Zbliżają się pierwsze rozstrzygnięcia konkursów unijnych w Nowej Perspektywie Finansowania na lata 2014-2020. W najbliższym czasie realizowane będą pierwsze projekty finansowane ze środków unijnych. Jest to czas, kiedy instytucja pozyskująca środki i realizująca projekty zaczyna się zastanawiać, jakimi zasobami dysponuje, także w zakresie zarządzania projektem.
Gdy pozyskujemy pieniądze ze środków unijnych, zastanawiamy się, jak napisać dobry wniosek, który zapewni nam pożądane środki, nie zawsze zastanawiamy się, jakich zasobów będziemy potrzebować do zrealizowania tego projektu. Tym będziemy martwić się później. Po co zawracać sobie głowę czymś, co może okazać się zbędne, gdy jakimś cudem środków nie pozyskamy. Może nie do końca nie zastanawiamy się nad zasobami, jednak ocenę ich dostępności i możliwości ograniczamy do głównych specjalistów, którzy pomogą nam zrealizować merytorykę projektu. Ważny więc jest dla nas architekt biznesowy, kierownik budowy czy główny programista. Pozostałe stanowiska obsadzać będziemy w dalszej kolejności, podzielimy zadania zgodnie z możliwościami kadrowymi, lokalowymi czy finansowymi. Wtedy też będziemy analizować możliwości, jakie mamy w zakresie zarządzania danym projektem.
Zarządzania czy administrowania - to pytanie, na które musimy odpowiedzieć sobie samemu. Czy chcemy zarządzać projektem zgodnie z filozofią zarządzania bądź zgodnie z którąś z metodyk zarządzania projektami, czy chcemy jedynie administrować takim projektem. Jest to bowiem duża różnica. ,,Projekty finansowane ze środków unijnych charakteryzują się pewnymi cechami, które sprawiają iż sposób zarządzania nimi jest bardzo specyficzny. Właściwie nie mówimy tutaj o zarządzaniu, a bardziej o administrowaniu projektem. Objawia się to przede wszystkim tym, że bardzo często nasza działalność zarządcza skupia się na przygotowywaniu raportów dla instytucji finansującej oraz rozliczaniu wydatków zgodnie z zapisami we wniosku i umowie. Mamy bardzo ograniczone możliwości zarządzania projektem, jeżeli wychodzi to poza wcześniej ustalone ramy" - wyjaśnia Mateusz Witański, dyrektor zarządzający w Business @ Witański Consulting Group. W momencie podjęcia decyzji, jaką opcję wybierzemy, pozostaje nam druga ważna decyzja - ktoś z zewnątrz czy z wewnętrznych zasobów organizacji.
Zarządzanie projektami to w ostatnim czasie coraz bardziej wymagająca wiedzy i doświadczenia specjalizacja. Obecnie dobry kierownik projektu (częściej nazywający się Project Managerem) legitymuje się jednym z podstawowych certyfikatów zarządzania projektami (IPMA, PRINCE2, PMP, AgilePM), które gwarantują właśnie posiadanie odpowiedniej wiedzy i doświadczenia (aby przystąpić do większości certyfikacji trzeba posiadać pewien minimalny poziom doświadczenia). Usługa świadczona przez takiego Project Managera jednak kosztuje. Zatrudniając więc kierownika projektu do realizacji naszego projektu finansowanego ze środków unijnych, musimy liczyć się z odpowiednio wysokim wynagrodzeniem. Wynagrodzeniem tym bardziej dotkliwym dla naszego budżetu, że oczekując jego dyspozycyjności i najlepiej wyłączności, musimy zapłacić więcej.
Co więc można zrobić, aby korzystając z zasobów zewnętrznych zoptymalizować koszty? Jakie rozwiązanie da nam przewagę także nad korzystaniem z zasobów wewnętrznych organizacji? Polecanym rozwiązaniem jest wynajęcie do prowadzenia danego projektu firmy zewnętrznej, specjalizującej się w realizacji projektów, takich jak np. Business @ Witański Consulting Group. W przypadku naszego projektu firma weźmie odpowiedzialność za prawidłowe przeprowadzenie projektu w całości, będzie dyspozycyjna nawet w momencie ograniczonej dyspozycyjności dedykowanego dla nas kierownika projektu, a wynagrodzenie pobierze za rzeczywiście spędzony w projekcie czas, nie zaś za gotowość do realizacji zadań. Co istotne, firma Business @ Witański Consulting Group dysponuje kierownikami projektu posiadającymi doświadczenie w różnych branżach i w projektach o zróżnicowanej wielkości i budżecie, co pozwala na kompleksowe podejście do realizacji zleconego projektu, a także wsparcia ze strony Biura Zarządzania Projektami, jakim firma dysponuje. Powinno to wykluczyć sytuację, gdy nasz Project Manager nie będzie potrafił rozwiązać któregoś z zadań, ponieważ nie leży ono w jego kompetencjach. Rzeczą równie istotną, jeżeli nie kluczową w przypadku niektórych projektów, jest fakt zaangażowania danego kierownika projektu tylko w ten jeden projekt w organizacji. Nie będzie więc sytuacji, w której osoba decyzyjna oddeleguje naszego kierownika projektu do innych zadań, bo jest gdzieś równie potrzebny. Nasz kierownik projektu nie będzie zobowiązany zadaniami w innych projektach. Jednym słowem, nie będziemy musieli walczyć o naszego kierownika projektu.
,,Korzystanie z zewnętrznego wsparcia w realizacji projektów naprawdę dużo daje, szczególnie organizacji, która na co dzień nie działa projektowo. Świeże spojrzenie na organizację, która ma do zrealizowania projekt oraz wniesienie doświadczenia i wiedzy przez zewnętrznego specjalistę może dla organizacji stać się dużym, pozytywnym impulsem do działania i rozwoju. Ważne jest także to, iż koszt zatrudnienia zewnętrznego wsparcia nie powiększa kosztów stałych organizacji. Jest kosztem związanym z danym projektem, a więc najczęściej z planowanym przychodem albo wytworzeniem wartości dla organizacji." - przekonuje Jarosław Zając, Project Manager z 20 letnim doświadczeniem w projektach inwestycyjnych i szeroko rozumianym business development.
dostarczył infoWire.pl
