Systemy do fakturowania a KSEF: różnice i synergia
Tradycyjne systemy do e-fakturowania mogą różnić się pod względem obsługi, funkcjonalności, zabezpieczeń, skalowalności czy podatności na aktualizacje. Można jednak w ich przypadku wyróżnić 7 zasadniczych obszarów, wspólnych dla każdego takiego oprogramowania. Są nimi:
- Formatowanie dokumentów.
- Sposób przechowywania.
- Dostęp do danych.
- Proces wystawiania faktur
- Bezpieczeństwo.
- Zgodność.
- Efektywność procesu.
Za sprawą KSeF praktycznie każdy z nich ulega modyfikacji oraz usprawnieniom.
W tradycyjnych systemach do fakturowania dokumenty sprzedażowe tworzone są w różnych formatach (np. PDF, CSV, DOCX itp.) i przechowywane lokalnie u wystawcy oraz odbiorcy. Mogą być wystawiane ręcznie lub za pomocą oprogramowania księgowego, jednak wykluczając bezpośrednią integrację z systemem podatkowym. Dostęp do danych jest ograniczony, a bezpieczeństwo, zgodność i efektywność procesów zależą od funkcjonalności oraz procedur wewnętrznych firmy, co w niektórych przypadkach czyni je czasochłonnymi i podatnymi na błędy, zwłaszcza przy manualnym przetwarzaniu.
Wdrożenie KSeF uzupełnia, usprawnia i ujednolica wskazane obszary. Faktury są tworzone w spójnym formacie elektronicznym (faktura strukturyzowana XML), przechowywane w centralnym systemie zarządzanym przez administrację skarbową i dostępne online dla wystawcy, odbiorcy oraz organów podatkowych. Centralizacja i standaryzacja procesów zapewnia m.in. automatyczną walidację i rejestrację faktur, zgodność z przepisami podatkowymi i bezpieczeństwo danych. Oznacza to, że dokumenty można wysyłać i przetwarzać niezależnie od infrastruktury IT przedsiębiorstw uczestniczących w transferze.
Zalety systemu e-faktur z użyciem KSeF
Implementacja Krajowego Systemu e-Faktur przynosi firmie wymierne korzyści biznesowe, takie jak:
- Oszczędność czasu: wynikająca z automatyzacji, centralizacji i standaryzacji procesów, które skracają czas potrzebny na przetwarzanie faktur ustrukturyzowanych.
- Redukcja błędów i korekt: za sprawą większej spójności danych wprowadzanych do systemu, co przekłada się na efektywność operacyjną firmy, która mogła do tej pory poświęcać długie godziny na manualne wystawianie lub korygowanie faktur.
- Zwiększona transparentność: dokumenty w KSeF są łatwo dostępne dla wszystkich zaangażowanych interesariuszy, co poprawia przejrzystość transakcji, ułatwia analizy, audyty czy kontrole.
- Zgodność z przepisami: KSeF automatycznie dostosowuje się do zmian w systemie podatkowym.
- Optymalizacja procesów księgowych: integrując systemy księgowe z rządową platformą, przedsiębiorstwo może skuteczniej zarządzać finansami, przepływami, analizować je poprawić komunikację wewnętrzną lub tę z kontrahentami.
- Oszczędność miejsca: KSeF eliminuje tradycyjny obieg dokumentów i potrzebę ich archiwizacji.
- Bezpieczeństwo danych: księgowość zintegrowana z KSeF gwarantuje, że dane są przechowywane w bezpiecznym, cyfrowym środowisku i skutecznie chronione przed nieautoryzowanym dostępem.
Kroki Implementacji KSEF w procesie fakturowania
Pierwszym krokiem w kierunku płynnej i efektywnej implementacji KSeF w przedsiębiorstwie jest rzetelna analiza obecnego stanu i wymagań systemowych. Pozwoli Ci ona wstępnie określić wyzwania adaptacyjne, związane np. z integracją technologiczną procesów i procedur, potrzebą przeszkolenia pracowników, kosztami wdrożenia, zgodnością z przepisami, możliwościami skalowania czy bezpieczeństwem danych.
Pierwszym pytaniem, przed którym staniesz, będzie prawdopodobnie:
Aktualizacja systemu czy zakup nowego?
Jeśli nie orientujesz się, czy Twoje oprogramowanie można zintegrować z KSeF, skonsultuj się z jego dostawcą. Upewnij się o zakresie i możliwościach integracji, np. czy będzie to migracja pełna, czy częściowa. Zwróć uwagę, czy modyfikacje zagwarantują Ci należyty poziom bezpieczeństwa, kompatybilność z całą infrastrukturą IT, niezawodność czy wsparcie techniczne. Przeanalizuj wstępne koszty procesu oraz kompetencje technologiczne swojego zespołu.
Jeśli w Twojej firmie dominuje tradycyjny obieg dokumentów lub korzystasz z oprogramowania, którego niepodatnego na integrację z KSeF, to będzie potrzebny Ci nowy system. Jeśli zależy Ci na efektywnym i płynnym wdrożeniu KSeF, to najlepszym wyjściem będzie wykorzystanie systemu elektronicznej wymiany danych (EDI) umożliwiającego pełną integrację z KSeF.
Takim systemem jest Infinite EDI. Rozwiązanie umożliwia nie tylko pełne wdrożenie KSeF, ale także szeroko zakrojoną automatyzację i cyfryzację procesów biznesowych. Dostosowano je do potrzeb zarówno małych i średnich firm, jak i korporacji. Infinite EDI można z powodzeniem zintegrować z innymi narzędziami biznesowymi (ERP, WMS itp.), zyskując efektywność operacyjną, dokładność danych, szybki dostęp do informacji, redukcję kosztów i tzw. papierologii, a także zgodność z przepisami.
Najlepsze praktyki dla efektywnego wykorzystania aplikacji KSEF
Wdrożenie KSeF w firmie wymaga nie tylko technicznej integracji systemu, ale także efektywnego szkolenia personelu. Edukacja pomoże Twoim pracownikom zaadaptować się zarówno do nowych procedur fakturowania, jak i związanych z nimi zagadnień prawnych. Dlaczego?
Po pierwsze: wewnętrzni interesariusze (pracownicy działu sprzedaży, IT czy księgowości) muszą zrozumieć, jak działa nie tylko KSeF, a także zintegrowana z nim platforma. Dzięki temu będą efektywnie i płynnie poruszać się w środowisku cyfrowym, minimalizując ryzyko błędów. KSeF to system automatyzowany, scentralizowany i zarządzany przez administrację skarbową. Różni się od poprzednich, gdzie e-faktury mogły być przechowywane i zarządzane wewnętrznie lub przez zewnętrznych dostawców.
Po drugie: obowiązkowy KSeF oznacza szereg zmian w przepisach podatkowych, procedurach transferowania dokumentów do systemu oraz ich strukturze. Dotyczą one m.in. struktury logicznej faktur, daty ich wystawiania, możliwości dodawania załączników, wystawiania faktur B2C lub dla firm zagranicznych, sposobów weryfikacji czy nadawania uprawnień w KSeF. Twoi pracownicy powinni nie tylko rozumieć i opanować poszczególne kwestie, ale też wypracować wspólny sposób współpracy, by zapewnić płynność procesów wewnętrznych oraz efektywność operacyjną.
Po trzecie: aby pracownicy mogli dostosować się do nadchodzących zmian nie tylko w najbliższej, ale i w odległej przyszłości, powinieneś im zapewnić regularne szkolenia i możliwość aktualizacji wiedzy. Najlepiej, by kursy zapoznawały ich nie tylko z teorią, ale i z praktyką, a także były urozmaicone. Pozwoli to osiągnąć zaangażowanie i utrwalić nowe kompetencje.
Podsumowanie
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Fakturowania bez wątpienia zrewolucjonizuje polski system księgowo-podatkowy. Czasu na integrację z rządową platformą zostało niewiele, bo zaledwie nieco ponad pół roku. Tego procesu nie da się przeprowadzić ot tak, zwłaszcza w dużych firmach zatrudniających setki czy tysiące pracowników i każdego dnia obsługujących tysiące, dziesiątki, a nawet setki tysięcy dokumentów. Jeśli zależy Ci na sprawnej i szybkiej integracji z KSeF, a Twój obecny system nie zapewnia takiej możliwości, to potrzebne Ci nowe, lepsze oprogramowanie. Idealnym wyborem będzie EDI pozwalające na kompleksową automatyzację i cyfryzację firmowych procesów, które nie tylko usprawnią efektywność operacyjną firmy, ale przekształcą ją w paperless office.