Konferencja firmowa a lokalizacja
Planowanie wyjazdowej konferencji należy rozpocząć od wyboru lokalizacji. Przy podejmowaniu decyzji warto kierować się przede wszystkim łatwością dojazdu z perspektywy pracowników – najbardziej korzystnym rozwiązaniem okazuje się organizacja eventu w pobliżu głównych szlaków komunikacyjnych. Warto wziąć pod uwagę również fakt, czy w ramach konferencji firmowej planujemy integrację pracowniczą – jeśli tak, to lokalizacja obiektu powinna zapewniać dostęp do terenowych atrakcji.
Ważnym czynnikiem determinującym wybór danego obiektu jest liczba sal konferencyjnych oraz ich metraż. W ramach konferencji warto zapewnić pracownikom szkolenia z różnych dziedzin, a organizacja prelekcji w mniejszych grupach w tym samym czasie pozwala na swobodną interakcję między uczestnikami a prowadzącymi.
Konferencja firmowa a nocleg
Organizacja konferencji w hotelu przynosi wiele korzyści. Wielu przedsiębiorców za największą uważa możliwość rezerwacji miejsc noclegowych w tym samym budynku, w którym odbywa się konferencja firmowa. Jest to duże ułatwienie z perspektywy logistycznej – w takim wypadku nie trzeba organizować transportu zbiorowego czy korzystać z taksówek. Nie bez znaczenia pozostaje zarówno oszczędność czasu, jak i pieniędzy, które można spożytkować na wiele innych celów.
Przy wyborze bazy hotelowej należy jednak zwrócić uwagę na standard apartamentów. Pomimo faktu, że pracownicy w głównym założeniu mają w nich jedynie spać, to warto wydać nieco więcej z firmowego budżetu i zapewnić pracownikom komfortowe warunki do odpoczynku. Należy także wziąć pod uwagę ich prywatność i swobodę, wynajmując apartamenty jednoosobowe.
Konferencja firmowa a wyposażenie techniczne
Przed rezerwacją sali konferencyjnej należy sprawdzić, czy posiada ona sprzęt niezbędny do przeprowadzania wykładów. Powinna być wyposażona w dobrej jakości system nagłaśniający oraz projektory multimedialne potrzebne do wyświetlania prezentacji. Dodatkowym atutem będzie obecność dodatkowych laptopów, choć nie jest to koniecznością – każdy z pracowników, w tym prelegenci, z pewnością będą dysponować własnymi komputerami, na których przechowują materiały szkoleniowe.
Program konferencji firmowej
Przy organizacji wyjazdowej konferencji należy dokładnie zaplanować jej przebieg. Nie można pozwolić sobie na niedociągnięcia, które mogłyby spowodować zaburzenie harmonogramu prelekcji. Przy ustalaniu szczegółów należy wziąć pod uwagę, czy osoby prowadzące wykłady to pracownicy zatrudnieni w szeregach naszej firmy, czy też mowa o gościach zaproszonych z zewnątrz. Jest to niezwykle ważne w kontekście ustalania kolejności przemówień i czasem, jakim dysponują niezależni mówcy. Nie bez znaczenia okazuje się również konieczność zatrudnienia tłumacza w przypadku, gdy prelekcje będą odbywać się w językach obcych innych niż standardowe.
Konferencja firmowa połączona z integracją
Wielu przedsiębiorców przy okazji wyjazdowych konferencji firmowych korzysta z nadarzającej się okazji i łączy przyjemne z pożytecznym. Event służbowy można podzielić na dwie części – szkoleniową i integracyjną. Zacieśnianie więzi między pracownikami odgrywa kluczową rolę w usprawnianiu działania firmy oraz wydajności pracy całego zespołu – niezależnie od panującej w nim hierarchii.
Warto zatem pomyśleć o atrakcjach, które z punktu widzenia pracowników będą ciekawą odskocznią od codziennych obowiązków, a przy okazji staną się skutecznym narzędziem w budowaniu pozytywnej atmosfery w zespole. Jeśli wybrany przez nas hotel znajduje się w pobliżu lasów czy niezagospodarowanych obszarów, zadanie jest nieco ułatwione. Można bowiem zaplanować gry terenowe, które pozwalają poznać dobre i słabe strony pracowników, a ponadto uczą ich kooperacji oraz wspólnego rozwiązywania problemów. Przed wyjazdem warto jednak zadbać o ich odpowiedni ubiór, oferując benefity w postaci kart podarunkowych do sklepów z odzieżą sportową i outdoroową, gdzie będą mogli zaopatrzyć się np. sotfshelle, czyli lekkie kurtki chroniące przed chłodem.