Polska pracuje z domu. Jak firmy radzą sobie z pracą zdalną?

Okazuje się, że pierwszymi firmami, które już w styczniu przeszły natryb pracy zdalnej były chińskie korporacje. Polski oddział Huawei w dobie koronawirusa musiał przejść reorganizacje pracy. Cała komunikacja firmy odbywa się poprzez wideokonferencje. Jedyną niedogodnością, która akurat nie jest związana z epidemią - jest różnica czasu, w przypadku łączeń z chińską centralą w Shenzhen. Kiedy u nas zaczyna się popołudnie, tam jest już wieczór. Wprowadzono jednak dodatkowe zmiany.

– Od pierwszych dni, kiedy w Chinach pojawiły się informacje o wirusie, zaczęliśmy wprowadzać procedury, które teraz owocują tym, że większość ludzi pracuje zdalnie. Dla tych osób, którzy mimo wszystko chcą dojeżdżać do biura, zorganizowaliśmy specjalny transport, żeby nie musieli korzystać z komunikacji miejskiej. Wszyscy w biurze zostali zaopatrzeni w maseczki i mają mierzoną temperaturę dwa razy dziennie. Osoby pracujące zdalnie mają obowiązek podawać pomiary swoich temperatur. Wprowadziliśmy specjalnych „health managerów”, którzy opiekują się pracownikami i egzekwują pomiary temperatury. W samym biurze wszystko jest na bieżąco dezynfekowane. Spotkania powyżej pięciu osób są zabronione – mówi Ryszard Hordyński dyrektor ds. strategii i komunikacji Huawei Polska.

Podobnie jest w innych polskich firmach. Hitem Internetu stała się rozmowa telefoniczna z pracownikiem banku Pekao. – Julka, czy ty chcesz spaść z tej kanapy? Dzień dobry, bank Pekao SA, jak mogę pomóc? – usłyszał w zeszłym tygodniu klient w słuchawce.

Zgodnie z zaleceniem władz – każda firma, która tylko mogła to zrobić – wysłała swoich pracowników do pracy z domu. Prawdziwe oblężenie przeżywają dziś dostawcy narzędzi do pracy zdalnej. Nie tylko Google, ale też polskie przedsiębiorstwa.

Internet w oblężeniu

Z danych polskiej firmy SentiOne zajmującej się monitoringiem internetu wynika, że zainteresowanie pracą zdalną rosło wraz z rozprzestrzenianiem się zagrożenia koronawirusem. W ostatnich trzydziestu dniach (dane na 19 marca 2020) napisano na ten temat 110 tys. wzmianek, które dotarły do 258 mln użytkowników (każde urządzenie – telefon, komputer jest traktowane jako nowy użytkownik).

– Dyskusje o koronawirusie oraz pracy zdalnej mocno nasiliły się przez weekend 14-15 marca, a od poniedziałku 16 marca obserwujemy już spadki –mówi Ewa Stachowiak z firmy SentiOne.

Warto podkreślić, że właśnie 16 marca zaczęła się „kwarantanna” w polskiej gospodarce; zamknięto m.in. szkoły, galerie handlowe, restauracje.

Prawdziwe oblężenie przeżywają dostawcy narzędzi do pracy zdalnej. Zainteresowanie aplikacją Google Hangout służącą do wideokonferencji wzrosło w ciągu miesiąca dziesięciokrotnie. Podobne wzrosty obserwują również polscy dostawcy tego typu rozwiązań. Pochodząca z Gdańska firma ClickMeeting oferująca swoją platformę webinarową do szkoleń, kursów online i spotkań biznesowych nawet na setki uczestników, w dobie koronawirusa obserwuje niespotykany dotąd ruch.

– Od początku marca notujemy bardzo dynamiczny wzrost zainteresowania webinarami – mamy kilkakrotnie więcej nowych użytkowników w porównaniu do innych miesięcy. Każdy kolejny dzień to podwojenie liczby nowych kont z poprzedniego dnia. Liczba webinarów i spotkań prowadzonych dziennie przekracza obecnie tę z całego poprzedniego miesiąca.Tylko w poniedziałek, zaraz po ogłoszeniu przez premiera stanu zagrożenia epidemicznego, na naszej platformie odbyło się 8 tys. sesji webinarowych – mówi Dominika Paciorkowska z ClickMeeting.

Dotychczas z ich usług korzystały głównie firmy technologiczne, szkoły językowe oraz trenerzy. W ostatnich tygodniach nastąpił ogromny wzrost nowych użytkowników wśród uczelni, organizacji publicznych czy szkół.

– Obostrzenia spowodowane pandemią podziałały jak katalizator zmian w biznesie i metodach nauczania. Ludzie, którzy wcześniej nie mieli styczności z tego typu rozwiązaniami, naturalnie przejawiają opór przed wypróbowaniem czegoś nowego. Widzimy to w ogromie zapytań, z którymi ma obecnie do czynienia nasz dział obsługi klienta. Kluczowa dla nas jest edukacja nowych użytkowników. Przygotowaliśmy już poradniki dla nauczycieli i wykładowców, które pozwalają na szybki start z narzędziem – podsumowuje Dominika Paciorkowska.

Biznes na kwarantannie

Do firm biznesowych i technologicznych w Polsce, dla których pracowników praca z laptopem „w terenie” nie była niczym obcym, dołączył też przemysł ciężki – w tym górnictwo. Polska Grupa Górnicza zdecydowała się wysłać do domów wszystkich pracowników, którzy nie muszą pracować pod ziemią. Już od 2018 roku spółka posiada system wideokonferencji, który łączy zarząd firmy z kopalniami.

– Obecnie dzięki zastosowanej technologii w zakresie infrastruktury oraz oprogramowania od 70 do 80 proc. czynności pracownicy mogą z powodzeniem wykonać zdalnie, w tym również z domu – mówił Tomasz Rogala, prezes PGG.

W tryb zdalny przeszła też działająca na całym świecie, gdyńska firma ExpertSender. Firma ma swoje biura w Sao Paulo, Pekinie, a także Moskwie. Dostarcza platformę marketingową do sprzedaży online dla ponad 1000 marek z całego świata. W jej gdyńskiej centrali pracuje około 50 osób, które w większości wolą przyjeżdżać do pracy do biura i ewentualnie stamtąd komunikować się z kolegami z reszty świata. Z obawy przed koronawirusem wysłano ich jednak do domu.

– Decyzję podjęliśmy od razu po ogłoszeniu komunikatu o zamknięciu szkół. Zarząd firmy był przygotowany na taką sytuację. Wszystkim pracownikom, którzy chcieli przejść w tryb zdalny, został udostępniony potrzebny sprzęt. Czasami konieczne było dokupienie mniejszych akcesoriów np. do rozmów video – mówi Anna Flis dyrektor operacyjny z ExpertSender.

Dzień w gdyńskiej firmie zaczyna się od połączenia wideo ze wszystkimi pracownikami. Potem odbywają się kolejne łączenia w poszczególnych zespołach. Anna Flis, podkreśla, że bardzo ważne są aspekty psychologiczne pracy zdalnej i podtrzymania wśród pracowników odpowiedniego nastroju.

– To trudne dla wielu naszych ludzi. Obawiają się, że mogą nie być dobrze poinformowani o wszystkim, co dzieje się w firmie. To, że ludzie szukają informacji w sieci na temat koronawirusa, a one nas bombardują zewsząd, wpływa zawsze na pracowników w każdej firmie. My spotykamy się codziennie. Myślę, że zaczynamy też bardziej się poznawać, swoje rodziny, bo często się zdarza, że w trakcie łączenia przemknie gdzieś w tle czyjeś dziecko. Ta pozytywna atmosfera zaczyna się przejawiać w tym, że pracownicy przynoszą nawet jakieś śmieszne gadżety na łączenia. Był już przypadek, że ktoś przyszedł w śmiesznym kapeluszu. Warto sobie powtarzać, że trzymamy się, pracujemy razem i jest dobrze – mówi Anna Flis.

Portal ogłoszeń o pracę w branży IT – No Fluff Jobs – rozpoczął kampanię „Nie ważne skąd, ważne z kim”, która miała zachęcić firmy do pracy zdalnej, jako wkład własny w walce z rozprzestrzenianiem się koronawirusa. Firma podkreśla, że pracodawca nie powinien zostawiać swojego pracownika w samotności.

– Jako firma, mimo przejścia na pracę zdalną w odosobnieniu, nie zapominamy o codziennym kontakcie i pozytywnych emocjach. Z różnych miejsc w Polsce na firmowym komunikatorze przesyłamy sobie zdjęcia w kapciach i w towarzystwie naszych zwierzaków. Podtrzymywanie ducha zespołu jest dla nas bardzo istotne i świetnie wpływa na kreatywność – mówi Marta Steiner z No Fluff Jobs.

Eksperci amerykańskiej firmy technologicznej Cisco opracowali nawet pięć punktów, o których trzeba pamiętać przy pracy zdalnej: wirtualne miejsce spotkań zespołu, konieczność widzenia się przez wideo, ergonomiczne miejsce pracy w domu, cisza oraz przerwy w trakcie jej wykonywania.

„Home office”- specjalność Polaków?

Okazuje się, że w aspekcie pracy zdalnej można w Polsce znaleźć prawdziwe perełki – firmy, które tylko z tego żyją, a w dodatku pomagają innym. Fundacja „Leże i pracuje”, jest agencją marketingową, która powstała po to, by dać pracę osobom sparaliżowanym. Majka Lipiak wraz ze swoim niepełnosprawnym kolegą – Arturem Szaflikiem, który leży w łóżku 24 godziny na dobę z powodu uszkodzenia rdzenia kręgowego – obecnie daje pracę ok. 13 osobom. Firma na początku musiała sobie poradzić ze znalezieniem odpowiednich narzędzi internetowych. Potem wyzwaniem stały się umiejętności. W zespole agencji są bowiem osoby ze znacznym ograniczeniem ruchowym. Każdy dzień pracy zaczyna się od odprawy o godzinie 9 rano poprzez wideokonferencje.

– Jeden z naszych pracowników pisze za pomocą specjalnych okularów, bo ma niesprawne ręce. Drugi w rękawiczki kolarskie wkłada ołówki i pisze na klawiaturze. Wiadomo, że nie jest tak szybki, jak pełnosprawny copywriter. W zespole mamy chłopaka, który pracował na kopalni, a dzisiaj jest copywriterem. Praca z domu jest szansą i opcją dla nich na poprawę sytuacji zawodowej i rozwoju osobistego. Poprzez marketing staramy się odczarowywać niepełnosprawność i inspirować innych pracodawców do zatrudniania osób z niepełnosprawnościami do pracy zdalnej – mówi Majka Lipiak.