Czym jest delegacja?
Na początku warto zastanowić się, kiedy tak naprawdę mamy do czynienia z delegacją. Aby wyjazd można było zaliczyć do delegacji, muszą zostać spełnione podstawowe czynniki. Przede wszystkim o delegacji mówimy wtedy, gdy mamy do czynienia z wyjazdem poza stałe miejsca zatrudnienie, a który został zlecony przez przełożonego. Wyznacznikiem takiego wyjazdu jest także fakt, że służy on wyłącznie realizacji zadań służbowych. Warto też podkreślić, że ta forma podróży nie jest regulowana prawie, jeśli chodzi o czas trwania. Zazwyczaj jednak trwa ona minimum kilka dni – w przeciwieństwie do podróży służbowej, która może odbyć się w przeciągu jednego dnia.
Od kiedy można liczyć czas pracy w delegacji?
Wiele osób nie ma pewności, od kiedy należy liczyć czas trwania delegacji. Zgodnie z obowiązującymi przepisami ta forma wyjazdu służbowego rozpoczyna się w momencie, gdy pracownik opuszcza granice administracyjne miasta. W przypadku konieczności dojazdu do miejsca docelowego pociągiem czy autobusem, początkiem delegacji jest moment startu konkretnego środka transportu. Czas pracy należy zatem liczyć od wyruszenia w podróż, aż do momentu, w którym pracownik wysiądzie ze środka lokomocji. W przypadku delegacji poza granicę kraju początek podróży ma miejsce po przekroczeniu granicy Polski.
Dojazd na delegację własnym środkiem lokomocji – co należy wiedzieć?
W niektórych sytuacjach pracownik może zdecydować się na dojazd na delegację własnym środkiem transportu, na przykład samochodem osobowym lub motocyklem. W tym przypadku konieczne jest uzyskanie zgody pracodawcy, który powinien pamiętać o wszelkich zasadach rozliczania czasu delegacji. Należy bowiem podkreślić, że w świetle obowiązujących przepisów pracownik dojeżdżający na delegację własnym środkiem transportu jest rozliczany nieco inaczej. W takiej sytuacji staje się on kierowcą, który rozpoczyna wykonywanie obowiązków zawodowych w momencie ruszenia samochodem czy motorem. Do czasu pracy jest zatem wliczony czas podróży – nawet wtedy, gdy pracownik porusza się autem w standardowych godzinach pracy.
Kiedy dokładnie mamy do czynienia z czasem pracy w delegacji?
Warto podkreślić, że co do zasady czasem delegacji zawsze należy określić czas, w którym pracownik wykonuje obowiązki zawodowe na polecenie pracodawcy. Może się zatem zdarzyć, że również podczas podróży będzie on wykonywał konkretne polecenia przełożonego. Przykładowo, w czasie jazdy pociągiem, może zajmować się porządkowaniem dokumentów lub dzwonieniem do kontrahentów. W takiej sytuacji do czasu pracy wlicza się również przejazd.
Czas pracy w delegacji w sobotę lub niedzielę – jak należy rozliczać?
Zdarza się, że pracownik zostaje wysłany w delegację również w dni ustawowo wolne od pracy, na przykład w święta lub weekendy. Jak w tym przypadku należy rozliczyć czas poświęcony na wykonywanie obowiązków zawodowych? W takiej sytuacji pracodawca może wyznaczyć pracownikowi inny dzień wolny od pracy. Jeśli jednak z różnych przyczyn jest to niemożliwe, należy wypłacić 100% dodatku do wynagrodzenia.
Chcesz szybko rozliczyć delegację pracownika? Skorzystaj z gotowego narzędzia! Wejdź na kalkulator krajowej podróży służbowej dostępny online i przekonaj się, jak szybko z jego pomocą uda Ci się obliczyć koszty związane z podróżą służbową lub delegacją!
Podsumowanie
Jeśli chcesz dokładnie rozliczyć czas pracy w delegacji, musisz przeanalizować, w jaki sposób pracownik dojechał na miejsce i jak wrócił. Pamiętaj, że wiele zależy od wybranego środka lokomocji – jeśli zleciłeś mu podróżowanie własnym samochodem, do czasu pracy zalicza się również sam dojazd. Weź również pod uwagę wszystkie sytuacje, w których pracownik wykonywał obowiązki zawodowe.