O ile skuteczna implementacja może stanowić za wyzwanie, o tyle uzyskiwane w ten sposób możliwości stają się być nieocenionymi w przypadku średnich i dużych przedsiębiorstw. Chcąc przybliżyć możliwości oraz charakteryzując system ERP stworzony został poniższy artykuł.
Czym jest ERP?
ERP to skrót pochodzący z języka angielskiego - Eneterprise Resource Planning. Najprościej mówiąc, jest to system informacyjny, którego zadaniem jest integracja wszystkich (lub znacznej części) procesów biznesowych, istniejących w danej organizacji [1]. Najważniejszym celem, który był prowodyrem do stworzenia oprogramowania, była chęć optymalizacji kilku procesów i transakcji, zachodzących w przedsiębiorstwie.
Często sam system porównywany jest do łańcucha lub warkocza, który przeplata ze sobą różne wartości. Te wartości oddziaływają na siebie, integrując podsystemy i obszary w jedną, konkretną bazę danych.
Aby lepiej to zrozumieć posłużmy się przykładem. Wyobraźmy sobie duży e-commerce, który posiada kilka oddziałów w kraju. Jego zadaniem jest prowadzić spójną komunikację we wszystkich kanałach, tworzyć systemy lojalnościowe dla klientów, magazynować produkty, transportować je, dostarczać etc. Tak złożony proces wymaga więc integracji, która umożliwi sprawniejsze i łatwiejsze zarządzenie wszystkich tych elementów.
W wymienionym przykładzie użyte zostały obszary wewnętrzne i zewnętrzne. Te pierwsze, jak sama nazwa wskazuje, dotyczą obszarów wewnątrz firmy, a drugie – poza nią. Systemy ERP pozwalają zarządzać nimi dwoma, integrując produkcję i dystrybucję, prowadząc ewidencje finansowe, a także obszary HR.
Co ciekawe, systemy te pochodzą od pierwowzorów, noszących miano MRP. Ich zadaniem była redukcja zapasów oraz planowanie kosztów produkcji. Nie trzeba było długo czekać, aż system ten został rozbudowany o nowe funkcje i tym samym - nowe możliwości. Dodanie modułu dotyczącego np. zarządzania zasobami ludzkimi spowodowało wzrost popularności, a w przyszłości również wzbogacenie o dalsze funkcje online.
Możliwości i korzyści ERP
Aby lepiej zrozumieć i obszerniej potraktować wszystkie wynikające z tego zalety warto przybliżyć funkcje i możliwości przedstawionego systemu.
Samo oprogramowanie kupowane przez firmę pełni rolę gotowego, podstawowego rozwiązania, które można dostosowywać, rozszerzać, zmieniać pod indywidualne potrzeby. Porównać ten mechanizm można do plasteliny, która nie dość, że jest elastyczna, to jeszcze można ją nabudowywać lub w nieskończoność zmieniać. Decydując się na jeden pojedynczy moduł nie przepłacamy, a możliwość jego rozbudowania jest atrakcyjną opcją do zastosowania w przyszłości. Modułowość jest więc pierwszą, ogromną zaletą.
Większość pozostałych zalet uzależniona jest od potrzeb i oczekiwań przedsiębiorców. Uogólniając mowa tu głównie o większej dokładności oraz łatwości w gromadzeniu i wykorzystywaniu wspomnianych już informacji. Automatyzacja procesów pozwala na lepsze zarządzenie czasem pracy, pozostawiając na ogromną przestrzeń do realizacji nowych celów. Niewątpliwą zaletą jest również usprawniona komunikacja między działami/filiami przedsiębiorstwa, a także dostawcami i klientami. Lepsze planowanie produkcji wpływa z kolei na czas, zarządzenie zapasami, a w ostateczności – na nasze finanse.
Co musisz wiedzieć, zanim zdecydujesz się na system ERP?
W ramach podsumowania i po analizach wyodrębnijmy najważniejsze czynniki, które mają wpływ na wdrażanie, ale także korzystanie z systemów ERP. Ich znajomość jest istotna z punktu widzenia przedsiębiorstwa, które rozważa wdrożenie tak zoptymalizowanego rozwiązania.
Po pierwsze – na adaptację systemu wpływ mają także czynniki wewnątrz firmy. Istotne jest więc zarówno zaangażowanie kadry zarządzającej, jak i wszystkich członków zespołu, korzystających z systemów. Niezwykle istotne jest skuteczne zarządzanie projektami, których odpowiednie przygotowanie zwiększa możliwości microsoft dynamics 365. Ocenianie go tylko przez pryzmat korzyści finansowych może być mylące, biorąc pod uwagę mnogość modułów.
Po drugie - sam system ERP sprawdzi się zdecydowanie najlepiej w przypadku firm średnich i dużych, gdzie ogrom obszarów do zarządzania jest większy niż w przypadku mikro-przedsiębiorstw. Zanim więc wykorzystasz to rozwiązanie, weź pod uwagę istniejącą presję od partnerów, dostępną wiedzę, tempo rozwoju firmy, a także pozostałe działania marketingowe.
Po trzecie - według dostępnych źródeł dowiadujemy się, że największe trudności we wprowadzeniu systemu mogą mieć firmy będące w fazie implementacji i podstawowego budowania obszarów. Warto zatem podjąć się zakupienia systemu dopiero po tym okresie, mając na uwadze jego skuteczność, a także jego przeznaczenie.
Zainteresowany pozostałymi możliwościami? Wypróbuj sprawdzone oprogramowanie dostępne na rynku dla Twojej firmy i przekonaj się sam.
Bibliografia
[1] K. Kumar, J. Van Hillsgersberg: ERP experiences and evolution, Communications of the ACM, 43(4) 2000, s. 23