W 2022 roku szeregowy pracownik chilijskich zakładów mięsnych omyłkowo dostał od pracodawcy zawyżoną wypłatę – stanowiła ona 330-krotność jego pensji. Początkowo mężczyzna poinformował o wszystkim firmę i chciał zwrócić pieniądze. Przemyślał jednak sprawę i … zniknął. Stał się nieuchwytny dla swojego pracodawcy, który ostatecznie poinformował o sprawie policję.
Firma wypłaciła zbyt wysokie wynagrodzenie. Co zrobić?
Tak duży błąd księgowego, który zlecał przelew, to ekstremalna sytuacja. Sytuacje, w których ktoś omyłkowo wypłaci zbyt wysoką kwotę, nie należą jednak do rzadkości i wynikają nie tylko z zamyślenia się księgowego. Problem może się pojawić, gdy pracodawca wypłaca wynagrodzenia z góry (tak jest w przypadku nauczycieli i policjantów). Jeśli w połowie miesiąca pracownik poszedł na zwolnienie lekarskie, to wypłacone wynagrodzenie będzie zawyżone. Wtedy również pojawia się konieczność zwrotu.
Pracownik, który otrzymał zawyżone wynagrodzenie, w myślach otwiera butelkę szampana, ale nie jest wcale powiedziane, że zachowa nadwyżkę dla siebie.
Kiedy już firma zorientuje się, ze zaszło nieporozumienie, nie może samodzielnie podjąc decyzji o potrącaniu nadpłaty z kolejnych transz wynagrodzenia. Przepisy wymagają, by pracodawca posiadał pisemne oświadczenie pracownika, że zgadza się on na takie potrącenia. Dokument ten powinien szczegółowo wskazywać wysokość wierzytelności i sposób jej potrącania.
Błędnie wypłacona pensja to nienależne wzbogacenie
Co w sytuacji, gdy pracownik nie chce podpisać takiego oświadczenia? Pracodawcy pozostaje już tylko droga powództwa cywilnego, a pozew składa nie do sądu pracy, lecz do wydziału cywilnego. Swoje roszczenie oprze na art. 405 Kodeksu cywilnego, który przewiduje, że „kto bez podstawy prawnej uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, obowiązany jest do wydania korzyści w naturze, a gdyby to nie było możliwe, do zwrotu jej wartości”.
Pracodawca będzie musiał udowodnić, że pracownik miał świadomość, że otrzymał świadczenie w wyższej kwocie, która mu się nie należała. W praktyce nie jest to łatwe, bo pracownik może przekonywać, że nie zagląda regularnie na konto i nie zauważył wyższego niż zwykle przelewu. Nieświadomie wydał pieniądze i nie choćby chciał, nie ma już z czego zwrócić, a potrącenia nadmiernie obciążą jego budżet domowy. Powoła się przy tym prawdopodobnie na art. 409 Kodeksu cywilnego, który przewiduje, że „obowiązek wydania korzyści lub zwrotu jej wartości wygasa, jeżeli ten, kto korzystał, zużył ją lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony, chyba że wyzbywając się korzyści lub zużywając ją, powinien liczyć się z obowiązkiem zwrotu”.
A skoro nie miał świadomości błędu po stronie firmy, to nie mógł się liczyć z obowiązkiem zwrotu.
Minimalne wynagrodzenie a potrącenie z pensji
Jeszcze innym potencjalnym polem minowym dla pracodawcy jest sytuacja, w której nadmiernie wynagrodzony pracownik zarabia ustawowe minimum. Zgodnie z art. 87-§1 Kodeksu pracy minimalne wynagrodzenie jest wolne od potrąceń. Jeśli stosować przepis dosłownie, strony nie mogą się umówić na potrącanie nadpłaty z kolejnych pensji. Sytuacja bez wyjścia? Niezupełnie, bo pracownik może mimo wszystko zgodzić się na potrącenia, co będzie dużym ukłonem w stronę firmy.
Kiedy strony ustalą już sposób wyjścia z problematycznej sytuacji, firma musi – we własnym zakresie – skorygować dokumenty, które to zostały wysłane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, tak by Zakład prawidłowo wyliczył składki.
Jak widać, z jednego błędu wynika wiele kłopotów. Dlatego tak ważna jest precyzja i staranna weryfikacja przez księgowego każdego przelewu.
Czytaj też:
Kiedy minimalna kwota wynagrodzenia przestanie chronić przed jego potrąceniem?Czytaj też:
Ile wyniesie płaca minimalna w 2025 roku? Jest propozycja rządu