Identyfikując najważniejsze zmiany w obszarze obowiązków członków zarządu oraz rad nadzorczych, należy w mojej ocenie wskazać przede wszystkim na wprowadzenie do KSH tzw. Business judgement rule, jako elementu badania podstaw do powstania odpowiedzialności odszkodowawczej członków organów względem spółki. Zasada ta od lat obowiązuje na gruncie prawa karnego, teraz ustawodawca zdecydował się implementować ją również na grunt prawa cywilnego.
Dla przypomnienia, członkowie zarządu oraz rady nadzorczej wykonując swoje obowiązki powinni kierować się zasadą należytej staranności, wynikającą z zawodowego charakteru działalności członka zarządu. Nowe przepisy określają przy tym wzorzec należytej staranności w spółkach z o.o. i spółkach akcyjnych. Wprowadzona zostanie zasada, zgodnie z którą członek zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidator nie naruszy obowiązku dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności, jeżeli postępując w sposób lojalny wobec spółki, będzie działał w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego. Ustawodawca precyzuje przy tym, że chodzi o działanie na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny.
Tym samym, jednym z elementów badania podstaw odpowiedzialności członka organu (zarządu czy rady) będzie ustalenie, czy podejmując daną decyzję związaną z zarządzaniem (członek zarządu) lub nadzorem (członek rady) dana osoba miała wystarczające wparcie eksperckie aby dokonać oceny danego działania oraz jego konsekwencji dla spółki.
To z kolei przełoży się na obowiązek członków organów należytego dokumentowania – w formie pisemnej czy też ustnej (spisanej do protokołu) – jakimi informacjami dysponowali oni w chwili podejmowania danych działań. Kluczowy z punktu widzenia oceny odpowiedzialności będzie przy tym fakt, że decyzje były podejmowane w oparciu o analizy i ekspertyzy podmiotów profesjonalnych, co z kolei pociąga za sobą obowiązek ich zlecania przez spółkę.
Inna część wprowadzonych zmian jest związana z rozszerzeniem katalogu narzędzi i obowiązków rad nadzorczych. Zmiany te – zgodnie z założeniem nowelizacji – mają na celu poprawę efektywności podstawowej funkcji rady jako organu, tj. nadzoru, a ich adresatami nie są same rady, ale ich otoczenie w spółce (w tym członkowie zarządu).
Jako przykład wskazać należy m.in. zmianę w zakresie uprawnienia rady do żądania dokumentów, wyjaśnień i informacji od spółki. Doprecyzowano, że adresatem takiego żądania mogą być: zarząd, prokurenci oraz osoby zatrudnione w spółce na podstawie umowy o pracę lub wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze. Osoby, do których rada skierowała żądanie, powinny uczynić mu zadość niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 14 dni od otrzymania żądania. Nowelizacja wprowadza przy tym przepis karny, penalizujący przypadki niewykonania ww. obowiązków oraz wskazuje, że osoba, która została skazana za tego rodzaju przestępstwo nie może być członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, likwidatorem albo prokurentem.
Dodatkowym narzędziem jest wprowadzona nowelizacją KSH zasada, zgodnie z którą zarząd spółki akcyjnej ma obowiązek informowania rady nadzorczej (bez dodatkowego wezwania), o określonych sprawach dotyczących spółki, jej spółek zależnych oraz spółek powiązanych. Chodzi tu o informacje dotyczące m.in. podjętych uchwał, sytuacji majątkowej spółki, czy postępów w realizacji wyznaczonych kierunków rozwoju działalności spółki.
Nowe przepisy nakładają również na samych członków rady nadzorczej nowy obowiązek, polegający na zapewnieniu udziału kluczowego biegłego rewidenta bądź innego przedstawiciela firmy audytorskiej w posiedzeniu organu, którego przedmiotem będzie ocena sprawozdania finansowego spółki, sprawozdania zarządu oraz wniosków dotyczących podziału zysku lub pokrycia straty, a także sporządzenie sprawozdania rady nadzorczej. Obowiązek ten dotyczy spółek, których sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowemu badaniu.
Dodatkowe obowiązki i zmiany czekają członków organów spółek, które przystąpią do tzw. grupy spółek. Utworzenie takiej grupy nie jest obowiązkowe, wymaga ono podjęcia stosownych uchwał przez zgromadzenia wspólników/walne zgromadzenia spółek ją tworzących oraz ujawnienia faktu przynależności do grupy. Wraz z utworzeniem grupy w wyżej wskazanym rozumieniu na członków organów spółek z tej grupy nałożony zostanie obowiązek kierowania się interesem grupy kapitałowej – obok interesu spółki. Pojawienie się tego obowiązku pociągnie za sobą szereg dalszych obowiązków oraz uprawnień dla organów spółek dominujących i zależnych.
Joanna Chmielińska, radca prawny Szef Działu Prawa dla Biznesu w Kancelarii Kopeć Zaborowski.
Joanna Chmielińska brała udział w pracach Zespołu ds. prawa koncernowego powołanego w ramach Komisji ds. Reformy Nadzoru Właścicielskiego w Ministerstwie Aktywów Państwowych.