalnie wyższej może być sprawdzana przez organy podatkowe np. pod kątem ukrytej podwyżki.