Podczas dokonywania transakcji gotówkowych zawsze należy być czujnym i gromadzić dokumenty przedstawiające informacje o przekazaniu należnej kwoty. W przypadku braku otrzymania faktury, paragonu czy rachunku niezbędne będzie pokwitowanie odbioru gotówki. Jak powinno wyglądać pokwitowanie odbioru gotówki i co warto o nim wiedzieć?
Pokwitowanie odbioru gotówki – co to jest?
Z art. 462 Kodeksu Cywilnego jasno wynika, iż dłużnik, spełniając świadczenie ma prawo żądać od wierzyciela pokwitowania. Co to oznacza w praktyce? Każda osoba dokonująca płatności za daną usługę, produkt, zobowiązanie lub realizację decyzji organu państwowego ma prawo żądać pokwitowania odbioru gotówki. Dotyczy to zarówno m.in. płatności za rachunki, (np. wynajem mieszkania), wykonania usługi kosmetycznej lub remontowej, zapłaty alimentów czy zakupu jakiegokolwiek przedmiotu. Dokument ten jest potwierdzeniem dokonania płatności w formie gotówkowej i zabezpieczeniem w przypadku ewentualnych sporów. Koszty związane z wystawieniem pokwitowania spoczywają jednak na dłużniku, czyli osobie, która dokonuje płatności.
Pokwitowanie odbioru gotówki a faktura
Warto podkreślić, że pokwitowanie odbioru gotówki a faktura, to dwie całkiem różne sprawy. Pokwitowanie jest jedynie potwierdzeniem otrzymania gotówki od drugiej osoby, zaś faktura jest oficjalnym dokumentem księgowym, w którym znajduje się szereg dodatkowych informacji, np. o wysokości podatku i może zostać wystawiona w terminie do 7 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Wystawienie faktury VAT przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą jest jego obowiązkiem wynikającym z ustawy o VAT.
Jeśli więc kontrahent nie chce wystawić faktury lub rachunku tuż po wykonaniu transakcji, powołując się na możliwość dostarczenia dokumentu w możliwym terminie wynoszącym 7 dni, wówczas zażądaj otrzymania pokwitowania odbioru gotówki, by zabezpieczyć swoje interesy.
Jak powinno wyglądać pokwitowanie odbioru gotówki?
Pokwitowanie odbioru gotówki powinno przybrać formę pisemną. Może zostać spisane odręcznie na kartce papieru lub być napisane w formie elektronicznej, a następnie wydrukowane. Najbezpieczniejszym sposobem jest osobiste przekazanie pokwitowania, a nawet spisanie go i podpisanie tuż po przekazaniu gotówki. Można się również umówić na wysłanie pokwitowania e-mailem lub doręczenie go za pośrednictwem poczty lub kuriera. Należy jednak pamiętać, że koszty związane wysyłką spoczywają na dłużniku.
Co powinno zawierać pokwitowanie odbioru gotówki?
Nie ma odgórnie określonej jego formy ani treści, ale zawsze należy pamiętać o kilku ważnych elementach, które warto w nim umieścić.
Należy w nim zawrzeć następujące informacje:
- imię i nazwisko osoby dokonującej płatności,
- imię i nazwisko osoby/ nazwę firmy otrzymującej płatność,
- wysokość kwoty płatności,
- sposób płatności, w tym przypadku będzie to gotówka,
- datę płatności,
- miejsce dokonania płatności,
- opis transakcji,
- podpis osoby przyjmującej płatność.
Pokwitowanie odbioru gotówki – wzór
Jeśli chcesz skorzystać z pokwitowania odbioru gotówki, możesz posłużyć się poniższym wzorem lub samodzielnie ułożyć jego treść.
Przykładowy wzór pokwitowania odbioru gotówki:
Ja, Jan Kowalski, niżej podpisany oświadczam, że w dniu dzisiejszym, tj. 11.04.2022 r. w miejscowości Warszawa osobiście odebrałem od Pani/ Pana Adama Nowaka kwotę pieniężną w wysokości 1 500 zł (słownie: tysiąc pięćset złotych) zgodnie z zapisami umowy najmu lokalu mieszkalnego z dnia 15.05.2021 r.
Podpis Jana Kowalskiego
………………………………………………………
Zapłata bez pokwitowania odbioru gotówki – konsekwencje
Dlaczego warto żądać pokwitowania odbioru gotówki podczas płatności gotówkowych nieudokumentowanych stosownym paragonem, rachunkiem lub fakturą? Otóż, tego rodzaju dokument może pomóc w wielu sytuacjach związanych z koniecznością udowodnienia zapłaty. W przypadku, gdy osoba, której przekazałeś pieniądze, stwierdzi, że wcale ich od Ciebie nie otrzymała, bez posiadanego pokwitowania odbioru gotówki nie będziesz mieć żadnych innych dokumentów. Ciężar udowodnienia zapłaty spoczywa na Tobie i w sytuacji skierowania sprawy na drogę sądową, to właśnie Ty, jako osoba dokonująca płatności, musiałbyś to udowodnić.
Podczas konieczności udowodnienia dokonania płatności gotówką przy nieposiadaniu potwierdzenia, konieczne i kluczowe mogą się okazać zeznania świadków lub dowód wypłaty gotówki z bankomatu lub z banku, jeśli taka miała miejsce przed dokonaniem transakcji.
Pamiętaj więc, by zawsze żądać wystawienia pokwitowania odbioru gotówki – niezależnie od tego, jaką kwotę uiściłeś i jakiej usługi bądź zakupu ona dotyczyła. Szczególnie czujnym należy być podczas transakcji na większe kwoty, ponieważ tego rodzaju potwierdzenie zabezpieczy Twoje interesy i nie doprowadzi do sytuacji, gdy osoba przyjmująca gotówkę będzie chciała wnieść spór sądowy i oskarżyć Cię o niedokonanie płatności.
Czytaj też:
Profil zaufany, czyli bezpieczne logowanie – co to jest?