Żadna firma nie jest w stanie uciec całkowicie przed generowaniem dokumentów. Jak wynika z raportu firmy analitycznej KMPG Wykorzystanie papieru w przedsiębiorstwach działających w Polsce, 55 proc. procesów administracyjno-biurowych w naszym kraju nadal wykonywanych jest przy użyciu papieru. To sprawia, że koszty druku mają duży udział w wydatkach przedsiębiorstw. Dlatego warto zwrócić większą uwagę na opłaty związane z drukowaniem – tym bardziej, że często można skutecznie je ograniczyć. Pomagają w tym między innymi innowacyjne technologie stosowane w nowoczesnych drukarkach.
Trwałość i efektywność – nowe technologie w drukowaniu
Autorzy wspomnianego raportu wyliczyli, że w polskich firmach zużywa się rocznie 68 mld kartek, co w skali każdego miesiąca daje 5,5 mld kartek. To oznacza, że na statystycznego pracownika przypada miesięcznie 1,3 ryzy. Tak duża liczba wydruków generuje niemałe koszty. Dlatego warto szukać rozwiązań, które pozwolą ograniczyć nie tylko zużycie papieru, ale także umożliwią efektywne drukowane. Podstawowe działanie, od którego należy zacząć optymalizację wydatków związanych z tym obszarem, to zmiana przyzwyczajeń pracowników, na przykład wykorzystywanie druku dwustronnego zamiast jednostronnego, drukowanie tylko niezbędnych dokumentów i najlepiej w skali szarości. To jednak nie wszystkie możliwości.
– Nowoczesne drukarki, jak na przykład OfficeJet seria 7, wykorzystują zupełnie inne rozwiązania konstrukcyjne niż starsze modele – zauważa Grzegorz Konik z firmy HP. – Zastosowanie nieruchomej głowicy drukującej sprawia, że poruszana jest tylko kartka papieru, a druk wykonywany jest w jednym przebiegu. Ograniczenie liczby ruchomych części pozwala nie tylko zredukować pobór energii elektrycznej, ale także znacznie zmniejsza prawdopodobieństwo awarii – podkreśla Grzegorz Konik.
Mniejszy pobór energii elektrycznej to oczywiście niższe rachunki za prąd, a nowe rozwiązania konstrukcyjne pozwalają również zredukować wydatki serwisowe. Do tego dochodzi jeszcze możliwość renderowania bardzo dużych plików przez nowoczesne drukarki, co ma szczególnie duże znaczenie dla usprawnienia i przyspieszenia pracy w firmach, które wykorzystują takie środowiska jak MCAD czy AEC. Problem polega jednak na tym, że jeszcze nie wszyscy dostrzegają zalety nowych technologii w drukarkach.
Przyzwyczajenia a nowe trendy
Jak pokazują badania Dentsu Aegis Network Amplifi, 32 proc. polskich przedsiębiorców przy zakupie drukarki nadal zwraca uwagę przede wszystkim na jej cenę. Niestety, to pułapka, która nie ma nic wspólnego z optymalizowaniem wydatków. W takim przypadku oszczędność jest tylko pozorna. Najtańsze i często starszej generacji modele przeważnie są droższe w eksploatacji niż nowsze drukarki, a do tego brak dodatkowych funkcji oznacza również ograniczenia dla pracowników, którzy chcą wykonać pewne czynności związane z drukowaniem szybko i najlepiej z wykorzystaniem jednego urządzenia.
Powyższe badania pokazują jednak, że powoli zmienia się trend i myślenie menedżerów w firmach. Z raportu wynika, że 87 proc. z tych przedsiębiorców, dla których ważna jest nie tylko cena drukarki, stawia przede wszystkim na wydajność urządzeń drukujących, a na drugim miejscu jest wysoka jakość wydruku (48 proc.). Innowacyjne technologie wykorzystywane w nowoczesnych drukarkach pozwalają łączyć te oczekiwania użytkowników, a jednocześnie są dużym wsparciem w optymalizowaniu kosztów.
Nowoczesne technologie w drukarkach atramentowych sprawiły, że urządzenia te stały się bardziej uniwersalne (mamy na przykład możliwość efektywnego drukowania zarówno zwykłych dokumentów, jak i projektów w większych formatach), charakteryzują się wysoką niezawodnością, efektywnością i dużą szybkością wydruków. To właśnie cechy, które ułatwiają eksploatację w firmach i biurach, a jednocześnie pozwalają optymalizować wydatki związane z drukowaniem.