Krajowy System e-Faktur to rewolucja – podatnicy nie będą już mieli obowiązku przechowywania faktur, bo zrobi to za nich system. Ale wszystkie faktury będą musiały najpierw – zanim trafią do kontrahentów – zostać zgłoszone w KSeF. Tyle, że jeśli na twoich fakturach muszą znaleźć się specyficzne informacje, powinieneś zadbać o program integrujący. Ale nie tylko dlatego. Zalet integracji KSeF z programem służącym zarządzaniu i wymianie faktur z KSeF, jest więcej.
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest obecnie dobrowolne – tak zwane faktury ustrukturyzowane (czyli w formacie XML) są obecnie, w przejściowym okresie, który trwa już od 2022 roku, dopuszczone w obrocie obok papierowych i elektronicznych.
Ale od 1 lutego 2026 roku w przypadku największych firm, a od 1 kwietnia przyszłego roku – w przypadku pozostałych przedsiębiorców – tak już nie będzie.
Wysyłanie faktur do KSeF stanie się obligatoryjne. Zatem wszystkie faktury będą musiały być tzw. ustrukturyzowanymi, czyli przekazanymi do systemu KSeF właśnie w formacie XML.
Teoretycznie te faktury będzie można wystawiać (zresztą już dobrowolnie można to robić) bezpośrednio w KSeF, ale w praktyce każda z firm prowadzi księgowość na swoich zasadach, zawierając w fakturach określony porządek i różne specyficzne elementy czy informacje dodatkowe. Firmy, w różny też sposób, porządkują wystawiane i otrzymywane faktury.
To właśnie dlatego wiele przedsiębiorstw, pomimo stworzenia narzędzia krajowego, o nazwie KSeF, szuka dziś tzw. integratorów.
KSeF obejmie każdego przedsiębiorcę od początku 2026 roku
Krajowy System e-Faktur będzie obowiązywał od 1 lutego 2026 roku dla podatników VAT o obrotach przekraczających 200 milionów złotych, a dla pozostałych przedsiębiorstw korzystanie z KSeF będzie wymagane od 1 kwietnia 2026 roku.
Krajowy System e-faktur dotyczy każdego przedsiębiorcy – za jego pomocą od początku przyszłego roku będą mogły być wystawiane faktury przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynnych podatników podatku VAT, przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT i podatników zidentyfikowanych do szczególnej procedury unijnej tzw. OSS, posiadających polski identyfikator podatkowy NIP.
Wszystkie faktury będą musiały być zgłoszone w KSeF zanim zostaną przekazane do kontrahentów. Będzie to właściwie jedyna droga ich przekazywania. Tym samym wszystkich podatników obowiązuje jednolita ustrukturyzowana forma dokumentu.
Wyjątkiem będą sytuacje awaryjne i kontrahenci zagraniczni.
W przypadku awarii systemu KSeF, podatnik dostanie dodatkowe 7 dni na przesłanie faktury, a w przypadku awarii naszego oprogramowania 1 dodatkowy dzień. W przypadku kontrahentów zagranicznych, którzy nie będą przecież korzystać z KSeF, faktury będą trafiały do nich za pośrednictwem ustalonej z nim drogi (np. emailem). Ale i tak będą musiały być wystawiane w KSeF.
Integrator na różne nietypowe przypadki firm
Idea jest zacna, bo Krajowy System e-Faktur zwalnia firmy z konieczności prowadzenia papierowego archiwum, ogranicza wydruk papierowych faktur, a także kreuje jeden wzór faktury. Całość rozwiązania ma skutkować brakiem opóźnień, a tym samym dać możliwość uzyskania szybszego zwrotu vat.
Tyle, że samo stworzenie jednolitego wzoru faktur i umożliwienie przedsiębiorcom dodawania załączników do tychże faktur (w razie potrzeby, gdy przypadki są mniej typowe), nie załatwia sprawy.
System krajowy, jak to z tego systemami bywa, nie jest w stanie zapewnić idealnego oprogramowania dla każdej z firm.
Są choćby duże podmioty, w których wystawianie czy odbieranie faktur odbywa się w sposób zautomatyzowany z wykorzystaniem wielu działów czy osób. Każda z nich dodaje, mówiąc kolokwialnie, swoje trzy grosze do wystawianej czy odbieranej faktury.
Są też firmy, gdzie odbierają faktury jako podmioty trzecie, albo firmy, które robią raporty z wystawionych faktur celem dalszego zaksięgowania. Nietypowe przypadki można mnożyć.
Ale są też i typowe sytuacje, gdzie KSeF może nas nie zadowolić. Przyzwyczailiśmy się do wizualnego wyglądu faktur – w KSeF będziemy implementować pliki odczytywane przez kody programistyczne, a więc w formacie.xml, nie zaś w pdf. Lubimy też wiedzieć, że faktura z jakiegoś powodu (i z jakiego?) nie przechodzi przez państwowy system. Lubimy mieć też porządek w informacjach o zassanych do naszego zbioru danych księgowych, w przypadku awarii KSeF.
W takich właśnie sytuacjach przyda nam się integrator. Czym jest tzw. integrator?
– To gotowe rozwiązanie umożliwiające dostosowanie się do zmian formalno-prawnych. Polega na tym, że dokumenty odbierane przez KSeF trafiają do standardowej, obecnie używanej, ścieżki ich procesowania i ewentualnego dalszego eksportu do systemu finansowo-księgowego– mówi Filip Kolendo, wiceprezes Zarządu i CTO Primesoft, firmy udostępniającej klientom narzędzie V-desk, integrujące firmowy system faktur z systemem KSeF.
I dodaje: – Oczywiście system działa też w drugą stronę, a więc zarówno przetwarza je do wysłania do KSeF, i odwrotnie, przetwarza je do naszego, firmowego systemu, gdy faktury odbieramy z KSeF.
Dokładnie sprawdź jakie możliwości daje ci twój integrator
W czym przykładowo może pomóc integrator, gdy faktury będziemy wysyłać do KSeF? Daje choćby możliwość zarządzania użytkownikami. W wielu firmach sprawdza się rozwiązanie z możliwością nadawania uprawnień wybranym grupom. Jedni mają np. możliwość wysyłania, inni zaś odbierania faktur, jedni chcą widzieć tylko poszczególne zbiory e-faktur itp.
Integrator utrzyma tę możliwość, pomimo korzystania z KSeF.
Tego typu rozwiązanie umożliwia również bezpieczną archiwizację dokumentów finansowych i sprawne łączenie z systemem Ministerstwa Finansów w oparciu o API. Ponadto może zniwelować konieczność przelogowywania się pomiędzy kilkoma systemami – korzystając z jednego narzędzia, firma może gromadzić wszystkie dane w jednym miejscu (a firmy tak przecież lubią). Ponadto tego typu system może system umożliwi wygodny podgląd i identyfikację faktur po numerze.
Aby jeszcze lepiej zrozumieć co może robić integrator, opisujemy to na przykładzie rozwiązania V-desk, który – jeśli chodzi o odbieranie faktur – daje takie możliwości jak:
- dodawanie środowisk KSeF (demo, testowe, produkcyjne), wraz z dodaniem klucza publicznego
- dodawanie wielu NIPów, dla których będą odbierane faktury
- odbieranie faktur w roli Nabywcy (Podmiot2) oraz Podmiotu Innego (Podmiot3)
- uwierzytelnianie w oparciu o token wygenerowany przez portal KSeF
- tworzy mechanizmy gwarantujące poprawne zaimportowanie wszystkich faktur, wraz z weryfikacją czy wszystkie faktury zostały odebrane, a także z zabezpieczeniem w przypadku czasowej niedostępności portalu KSeF
- mechanizmy weryfikowania duplikatów (to może być ważne, zwłaszcza w początkowej fazie wdrażania KSeF, gdyż początkowe faktury mogą być dostarczane od firm na dwa sposoby, np. emailem i przez KSeF)
- przejrzysty i intuicyjny mechanizm mapowania pól bezpośrednio z pliku XML do metryki dokumentu
- dodatkowe informacje o danych znajdujących się w pliku XML, dla których nie zostało wskazane w mechanizmie mapowania odpowiednie pole w metryce dokumentu w V-Desk
- możliwość wizualizacji faktury (plik pdf pobrany z KSeF lub dynamiczna wizualizacja)
- archiwum plików XML
Jeśli zaś chodzi o wysyłanie faktur – to taki system jak V-desk daje:
- możliwość dodawania środowisk KSeF (demo, testowe, produkcyjne), wraz z dodaniem klucza publicznego
- możliwość dodawania wielu NIPów, z których wystawiane będą faktury
- możliwość wysyłki pojedynczej (uwierzytelnianie poprzez token) lub wsadowej (uwierzytelnianie przez podpis kwalifikowany czy pieczęć NIP)
- przejrzysty i intuicyjny mechanizm mapowania pól bezpośrednio z metryki systemu
- V-Desk do pliku XML, zgodny z aktualną schemą
- możliwość wizualizacji faktury (dynamiczna wizualizacja)
- pobieranie UPO dla faktur wysłanych do KSeF
- standardowe REST API wejściowe, pozwalające na dodawanie faktur sprzedażowych z innych systemów
Na rynku systemów jest dużo więcej (np. Intuiti, Crido, Binsoft). Większość z nich pozwala je dodatkowo, na własne potrzeby, modyfikować.
Zawsze jednak warto ocenić, które z rozwiązań, zapewnia, to, co w naszej firmie najważniejsze. W zmianie, jaką przynosi KSeF, na pewno chodzi o nie zakłócanie procesów, które w firmach o długim stażu, przy wystawianiu faktur zwykle już bardzo dobrze od lat „chodzą”.
Do wdrożenia KSeF zostało już niewiele czasu. Warto zainteresować się tematem już dziś, bo samo wdrożenie nowego narzędzia w organizacji to zawsze co najmniej kilka tygodni testów i szkoleń.