Struktura organizacyjna firmy: definicja
Struktura organizacyjna firmy to ogół zależności hierarchicznych i funkcjonalnych zachodzący między poszczególnymi stanowiskami, działami i innymi komórkami przedsiębiorstwa. Pozwala na formalne określenie zależności między pracownikami. Zapewnia sprawniejszy przepływ informacji oraz podaje zakres odpowiedzialności wszystkich jednostek w firmie. Oczywiście nie istnieje jedna idealna struktura organizacyjna, która zapewni prężne funkcjonowanie i rozwój każdej firmy. Wybór jest indywidualny dla każdego przedsiębiorstwa.
Elementy struktury firmy
Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa składa się z 3 podstawowych elementów:
- regulaminu organizacji - to dokument, który reguluje całościowy porządek i rozkład kompetencji w firmie (określa hierarchię);
- opisu stanowisk pracy - określa kwalifikacje, zakres obowiązków i odpowiedzialności dla poszczególnych stanowisk (wytyczne dla pracowników);
- schematu organizacyjnego – model struktury firmy przedstawiony w sposób graficzny (pokazuje zależności między pracownikami).
Zasady tworzenia struktury firmy
Aby stworzyć sprawnie funkcjonującą strukturę organizacyjną firmy, należy dostosować się do kilku podstawowych zasad. Należą do nich:
- zasada celowości – polega na jasnym i wyraźnym określeniu celów przedsiębiorstwa;
- zasada minimalnej złożoności – maksymalna minimalizacja złożoności struktury organizacyjnej;
- zasada wykorzystania potencjału ludzkiego – mówi o tym, że tworząc odpowiednie komórki, należy przyporządkować do nich osoby posiadające odpowiednie wykształcenie i umiejętności;
- zasada jednolitości kierownictwa – mówi, że dany pracownik lub grupa pracowników powinna być podległa tylko jednemu kierownikowi, który będzie wydawał im polecenia;
- zasada dostosowania do warunków zewnętrznych – struktura organizacyjna przedsiębiorstwa powinna zostać dostosowana do warunków zewnętrznych, takich jak np. grupa klientów, charakter rynku itp.;
- zasada racjonalności nadzoru – polega na tym, aby wielkość zespołu, który podlega pojedynczemu kierownikowi była racjonalna;
- zasada specjalizacji – dotyczy grupowania elementów struktury według możliwie jednorodnych zadań.
Struktura organizacyjna firmy – projektowanie
Zanim wdroży się daną strukturę organizacyjną, należy ją odpowiednio i skrupulatnie zaprojektować, skupiając się na:
- elementach danej struktury, czyli określić stanowiska pracy;
- pogrupowaniu stanowisk pracy wg odpowiednich kryteriów oraz ustaleniu hierarchii i zależności między nimi;
- przypisaniu każdej komórce organizacyjnej (stanowisku) cele i zadania;
- określeniu relacji pomiędzy komórkami;
- rozmieszczeniu uprawnień decyzyjnych.
To bardzo ważne, aby pamiętać o każdym z wyżej wymienionych czynników. Pominięcie chociaż jednego może skutkować nieprawidłowym funkcjonowaniem całego przedsiębiorstwa.
Najczęściej stosowane typy struktur organizacyjnych
Struktury organizacyjne można podzielić pod względem różnych kryteriów. Wyróżniamy wiele typów struktur, m.in.:
- strukturę płaską,
- strukturę smukłą,
- strukturę liniową,
- strukturę funkcjonalną,
- strukturę liniowo-sztabową,
- strukturę dywizjonalną,
- strukturę macierzową,
- strukturę procesową,
- strukturę sieciową.
Najbardziej popularne to struktura: płaska, smukła, liniowa, funkcjonalna i liniowo-sztabowa.
Struktura płaska
Struktura organizacyjna płaska cechuje się małą liczbą szczebli zarządzania.Jej zaletą jest szybki i mało zniekształcony przepływ informacji oraz duża samodzielność i możliwość inicjatywy pracowników. Istnieje jednak pewne ryzyko. Ten typ struktury ograniczony nadzór nad pracą, co może mieć różne konsekwencje w zależności od jakości wykonywania obowiązków przez pracowników.
Struktura smukła
Struktura smukła odznacza się dużą liczbą szczebli zarządzania. Usprawnia działanie firmy przez bezpośredni nadzór kierowników nad pracownikami, ułatwia kontrolowanie i koordynowanie pracy, a co za tym idzie, zmniejsza ryzyko wystąpienia błędów. Ten typ struktury pozwala na szczegółową specjalizację zadań. Niestety jej wadą jest w tym przypadku dłuższa droga przepływu informacji oraz ryzyko autonomizacji poszczególnych działów.
Struktura liniowa
Struktura liniowa ma to do siebie, że zakłada obecność większej liczby osób z kadry zarządzającej. Kierownik ma pod sobą określoną ilość pracowników. Z kolei kierownicy na wyższym szczeblu zarządzają kierownikami z niższego poziomu. W tej sytuacji pracownik podlega tylko jednemu kierownikowi, co ułatwia kontakt i utrzymanie dyscypliny oraz wpływa na ich bliższe relacje. Niestety w tym przypadku mamy silną centralizację władzy i ryzyko wystąpienia “głuchego telefonu” podczas przepływu informacji.
Struktura funkcjonalna
W strukturze organizacyjnej funkcjonalnej powołuje się kierowników o różnych specjalnościach, ograniczając w ten sposób nadmiar zadań. Pracownik ma zatem kilku przełożonych, jednak każdy z nich wydaje mu polecenia tylko ze swojego obszaru. Zaletą takiego rozwiązania jest odciążenie kierowników, którzy mogą skupić się na najważniejszych zadaniach, jednak z drugiej strony trudno jest w takiej sytuacji utrzymać stałe relacje pomiędzy jednostkami.
Struktura liniowo-sztabowa
Struktura liniowo-sztabowa charakteryzuje się obecnością funkcjonalnych komórek sztabowych, czyli zespołów eksperckich. Ich zadaniem jest wspomaganie działania poszczególnych sektorów firmy. Taki układ umożliwia zachowanie jednoosobowego kierownictwa przy jednoczesnej pracy rady ekspertów i doradców z komórek sztabowych. Dodatkowo ich działalność odciąża menedżerów i zwalnia ich z konieczności zajmowania się czasochłonnymi sprawami. Minusem jest jednak wysoki koszt utrzymania ekspertów oraz ryzyko bezkrytycznego przyjmowania lub odrzucania rad specjalistów i autonomizacja komórek funkcjonalnych.
Czytaj też:
Jednoosobowa działalność gospodarcza – jak założyć? Co warto wiedzieć?