Największe wyzwania stoją dziś przed menedżerami, którzy chcą skutecznie zarządzać rozproszonym zespołem, nie mając możliwości bezpośredniego kontaktu w biurze. Proces adaptacji do nowych warunków najlepiej zniosą ci, którzy wypracowali i regularnie stosowali efektywne metody zarządzania zespołem w pracy stacjonarnej. Wystarczy, że swoje narzędzia przeniosą „do chmury” i wykażą się odrobiną kreatywność w integracji zespołu.
Narzędzia
Podstawowym elementem organizacji pracy zdalnej jest przeniesienie komunikacji zespołu do trybu online, w tym m.in. wybór najlepszego komunikatora i ustalenie powtarzalnego terminu, trybu i ram takich spotkań. Narzędzia takie jak Zoom pozwalają menedżerom nie tylko łączyć się z zespołem, ale również dzielić dokumentami, prowadzić wspólne wirtualne notatki i angażować wszystkich uczestników dyskusji.
Poza spotkaniami online z zespołem warto korzystać z dodatkowych funkcjonalności komunikatorów, których wartości wcześniej nie docenialiśmy. Popularny Microsoft Teams daje możliwość mobilnego podziału projektu na zadania w zespole oraz śledzenia statusu ich realizacji. Przy mobilizacji całego zespołu do skrupulatnej aktualizacji danych można znacznie podnieść efektywność działania i uniknąć chaosu informacyjnego. Dotyczy to zwłaszcza projektów, w których zadania pracowników są od siebie uzależnione. Dla menedżerów, którzy dotychczas opierali kierowanie zespołem o częstą kontrolę, a odnotowywanie obecności pracownika w biurze przynosiło im komfort pracy, zarządzanie zdalne może być nie lada wyzwaniem. W takim przypadku cotygodniowa komunikacja może być niewystarczająca, dlatego warto pomyśleć o obowiązku uzupełniania dziennego kalendarza pracy online przez wszystkich członków zespołu. A dla zachowania wysokiego morale, również przez samego menedżera.
Istotne jest, aby zarządzanie zdalne było możliwie najbardziej wiarygodną próbą odtworzenia dotychczasowego działania w biurze. Aby przynosiło komfort pracy menedżera, ale nie destabilizowało pracy członków zespołu nowym trybem raportowania. Jeśli pracownik dotychczas rozliczany był z realizacji kompleksowych zadań, a nie poszczególnych godzin pracy a status projektów sprawdzany był raz w tygodniu, zachowajmy dawne reguły. Nie warto zmieniać zarządzania w mikrokontrolę, bo nasze dobre intencje mogą mieć odwrotny skutek.
Praca zdalna a integracja
Organizując pracę zdalną zespołu, należy pamiętać o pierwiastku socjalnym, towarzyszącym wszystkim pracującym w stacjonarnych biurach. Oprócz realizacji obowiązków i spotkań online istotna pozostaje kwestia integracji zespołu, która często rozwijała się samoistnie poprzez codzienny kontakt pracowników. Prozaiczne wspólne czynności w biurze ‒ spotkania w firmowej kuchni czy kilkuminutowe przerwy kawowe przy firmowym ekspresie ‒ zyskują na wartości i są doceniane jak nigdy przedtem. Odarcie dnia pracy z codziennych aktywności w grupie może mieć negatywne skutki zarówno dla higieny pracy jednostki, jak i tożsamości zespołu. Poza narzędziami nadzoru warto zatem przemyśleć sposoby na wprowadzenie choćby drobnych działań integrujących grupę pracowników. Jeśli decydujemy się na cotygodniowe spotkania statusowe zespołu, może warto się pokusić o podobną regularność w spotkaniu współpracowników na kawę online lub nawet zdalny lunch, podczas którego nie będą poruszane tematy zawodowe. Innym pomysłem może być rozpoczynanie każdego tygodnia od integracyjnej wideokonferencji, służącej dzieleniu się wyzwaniami w pracy zdalnej, wzajemnemu wsparciu, wymianie dobrych praktyk radzenia sobie z zaistniałą sytuacją.
Korporacje informują o nowych sposobach wsparcia mentalnego pracowników, to znaczy szkolenia z metod radzenia sobie z lękiem czy warsztatów mindfulness. Ogólnodostępne firmowe inicjatywy są godne naśladowania, ale menedżerowie powinni zadbać o nie również w ramach swoich mikrozespołów. Kreatywność menedżerów w kryzysie może się okazać zbawienna dla konsolidacji grupy, ale i poczucia biznesowej stabilności mimo fizycznego rozproszenia zespołu. Dodatkowe działania integrujące z pewnością zaprocentują również wtedy, gdy wszyscy wrócimy do biurowej normalności. Oby jak najszybciej.
Auror: Anna Łojewska, Senior Recruitment Business Partner Bigram