Każdy nowo otwarty oddział biura, to kolejny sukces przedsiębiorstwa. Co więc w sytuacji, jeśli Twój pomysł na biznes okazał się strzałem w dziesiątkę, a firma prosperuje lepiej niż przewidywałeś? Może to właśnie czas biznesową ekspansję i otwarcie biura za granicą?
Rozszerzenie działalności poza granice kraju to poważna inwestycja czasu i zasobów – dlatego warto się do niej odpowiednio przygotować. Jeżeli poważnie zastanawiasz się nad tą kwestią, skorzystaj z poniższych wskazówek, które przygotowaliśmy na podstawie doświadczeń firmy GetResponse - polskiego dostawcy usług email marketingowych i marketing automation. Zanim na dobre usiądziesz do spisywania biznesplanu i kolekcjonowania odpowiednich dokumentów, tym razem wyjątkowo zacznij swoje działania od teorii i… rzetelnego badania.
Co warto wziąć pod uwagę?
Podczas przygotowywania planu, podziel swoją uwagę między trzy główne aspekty: rynkowy (jak w tym kraju kształtuje Twoja branża?), lokalnych zwyczajów biznesowych i upodobań Twojej grupy docelowej (czy Twoi nowi klienci będą różnić się od dotychczasowych?) oraz na regulacje prawne.
Krok 1: zrób rzetelne rozeznanie rynku
To powinien być Twój podstawy krok – od tego, jak dokładnie go przygotujesz, zależy bardzo wiele. Dzięki rzetelnemu badaniu sprawdzisz, jak kształtują się Twoje szanse na sukces za granicą i czy inwestycja będzie warta poniesionych kosztów.
Dlatego odpowiedz sobie na następujące pytania: Jaki jest stopień zaawansowania branży w tym kraju? Czy usługa, którą oferujesz, jest tam nowością? A może rynek jest już przesycony? Jak duża jest konkurencja? Czy istnieje dominująca firma, która spełnia zapotrzebowania tamtejszych odbiorców? Co ją cechuje? A może oferujesz coś, czego oni nie mają? Czy Twoja branża ma dobrą opinię w tym kraju? Jaka grupa docelowa korzystałaby z Twoich produktów lub usług? Co ich wyróżnia i jak do nich dotrzeć? Jakie kanały będą najefektywniejsze?
To wiele pytań – ale jeśli sprawdzisz te informacje i przygotujesz wyczerpujące odpowiedzi na powyższe zagadnienia, dowiesz się, z jakiej pozycji wystartujesz, czy warto inwestować w tamtejszy rynek i w jakich proporcjach rozłożyć na budżet na ewentualną promocję. Inną strategię przyjmiesz jako firma innowacyjna, pierwsza tego typu na rynku, a zupełnie inną, gdy będziesz musiał się wyróżnić się na tle silnej konkurencji.
Za przykład może posłużyć międzynarodowe doświadczenie polskiej firmy GetResponse, która po prawie 20 latach obecności, stała się najbardziej znaną rodzimą marką w branży i światowym liderem na online marketingu, który konkuruje z największymi zachodnimi firmami. Przedsiębiorstwo posiada biura w Kanadzie, Rosji i Malezji, a w tym roku otwiera kolejną siedzibę w Bostonie. Marka spotkała się więc już z niejedną sytuacją, która mogłaby być zaskoczeniem dla początkującego przedsiębiorcy:
- Rynek online marketingu na świecie jest bardzo zróżnicowany. Z badań wynika, że polscy marketerzy podążają krok w krok za tym, co kreują światowe trendy biznesowe. Jednak dostępność polskich narzędzi do tego typu działań jest dość ograniczona i biznes wciąż potrzebuje edukacji w tym zakresie – mówi Maciej Ossowski, Director of Enterprise w GetResponse. - Dla porównania, amerykańscy marketerzy mają do wyboru ponad 1800 tego typu platform, a online marketing darzony jest tam znacznie większym zaufaniem i już dawno stracił krzywdzącą etykietkę spamu. Dlatego w Stanach w zupełnie inny sposób budujemy relacje z klientami, niż np. w Rosji czy w Polsce.
Z doświadczenia GetResponse wynika, że w przypadku biznesów typu SaaS należy kierować się naprawdę różnymi wskaźnikami. Zaczynając od liczby ludności w danym państwie, liczby użytkowników Internetu, przez CPI (Customer Price Index) Doing Business Ranking, EIU Country Risk Rating, Global Retail E-Commerce Index, płatności online, po... barierę językową, czyli jaki odsetek ludności zna angielski – co jest aspektem nie tak oczywistym, jak mogłoby się wydawać.
Krok 2: poznaj zwyczaje biznesowe danego kraju
Jak mawiają Anglicy, when in Rome do as the Romans. Ta sama zasada panuje w biznesie – jeśli nie chcesz, by inwestycja w zagraniczną siedzibę nie okazała się klapą i masz zamiar przyciągnąć zagranicznych klientów, musisz ich dobrze poznać.
Dlatego dokładnie zapoznaj się ze zwyczajami i konwenansami przyjętymi w kontaktach (nie tylko biznesowych) w danym kraju. Sprawdź m.in. czy lokalni profesjonaliści wolą korzystać z rodzimych rozwiązań czy bardziej ufają zagranicznym narzędziom. Czy długie negocjacje to część ich kultury, a może wolą finalizować umowy jak najszybciej? Jak podchodzą do działań typu cold calling? Może lepiej dotrzeć do nich w inny sposób? Im więcej będziesz o nich wiedzieć, tym szybciej zyskasz ich zaufanie i szybciej przeprowadzisz ich przez lejek sprzedażowy. A ewentualne zachowania, do których nie jesteś przyzwyczajony, nie będą dla Ciebie zaskoczeniem.
„Otwierając biuro w Moskwie, dowiedzieliśmy się, że według tamtejszego prawa dane osobowe obywateli rosyjskich muszą być przechowywane na rosyjskich serwerach. A jakiekolwiek domeny, które nie kończą się „ru”, nie zyskują zaufania tamtejszych internautów. Kiepskim pomysłem byłoby więc rozpoczęcie działalności w Rosji od założenia strony z domeną „.com” – taka inwestycja byłaby po prostu utopionymi pieniędzmi. –” radzi Ossowski.
Krok 3: zapoznaj się z regulacjami prawnymi
Jeśli myślisz o prowadzeniu działalności w różnych krajach to miej świadomość, że możesz napotkać na różnice prawne, które mogą być trudne do pogodzenia. Regulacje legislacyjne mogą diametralnie różnić się nie tylko w zakresie zakładania firmy, ulg dla przedsiębiorców, warunków zatrudniania pracowników czy opodatkowania działalności gospodarczej, ale także w obszarze prowadzonych przez Ciebie usług i tego, w jaki sposób będziesz kontaktować się z potencjalnymi klientami.
Dlatego oprócz dokumentów i pozwoleń niezbędnych do otworzenia biura za granicą, z pewnością musisz zapoznać się z prawem dotyczącym traktowania danych osobowych i ich przetwarzania poza miejscem świadczenia usługi – bez względu na to, jaki rodzaj działalności prowadzisz. Poznanie tych regulacji ukształtuje sposób prowadzenia negocjacji, budowania umów i Twoje kontakty z klientami.
Zarówno polskie GIODO (a od maja 2018 roku już RODO) jak i amerykański CAN SPAM odnoszą się ochrony danych, ale ich postanowienia są bardzo różne. W naszym kraju obowiązują ustawy o ochronie danych osobowych oraz o świadczeniu usług drogą elektroniczną, zaś w USA prawo jest znacznie mniej restrykcyjne – firmy nie muszą pozyskiwać zgody na komunikację drogą elektroniczną. Dzięki temu w Stanach łatwiej skontaktujesz się z potencjalnymi leadami. Jeszcze inaczej z pewnością sytuacja ma się w Niemczech, Rosji czy Anglii – a prowadząc działalność w krajach Unii Europejskiej podlegasz pod legislację właśnie danego państwa, a nie kraju, w którym mieszkasz. Dlatego warto sprawdzić wszystkie możliwości, by mieć pewność, że Twoje działania nie będą sprzeczne z tamtejszym prawem.
Obecnie bardzo silny jest trend swoistej “nacjonalizacji” przetwarzania danych, tzn. skupiania ich na terenie kraju, w którym mieszkają ich właściciele - a to nie ułatwia przedsiębiorcom pracy. Za przetwarzanie danych poza granicami danego kraju można zapłacić słone kary. Przykłady takich krajów to Chiny, Rosja, Brazylia, Malezja czy Singapur.
Krok 4: zaplanuj komunikację między oddziałami
Jak wyobrażasz sobie komunikację między pracownikami swoich biur? Czy wiesz już, z jakich narzędzi będą korzystać? Czy oddziały umieszczone na różnych kontynentach mają ze sobą na co dzień współpracować? Jeśli tak, to na jakich zasadach?
To bardzo ważny aspekt, który często bywa pomijany w fazie planowania międzynarodowej działalności. Ujednolicenie sposobu komunikacji i przepływu informacji w firmie może być trudne – tym bardziej, jeśli przenosisz się do różnych kręgów kulturowych, przechodzisz na inny kontynent czy do innej strefy czasowej. Pamiętaj również, że wyzwaniem może być przecież zatrudnianie, szkolenie oraz utrzymywanie motywacji pracowników spoza głównej siedziby firmy. Dlatego im szybciej i im bardziej szczegółowo przemyślisz tę kwestię, tym lepiej dla Twojego zespołu!
Warto korzystać ze sprawdzonych narzędzi do komunikacji, takich jak Slack, Skype, Trello czy Jira. Pomyśl też o regularnych, np. cotygodniowych callach z zespołem i miesięcznych business review, żeby oddać charakterystykę pracy zespołów. Weź pod uwagę również strefy czasowe i dostępność kluczowych kluczowych osób z HQ poza standardowym 9-5 czasu CET.
Krok 5: nie pal budżetu – zadbaj o aspekty techniczne
Jeśli pracujesz w branży online, to z pewnością wiesz, jak ważna jest optymalizacja działań pod konkretnie przeglądarki preferowane w danych krajach. W zależności od regionu, różne mogą być preferencje użytkowników, a także najbardziej zaufane sposoby płatności.
Czy wiesz, jakie przeglądarki są najpopularniejsze w Korei Południowej (Naver), Chinach (Baidu) czy Rosji (Yandex)? A w kraju, w którym chcesz otworzyć działalność? Jeśli nie, warto byś zapoznał się z upodobaniami mieszkańców. Być może różnice będą niewielkie – mimo to, lepiej mieć stuprocentową pewność, zanim zaplanujesz budżet na kolejne działania.
Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku mediów społecznościowych, które w zachodnim kręgu biznesowym uważane są za najefektywniejszą metodę sprzedaży. Jednak wbrew ogólnie przyjętej opinii, nie są one tak bardzo rozpowszechnione we wszystkich krajach. W Chinach i Rosji, które są uważane za ogromny rynek z jeszcze większym potencjałem, nie korzysta się z LinkedIna - najpopularniejszego w Europie portalu do nawiązywania kontaktów biznesowych, a król-Facebook albo w ogóle nie funkcjonuje (Chiny) albo ma bardzo niski zasięg (Rosja).
Dlatego jeśli masz zamiar otworzyć biuro na Wschodzie, przemyśl, czy warto w planie uwzględniać promocję w social media. Jeśli pominiesz ten krok, a w dodatku Twój biznes opiera się w głównej mierze na portalach społecznościowych (np. prowadzisz agencję social media), Twoje plany mogą okazać się nietrafione.
Co jeszcze?
Jeśli dokładnie przemyślisz wszystkie powyższe aspekty, Twój plan na otwarcie biura za granicą powinien być jasny i nic nie powinno Cię zaskoczyć. Dokonaj rzetelnego researchu i sprawdź, co będzie najbardziej opłacalne dla Twojej firmy. Kolejne biuro za granicą to bardzo kusząca, ale jednocześnie bardzo ryzykowna inwestycja. Pamiętaj, że chodzi o Twoją reputację, poświęcony czas oraz budżet – a dobrze przemyślany plan działania jest podstawą każdego sukcesu.