Refakturę można wystawić w sytuacji, gdy przedsiębiorca osobiście zakupipewne towary lub usługi z przeznaczeniem dla kontrahenta, który będzie z nich korzystał. Co warto wiedzieć o tego rodzaju dokumencie? Czy należy ją rozliczyć jak zwykłą fakturę? Sprawdź szczegóły.
Refaktura – co to takiego?
Zapisów dotyczących definicji refaktury na próżno szukać w przepisach podatkowych. Wzmiankę na jej temat można jednak znaleźć w art. 8 ust. 2a ustawy o VAT, gdzie wyjaśnione jest postępowanie w przypadku nabycia usługi lub towaru w imieniu podatnika, ale na rzecz osoby trzeciej. Wówczas do rozliczenia transakcji zobowiązana jest osoba, która ostatecznie skorzysta z owych usług lub towarów, a więc będzie to właśnie osoba trzecia.
Refaktura służy zatem do rozliczenia transakcji między kontrahentem a klientem, na którego rzecz został dokonany dodatkowy zakup, który nie został ujęty w fakturze. Proces ten nazywa się refakturowaniem. Z uwagi na to, że nie występują żadne regulacje prawne, co do przebiegu tej operacji, zaleca się dokonywania zapisów dotyczących refakturowania w umowach zawieranych między kontrahentami.
Kiedy wystawiana jest refaktura?
Refakturę należy wystawić w każdej sytuacji, gdy dochodzi do zakupu dokonanego na rzecz innego kontrahenta w celu przeniesienia na niego kosztów usługi. Dobrym przykładem jest rozliczanie energii elektrycznej czy mediów. Podczas wynajmu nieruchomości liczniki są zapisane na właściciela lokalu biurowego, lecz uiszczenie opłaty za ich zużycie należy do najemcy, który często również jest podmiotem gospodarczym. Z uwagi na to, że ciężko jest przewidzieć, ile wyniesie najbliższy rachunek, np. za zużycie prądu, stosowane jest refakturowanie – osoba wynajmująca refakturuje koszty na najemcę, którego obowiązkiem jest dokonanie za nie zapłaty. Dzięki temu koszty te mogą zostać wprowadzone przez najemcę-przedsiębiorcę, jako koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, a co za tym idzie, zostaną one rozliczone.
Refakturowanie stosowane jest również bardzo często w branży transportowej czy hotelarskiej. Przedsiębiorca rezerwuje swojemu klientowi przejazd środkiem transportu lub miejsce w hotelu czy innej kwaterze, choć to nie on będzie końcowym odbiorcą tej usługi i z niej nie skorzysta. Wówczas wystawia on klientowi refakturę, na podstawie której możliwe jest rozliczenie kosztów związanych z rezerwacją i skorzystaniem z usługi.
Komu można więc wystawić refakturę? Dokument ten może wystawić każdy przedsiębiorca dokonujący transakcji w imieniu innego kontrahenta. Odbiorcą tego rodzaju faktury jest więc ten podmiot, który faktycznie korzysta z danej usługi.
Co powinna zawierać refaktura?
Z uwagi na to, że żadne przepisy podatkowe nie określają zawartości refaktury i informacji dotyczących jej rozliczenia, warto pamiętać o kilku istotnych kwestiach.
Przede wszystkim nie istnieją żadne regulacje dotyczące kwoty refaktury. Koszt wykonania usługi lub dany zakup może więc zostać powiększony o dodatkową marżę. Niektórzy przedsiębiorcy stosują taką praktykę, uzasadniając to należną marżą za pośrednictwo w transakcji. Możliwe jest więc refakturowanie z ujęciem rzeczywistej kwoty zakupu lub podwyższenia jej wedle własnych upodobań, co jednak musi być uzgodnione z klientem. Warto jednak pamiętać, że istotą refaktury jest odsprzedaż towaru lub usługi po jej pierwotnej cenie bez naliczania prowizji, marży czy innych kosztów dodatkowych.
Warto wiedzieć, że refaktura nie musi wyglądać identycznie jak pierwotna faktura, którą otrzymano za zakup towarów lub usług. Należy jednak zawrzeć w niej istotne dane, które są wymagane przy wystawianiu tradycyjnej faktury VAT. Co więc powinna zawierać refaktura? Oto podstawowe dane:
- tytuł i numer faktury – co ważne, należy umieścić zapis Faktura, a nie Refaktura; konieczne jest oznaczenie jej kolejnym numerem identyfikującym dokument,
- data wystawienia faktury,
- imię i nazwisko/ nazwa firmy przedsiębiorcy refakturującego i nabywcy towarów lub usług,
- adresy nadawcy i adresata faktury,
- NIP sprzedawcy i nabywcy,
- nazwa, rodzaj, opis, typ usługi lub towaru, których dotyczy faktura,
- data sprzedaży/ dostarczenia usługi lub data dokonania zapłaty, jeśli miała ona miejsce przed wystawieniem refaktury,
- wartość sprzedaży netto, brutto oraz wysokość podatku VAT.
W jakim terminie należy wystawić refakturę?
Wystawiając refakturę, nie ma konieczności przedstawiania należnych licencji czy uprawnień do wykonywania danej usługi, bowiem przedsiębiorca ją wystawiający jest tylko pośrednikiem.
Przedsiębiorca dokonujący refakturowania ma tydzień na wystawienie odpowiedniej faktury. W terminie 7 dni od daty dostarczenia towaru lub wykonania usługi musi więc przekazać osobie trzeciej odpowiedni dokument potwierdzający transakcję.
Refaktura a podatek VAT – o czym należy pamiętać?
W jaki sposób należy prawidłowo opodatkować refakturę oraz kiedy następuje termin obowiązku podatkowego w rejestrze VAT?
W przypadku refaktury stawka podatku VAT powinna być taka sama, jak na pierwotnej fakturze za zakup towarów lub usług. Jej wysokość zależy przede wszystkim od rodzaju towaru lub usługi, gdyż, jak wiadomo, są to kwestie indywidualne dla różnych grup. Warto pamiętać, że podatek od sprzedaży towarów i usług, musi być zawarty na każdej refakturze wystawianej przez kontrahenta będącego płatnikiem VAT – nawet w sytuacji, gdy towary lub usługi zostały sprzedane przez osobę niebędącą VAT-owcem.
Warto dodać, iż przedsiębiorca nie może stosować zwolnienia z podatku VAT podczas wystawiania refaktury. Z tego obowiązku zwolnione są jedynie niektóre usługi, a skorzystać ze zwolnienia mogą tylko konkretne podmioty. Nie dotyczy to więc przedsiębiorców dokonujących refakturowania.
Refakturowanie przysparza również wielu problemów dotyczących ustalenia powstania obowiązku podatkowego VAT. Warto więc przyjrzeć się bliżej tej kwestii i wyjaśnić wszelkie wątpliwości. Żadna ustawa oraz żadne przepisy nie regulują jednoznacznie tych zasad, zatem przyjmuje się, że obowiązek podatkowy powstaje na zasadach ogólnych. Terminem powstania obowiązku podatkowego jest więc data zakończenia wykonania usługi lub dostarczenia zakupionych towarów.
Refaktura a podatek dochodowy
Przedsiębiorca jest zmuszony do rozliczania się i uiszczania podatku dochodowego. W przypadku rozliczenia za pomocą refaktury powstanie przychodu następuje według daty zawartej na refakturze, w dniu otrzymania zapłaty (gdy nie jest to zaliczka ani przedpłata) lub w ostatni dzień okresu rozliczeniowego ustalonego w umowie transakcji.
Z uwagi na to, że w przepisach podatkowych termin powstania obowiązku podatkowego nie został określony, najczęściej przyjmuje się więc termin wystawienia faktury lub uregulowania należności.
Kiedy nie można wystawić refaktury?
Istnieją transakcje, które uniemożliwiają odsprzedaż towarów lub usług, a co za tym idzie – wystawienie refaktury. Takie rozliczenie nie powinno mieć miejsca, gdy usługa została w całości wykorzystana przez przedsiębiorcę refakturującego, a więc pośrednika transakcji. Drugą sytuacją jest rozliczanie kosztów pomocniczych w odniesieniu do usługi podstawowej – tutaj również refakturowanie okaże się zbędne.
Podsumowując, refaktura dokumentuje przeniesienie kosztów z przedsiębiorcy nabywającego towar lub usługę na rzeczywistego odbiorcę owego towaru lub usługi. Osoba dokonująca refakturowania jest więc tylko pośrednikiem transakcji. Korzystając z tego rodzaju rozliczenia, należy się więc zastanowić, czy będzie ono dobrym wyborem, czy korzystniejsze będzie rozliczenie zakupu w swojej firmie, dodając opłaty w koszty firmy, zamiast wystawiając refakturę przedsiębiorcy. Refakturowanie może być problematyczne z uwagi na brak przepisów i ustaw regulujących ten proces oraz sposób rozliczania. Zwykle jest ono uzależnione od danej transakcji, dlatego w razie wątpliwości warto skonsultować się z doradcą podatkowym.